Sáu mục tổng hợp về tuân thủ pháp lý, audit và kinh doanh liên tục: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất khi làm tuân thủ, kiểm toán và kinh doanh liên tục.
Thuật ngữ về tuân thủ và kiểm toán
- Tuân thủ pháp lý — thực hiện đúng quy định pháp luật và cam kết áp dụng cho doanh nghiệp
- Danh mục nghĩa vụ pháp lý — bảng liệt kê các quy định áp dụng, cập nhật theo thời gian
- Audit nội bộ — kiểm tra độc lập do bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện
- Audit bên thứ ba — kiểm tra do đơn vị độc lập bên ngoài thực hiện
Thuật ngữ về duy trì hoạt động khi có sự cố
- Kinh doanh liên tục (BCM) — khả năng duy trì hoạt động quan trọng khi xảy ra gián đoạn
- Phân tích tác động kinh doanh — xác định hoạt động nào không được gián đoạn quá lâu
- Kế hoạch ứng phó — các bước cần làm khi có sự cố, kèm người chịu trách nhiệm
- Diễn tập kinh doanh liên tục — kiểm tra kế hoạch ứng phó bằng tình huống giả định
Các khái niệm về kiểm soát nội bộ
- Kiểm soát nội bộ — hệ thống quy trình để bảo đảm hoạt động đúng quy định và hiệu quả
- Phát hiện không phù hợp — kết quả audit cho thấy việc chưa đáp ứng yêu cầu
- Hành động khắc phục — biện pháp sửa lỗi và ngăn lỗi lặp lại
Các khái niệm về hồ sơ
- Hồ sơ kiểm soát — bằng chứng cho thấy quy trình được thực hiện
- Kiểm soát phiên bản tài liệu — quản lý tài liệu được cập nhật và đúng bản đang áp dụng
- Lưu trữ hồ sơ — giữ hồ sơ theo thời hạn quy định pháp luật và nội bộ
Các nghiệp vụ lặp lại trong quản lý tuân thủ. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Biết quy định nào đang áp dụng
Để làm gì: Biết quy định nào áp dụng cho doanh nghiệp và ai chịu trách nhiệm từng việc.
- Rà soát quy định liên quan: theo lĩnh vực hoạt động
- Lập danh mục: ghi tên văn bản, nội dung áp dụng, người chịu trách nhiệm
- Theo dõi thay đổi: cập nhật khi có văn bản mới
- Thông báo cho bộ phận liên quan: và kiểm tra việc thực hiện
Kiểm tra độc lập theo lịch
Để làm gì: Phát hiện sớm việc chưa tuân thủ và đưa ra hành động khắc phục.
- Lập chương trình audit: theo rủi ro và khu vực
- Thực hiện kiểm tra: đối chiếu hồ sơ với thực tế
- Ghi phát hiện: mức độ và bằng chứng
- Theo dõi khắc phục: đến khi đóng phát hiện
Chuẩn bị trước khi có sự cố
Để làm gì: Doanh nghiệp vẫn vận hành được những việc quan trọng khi có sự cố lớn.
- Xác định hoạt động quan trọng: và thời gian tối đa có thể gián đoạn
- Xác định nguồn lực thay thế: nhân sự, thiết bị, địa điểm
- Viết kế hoạch ứng phó: kèm người liên lạc và thứ tự xử lý
- Diễn tập định kỳ: và cập nhật sau mỗi lần diễn tập
Xử lý và đóng phát hiện
Để làm gì: Mỗi phát hiện được sửa đúng và không lặp lại.
- Xác định nguyên nhân gốc: không chỉ xử lý triệu chứng
- Lập kế hoạch khắc phục: có người chịu trách nhiệm và thời hạn
- Thực hiện và kiểm tra: xác nhận hiệu quả
- Đóng phát hiện: lưu bằng chứng
Khó khăn xuất hiện ở từng đối tượng khi quản lý tuân thủ, gồm cả nhân viên là khách hàng nội bộ.
Nhân viên ghi nhận và lưu hồ sơ
- Hồ sơ ký không đúng thời điểm hoặc thiếu chữ ký
- Không biết tài liệu nào là bản đang áp dụng
- Ghi chép không đầy đủ khiến không chứng minh được việc đã làm
- Không báo khi phát hiện việc chưa đúng quy định
Trưởng bộ phận và người phụ trách tuân thủ
- Phát hiện chưa được khắc phục đúng thời hạn
- Quy định mới không được phổ biến đến tổ
- Kế hoạch ứng phó chưa được diễn tập
- Chỉ xử lý triệu chứng, không tìm nguyên nhân gốc
Giám đốc, chủ doanh nghiệp
- Rủi ro bị xử phạt và mất giấy phép khi vi phạm
- Không biết mức độ rủi ro gián đoạn kinh doanh
- Ngân sách cho kinh doanh liên tục bị cắt khi không có sự cố
- Trách nhiệm pháp lý chưa được phân định rõ
Người cần hiểu quy định áp dụng cho công việc của mình
- Không biết quy định nào áp dụng cho việc mình đang làm
- Phải làm lại hồ sơ nhiều lần vì không có mẫu chuẩn
- Không biết kế hoạch ứng phó khi có sự cố
- Góp ý cải tiến quy trình nhưng không có kênh tiếp nhận
Chỉ số đo hiệu quả tuân thủ và kinh doanh liên tục theo bốn nhóm. Nhóm nào chưa có KPI đã kiểm chứng thì để trống.
Chi phí tuân thủ và rủi ro
- Chi phí audit và tư vấn trong kỳ
- Khoản tiền phạt do vi phạm quy định
- Tổn thất ước tính do gián đoạn kinh doanh
Yêu cầu từ bên ngoài
- Tỷ lệ yêu cầu minh chứng tuân thủ được đáp ứng đúng hạn
- Số khiếu nại do không tuân thủ điều khoản hợp đồng
- Điểm đánh giá của đối tác về năng lực tuân thủ
Hiệu quả kiểm soát
- Tỷ lệ phát hiện audit được khắc phục đúng hạn
- Tỷ lệ hồ sơ đầy đủ khi kiểm tra
- Tỷ lệ kế hoạch ứng phó được diễn tập đúng kỳ
Năng lực người phụ trách audit
Ai phụ trách tuân thủ trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Nhiều quy định về an toàn, môi trường, chất lượng
Nhiều quy định về an toàn, môi trường và chất lượng cùng áp dụng.
- Giám đốc sản xuất: phê duyệt kế hoạch tuân thủ
- Bộ phận chất lượng: quản lý audit và hồ sơ
- Bộ phận an toàn và môi trường: theo dõi quy định chuyên ngành
- Quản đốc: bảo đảm thực hiện tại chuyền
Quy định áp dụng đồng nhất cho nhiều điểm
Quy định áp dụng đồng nhất cho nhiều điểm bán.
- Bộ phận pháp chế hoặc tuân thủ: cập nhật danh mục pháp lý
- Trụ sở vận hành: ban hành quy trình chuẩn
- Quản lý cửa hàng: thực hiện tại điểm
- Kế toán chuỗi: lưu hồ sơ tài chính
Quy định về PCCC, vệ sinh thực phẩm và đăng ký lưu trú
Quy định về PCCC, vệ sinh thực phẩm và đăng ký lưu trú áp dụng hằng ngày.
- Quản lý vận hành: phụ trách tuân thủ toàn cơ sở
- Lễ tân: đăng ký lưu trú theo quy định
- Bếp trưởng: tuân thủ vệ sinh thực phẩm
- Kế toán: lưu hồ sơ thuế và tài chính
Quy định về giao thông, hàng nguy hiểm và an toàn kho
Quy định về giao thông, hàng nguy hiểm và an toàn kho.
- Quản lý vận tải: tuân thủ quy định vận tải
- Quản lý kho: tuân thủ quy định kho bãi
- Bộ phận tuân thủ: theo dõi và báo cáo
- Kế toán: lưu chứng từ vận tải
Nhiều giấy phép và quy định theo từng công trình
Nhiều giấy phép và quy định khác nhau cho từng công trình.
- Chỉ huy công trường: bảo đảm tuân thủ tại công trình
- Bộ phận hồ sơ pháp lý: quản lý giấy phép và nghiệm thu
- Bộ phận an toàn: theo dõi quy định an toàn
- Kế toán dự án: lưu hồ sơ thanh toán
Ít người, chủ doanh nghiệp trực tiếp theo dõi
Ít người; chủ doanh nghiệp trực tiếp theo dõi các quy định chính.
- Chủ doanh nghiệp: theo dõi quy định và quyết định
- Kế toán kiêm nhiệm: lưu hồ sơ thuế và kế toán
- Người kiêm nhiệm: lưu hồ sơ an toàn và nhân sự
Có bộ phận tuân thủ và chương trình audit
Có bộ phận tuân thủ và chương trình audit định kỳ.
- Giám đốc: phê duyệt chương trình audit
- Bộ phận tuân thủ: lập danh mục và tổ chức audit
- Trưởng bộ phận: khắc phục phát hiện trong khu vực
- Kế toán: bảo đảm hồ sơ tài chính
Danh sách việc cần làm lặp lại. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Các việc trước khi audit
Các việc trước và sau diễn tập
Các việc cần làm khi được yêu cầu
