Sáu mục tổng hợp về tuân thủ trách nhiệm xã hội trong chuỗi cung ứng: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất để hiểu trách nhiệm trong chuỗi cung ứng.
Thuật ngữ về trách nhiệm xã hội và chuỗi cung ứng
- Trách nhiệm xã hội (CSR) — cam kết của doanh nghiệp về lao động, môi trường và cộng đồng
- Chuỗi cung ứng — chuỗi các bên cung cấp nguyên liệu, sản xuất và phân phối đến khách hàng
- Nhà cung cấp cấp hai — nhà cung cấp của nhà cung cấp, thường khó kiểm soát hơn
- Bộ quy tắc ứng xử nhà cung cấp — các yêu cầu tối thiểu nhà cung cấp phải đáp ứng
Các khái niệm về điều kiện lao động của bên cung cấp
- Lao động cưỡng bức — lao động bị ép buộc, không tự nguyện hoặc bị giữ giấy tờ
- Lao động trẻ em — lao động của người chưa đủ tuổi theo quy định pháp luật
- Thời giờ làm việc — giới hạn giờ làm và ngày nghỉ theo quy định
- Quyền tự do hiệp hội — quyền của người lao động tham gia tổ chức đại diện
Các khái niệm về kiểm tra nhà cung cấp
- Đánh giá tuân thủ — kiểm tra thực tế nhà cung cấp có đáp ứng yêu cầu hay không
- Kiểm toán bên thứ ba — đánh giá do đơn vị độc lập thực hiện
- Kế hoạch khắc phục — cam kết sửa lỗi có thời hạn và người chịu trách nhiệm
Các khái niệm về môi trường trong chuỗi
- Phát triển bền vững — đáp ứng nhu cầu hiện tại mà không làm tổn hại thế hệ sau
- Truy xuất nguồn gốc — khả năng xác định nguồn gốc nguyên liệu và lô hàng
- Báo cáo phát triển bền vững — báo cáo về tác động môi trường, xã hội và quản trị
Các nghiệp vụ lặp lại trong quản lý tuân thủ chuỗi. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Kiểm tra trước khi hợp tác và định kỳ sau đó
Để làm gì: Chỉ hợp tác với nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu tối thiểu và duy trì đánh giá định kỳ.
- Gửi bộ câu hỏi tự đánh giá: về lao động, môi trường, an toàn
- Thu thập hồ sơ: giấy tờ pháp lý và chứng nhận
- Kiểm tra thực tế: tại cơ sở của nhà cung cấp
- Ra quyết định và theo dõi: chấp nhận, yêu cầu khắc phục hoặc từ chối
Đưa yêu cầu trách nhiệm vào hợp đồng
Để làm gì: Yêu cầu trách nhiệm xã hội được ghi rõ trong hợp đồng, có thể kiểm tra và xử lý khi vi phạm.
- Đưa bộ quy tắc vào hợp đồng: là điều kiện bắt buộc
- Ghi quyền kiểm tra: cho phép đánh giá đột xuất
- Quy định xử lý vi phạm: khắc phục, phạt hoặc chấm dứt
- Ký và phổ biến cho đầu mối: hai phía đều hiểu
Xử lý khi phát hiện không đạt
Để làm gì: Lỗi được khắc phục trong thời hạn và không lặp lại.
- Ghi nhận lỗi: mô tả rõ và mức độ nghiêm trọng
- Yêu cầu kế hoạch khắc phục: có thời hạn và người chịu trách nhiệm
- Kiểm tra lại: xác nhận đã sửa
- Ghi kết quả vào hồ sơ: để theo dõi xu hướng
Tổng hợp kết quả để lãnh đạo nắm tình hình
Để làm gì: Lãnh đạo nắm được mức độ tuân thủ của chuỗi và quyết định kịp thời.
- Thu thập kết quả đánh giá: từ các nhà cung cấp trong kỳ
- Tổng hợp theo nhóm rủi ro: lao động, môi trường, an toàn
- Xác định nhà cung cấp rủi ro cao: để ưu tiên kiểm tra
- Trình bày cho lãnh đạo: kèm đề xuất hành động
Khó khăn xuất hiện ở từng đối tượng khi quản lý tuân thủ chuỗi, gồm cả nhân viên là khách hàng nội bộ.
Nhân viên mua hàng và người phụ trách đánh giá
- Hồ sơ nhà cung cấp thiếu hoặc quá hạn nhưng vẫn ký
- Không kiểm tra thực tế, chỉ dựa vào giấy tờ
- Không biết cách xử lý khi phát hiện lao động trẻ em hoặc cưỡng bức
- Ghi nhận khắc phục không đầy đủ
Trưởng bộ phận mua hàng và quản lý chất lượng
- Ưu tiên giá và tiến độ nên bỏ qua tiêu chí trách nhiệm
- Không đánh giá lại nhà cung cấp đã ký từ lâu
- Thiếu phương án thay thế khi phải chấm dứt hợp tác
- Yêu cầu khắc phục không được theo dõi đến cùng
Giám đốc, chủ doanh nghiệp
- Rủi ro uy tín và pháp lý khi nhà cung cấp vi phạm
- Khách hàng lớn yêu cầu minh chứng nhưng không đủ hồ sơ
- Không có số liệu tổng hợp để đánh giá rủi ro chuỗi
- Chi phí tuân thủ bị xem là chi phí thuần túy
Các bộ phận nhận hàng và sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp
- Không biết cần yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hồ sơ nào
- Phát hiện vi phạm nhưng không biết báo cho ai
- Nhận hàng gấp mà không biết nhà cung cấp đã được đánh giá chưa
- Không có kênh phản ánh về điều kiện làm việc của nhà thầu
Chỉ số đo mức tuân thủ của chuỗi theo bốn nhóm. Nhóm nào chưa có KPI đã kiểm chứng thì để trống.
Chi phí tuân thủ và rủi ro
- Chi phí đánh giá và kiểm toán trên mỗi nhà cung cấp
- Chi phí phát sinh do thay thế nhà cung cấp vi phạm
- Tỷ lệ chi phí tuân thủ trên tổng giá trị mua hàng
Niềm tin của đối tác và khách hàng
- Số yêu cầu minh chứng từ khách hàng được đáp ứng đúng hạn
- Điểm đánh giá từ khách hàng hoặc đối tác về trách nhiệm xã hội
- Số khiếu nại liên quan đến chuỗi cung ứng
Tuân thủ đánh giá và khắc phục
- Tỷ lệ nhà cung cấp được đánh giá đúng kỳ
- Tỷ lệ lỗi được khắc phục trong thời hạn
- Tỷ lệ hồ sơ tuân thủ đầy đủ trước khi ký hợp đồng
Năng lực người đánh giá
Ai phụ trách tuân thủ chuỗi trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Chuỗi nguyên liệu dài, nhiều nhà cung cấp cấp hai
Chuỗi nguyên liệu dài và nhiều nhà cung cấp cấp hai là điểm yếu thường gặp.
- Phòng mua hàng: quản lý đánh giá và ký cam kết
- Bộ phận chất lượng: kiểm tra thực tế và truy xuất
- Bộ phận an toàn lao động: đánh giá điều kiện lao động của nhà cung cấp
- Bộ phận môi trường: đánh giá tác động môi trường
Chuỗi phân phối lớn, yêu cầu đồng nhất trên nhiều điểm
Chuỗi phân phối lớn cần tiêu chuẩn đồng nhất cho mọi nhà cung cấp.
- Phòng mua hàng trung tâm: ban hành bộ quy tắc và đánh giá
- Bộ phận tuân thủ: theo dõi và báo cáo
- Quản lý cửa hàng: phản ánh vấn đề tại điểm
- Kế toán: kiểm tra hồ sơ thanh toán
Nhà cung cấp thực phẩm, giặt là và vệ sinh
Nhà cung cấp thực phẩm, giặt là và vệ sinh ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín.
- Quản lý vận hành: quản lý đánh giá nhà cung cấp
- Bếp trưởng: kiểm tra nguồn gốc thực phẩm
- Quản gia: đánh giá nhà cung cấp giặt là và vệ sinh
- Kế toán: đối chiếu hồ sơ thanh toán
Vận tải và kho thuê ngoài, điều kiện lao động của tài xế
Vận tải và kho thuê ngoài thường có rủi ro về thời giờ làm việc và điều kiện lao động.
- Quản lý vận tải: đánh giá nhà vận tải và thời giờ lái
- Quản lý kho: kiểm tra điều kiện lao động trong kho thuê
- Bộ phận tuân thủ: theo dõi hồ sơ
- Mua hàng: đưa điều khoản vào hợp đồng
Thầu phụ nhiều tầng, lao động di chuyển giữa các nhà thầu
Nhiều tầng thầu phụ khiến việc kiểm soát điều kiện lao động khó hơn.
- Chỉ huy công trường: yêu cầu nhà thầu tuân thủ
- Bộ phận hợp đồng: đưa điều khoản trách nhiệm xã hội vào hợp đồng
- Bộ phận an toàn: kiểm tra lao động trên công trường
- Bộ phận tuân thủ: theo dõi báo cáo
Ít nhà cung cấp, chủ doanh nghiệp trực tiếp kiểm tra
Ít nhà cung cấp; chủ doanh nghiệp thường trực tiếp kiểm tra và quyết định.
- Chủ doanh nghiệp: quyết định chọn và từ chối nhà cung cấp
- Người mua hàng kiêm nhiệm: thu thập hồ sơ cơ bản
- Kế toán kiêm nhiệm: kiểm tra hóa đơn và hồ sơ
Có quy trình đánh giá và bộ phận tuân thủ
Có quy trình đánh giá và cần bộ phận tuân thủ theo dõi chung.
- Giám đốc: phê duyệt bộ quy tắc
- Phòng mua hàng: thực hiện đánh giá và ký hợp đồng
- Bộ phận tuân thủ hoặc chất lượng: theo dõi và báo cáo
- Pháp chế: rà soát điều khoản hợp đồng
Danh sách việc cần làm lặp lại. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Kiểm tra trước khi hợp tác
Các hạng mục theo kỳ
Các bước xử lý
