Vấn đề an ninh và tự động hoá ngày càng được các doanh nghiệp coi trọng hơn. “Hệ thống kiểm soát ra vào chấm công bằng thẻ hoặc vân tay” mang lại một giải pháp hiện đại, toàn diện phục vụ các mục đích như kiểm soát ra vào, giám sát kỷ luật giờ giấc, tự động hóa nghiệp vụ chấm công, tính lương, và hơn hết là tạo dựng cho văn phòng của bạn một hình ảnh hiện đại – chuyên nghiệp đối với khách tham quan.
Nguyên tắc hoạt động của hệ thống chấm công kiêm kiểm soát ra vào
- Mỗi cửa ra vào được gắn một hệ thống khoá điện từ (electromagnetic) và hai đầu đọc (một đầu đọc vào, một đầu đọc ra) dùng thẻ hoặc vân tay, hoặc thiết bị nhận dạng gương mặt. Để tiết kiệm, có thể dùng nút Exit bên trong thay vì đầu đọc.
- Các đầu đọc tại các cửa ra/vào sẽ được kết nối với nhau và dữ liệu từ đầu đọc được truyền về phần mềm kiểm soát trên máy tính của người quản lý.
- Mỗi nhân viên có một mã số nhân viên duy nhất, được đăng ký dấu vân tay của mình hoặc đăng ký thẻ ID (proximity – thẻ cảm ứng) tương ứng với mã số. Ở một số công ty, thẻ nhân viên được in logo công ty, thông tin và hình ảnh của nhân viên, để vừa làm chìa khóa ra vào văn phòng, vừa là một công cụ marketing hiệu quả cho thương hiệu của công ty.
- Để có thể ra/vào văn phòng, nhân viên sẽ phải quét vân tay hoặc quét thẻ tại các đầu đọc. Đầu đọc thẻ sẽ nhận dạng mã số hợp lệ trên thẻ hoặc dấu vân tay và ra lệnh cho cửa tự động mở.
- Dữ liệu gồm ID nhân viên, thời gian ra/vào sẽ được lưu lại trong đầu đọc rồi truyền trực tiếp về phần mềm kiểm soát trên máy tính của nhân viên bảo vệ hoặc nhà quản lý nhân sự. Dữ liệu trên máy sẽ là căn cứ để chấm công nhân viên.
Vì sao nên tích hợp chấm công và kiểm soát ra vào thành một hệ thống
Thay vì đầu tư hai hệ thống tách biệt (một cho chấm công, một cho kiểm soát ra vào), tích hợp chung giúp doanh nghiệp dùng chung một thẻ/vân tay cho cả hai mục đích, giảm chi phí đầu tư đầu đọc và đơn giản hóa quy trình quản lý nhân sự — dữ liệu ra/vào cũng đồng thời là dữ liệu chấm công, không cần đối chiếu giữa hai nguồn riêng biệt.
Góc nhìn theo vai trò
Trưởng phòng Hành chính/GA — hình ảnh chuyên nghiệp: hệ thống kiểm soát ra vào hiện đại còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách tham quan, đối tác tới văn phòng.
Bộ phận An ninh — kiểm soát truy cập: cần đảm bảo mỗi nhân viên chỉ có một mã số duy nhất, tránh tình trạng thẻ/vân tay bị dùng chung hoặc cho mượn.
Trưởng phòng Nhân sự/C&B — dữ liệu chấm công đáng tin cậy: dữ liệu ra/vào từ hệ thống kiểm soát truy cập chính là căn cứ chấm công, giảm rủi ro gian lận chấm công hộ so với chấm công bằng bảng giấy.
Câu hỏi thường gặp
Hệ thống này có dùng được với thiết bị nhận diện khuôn mặt thay vì thẻ/vân tay không?
Có — nguyên tắc hoạt động tương tự, chỉ thay đầu đọc thẻ/vân tay bằng thiết bị nhận dạng gương mặt.
Nếu mất điện, hệ thống khóa điện từ có gây kẹt cửa không?
Cần lựa chọn loại khóa điện từ có chế độ an toàn (fail-safe/fail-secure) phù hợp với yêu cầu thoát hiểm của tòa nhà — nên tham khảo tư vấn kỹ thuật trước khi lắp đặt.
