Một số doanh nghiệp yêu cầu nhân viên phải chấm công 2 lần trong một ngày hoặc thậm chí 4 lần, điều này khiến cho nhân viên thắc mắc về các quy định và hiệu quả của việc chấm công. Tùy vào đặc thù ngành nghề của từng doanh nghiệp mà các hình thức cũng như quy định tổ chức chấm công cho nhân viên sẽ khác nhau, nhưng liệu chấm công 2 lần, hoặc thậm chí 4 lần trong một ngày có phải là điều cần thiết?
Chấm công 2 lần, nhiều lần là gì?
Hãy bắt đầu giải đáp vấn đề này với điều cơ bản nhất đó chính là khái niệm, vậy chấm công 2 lần là như thế nào?
Đó là hình thức chấm công mà trong 1 ngày nhân viên chấm công 2 lần: 1 lần lúc đến công ty và 1 lần lúc ra về. Bằng cách này doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi thời gian vào ra của nhân viên, giúp giải quyết được tình trạng đi làm muộn, không đúng giờ hoặc ra về sớm so với quy định làm việc.
Chấm công 2 lần cũng có thể hiểu là nhân viên, người lao động chấm công 2 lần liên tiếp cách nhau chưa đầy 30 phút, khi đó có thể xảy ra một số lỗi như bị nhảy giờ hoặc nhảy ca làm việc.
Bên cạnh chấm công 2 lần thì một số doanh nghiệp còn áp dụng hình thức chấm công 4 lần, ngoài chấm công lúc vào ra công ty thì người làm lao động còn phải chấm công lúc bắt đầu và kết thúc giờ nghỉ trưa. Việc chấm công 4 lần giúp doanh nghiệp quản lý chính xác thời gian làm việc theo ca và hạn chế gian lận thời gian làm việc của nhân viên.
Chấm công nhiều hơn 4 lần? Mặc dù rất ít nhưng vẫn có một số trường hợp doanh nghiệp yêu cầu nhân viên phải chấm công hơn 4 lần trong một ngày. Nguyên nhân thường do việc tổ chức các ca làm việc của doanh nghiệp chưa hiệu quả, xuất hiện nhiều ca gãy, nhân viên có việc cá nhân và nhiều lý do khác.
Chấm công 2 lần có ưu điểm, nhược điểm gì?
Việc chấm công 2 lần giúp mang lại cho doanh nghiệp một số ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm chấm công 2 lần:
Giúp quản lý và tính công cho nhân viên một cách dễ dàng nhờ vào việc theo dõi giờ vào làm và giờ tan làm.
Chấm công bằng nhiều phương pháp khác nhau, doanh nghiệp có thể sử dụng các thiết bị chấm công bằng vân tay, thẻ từ, gương mặt để ghi nhận giờ làm của nhân viên
Tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho nhân viên, nhân viên chỉ cần quan tâm đến 2 mốc thời gian cơ bản là vào làm và tan làm, đặc biệt là ở môi trường văn phòng nơi mà các thiết bị chấm công còn được dùng làm chìa khóa mở cửa.
Bằng cách chấm công 2 lần nhân viên cũng sẽ tránh được tình trạng quên chấm công
Nhược điểm của chấm công 2 lần:
Khó quản lý được chi tiết thời gian làm việc của nhân viên, nhân viên có thể lạm dụng thời gian nghỉ trưa của mình (nghỉ trưa sớm, quay lại làm muộn)
Sẽ khó xử lý dữ liệu tính công nếu nhân viên chỉ làm nửa buổi.
Chấm công 4 lần có ưu điểm, nhược điểm gì?
Ưu điểm chấm công 4 lần:
Chấm công 4 lần giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ thời gian làm việc của nhân viên nhờ vào việc quản lý cả thời gian nghỉ trưa của nhân viên.
Giúp tránh được tình trạng nhân viên lạm dụng thời gian nghỉ trưa của mình.
Dễ dàng tính thành các ca làm việc riêng lẻ nếu nhân viên chỉ làm việc nửa ngày
Nhược điểm của chấm công 2 lần:
Điều mà ai cũng thấy rõ đó chính là sự bất tiện do nhân viên phải thực hiện thao tác chấm công nhiều lần
Tùy vào hình thức và thiết bị chấm công mà việc chấm công 4 lần có thể làm tốn rất nhiều thời gian (vd: không đủ máy chấm công khiến nhiều người phải chờ)
Giảm hiệu quả làm việc, nhân viên phải theo dõi các mốc thời gian khiến họ không tập trung hoàn toàn vào công việc.
Dễ xảy ra tình trạng quên chấm công nếu nhân viên quá bận rộn với công việc.
Có nên áp dụng hình thức chấm công nhiều lần không?
Cả hai hình thức chấm công này đều có tác động đáng kể đến hiệu suất làm việc của bộ phận quản lý, bộ phận nhân sự và đặc biệt là trải nghiệm nhân viên. Điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần xem xét trước khi lựa chọn quy định tổ chức chấm công đó chính là đặc thù ngành nghề cũng như quy mô của mình,
Nếu doanh nghiệp của bạn có cung cấp bữa trưa, có nhà ăn cho nhân viên, nhân viên không cần phải ăn ngoài thì chấm công 2 lần có thể là biện pháp phù hợp để quản lý nhân viên và giúp nhân viên không tốn quá nhiều thời gian để chấm công.
Còn đối với các doanh nghiệp có các ca gãy trong ngày như ca trưa hoặc ca tối, hoặc có giờ nghỉ trưa và nhân viên ăn tự túc thì nên áp dụng biện pháp chấm công 4 lần hoặc chấm công theo ca để dễ dàng quản lý giờ giấc nhân viên, giúp tính lương thưởng, giờ tăng ca dễ dàng hơn.Vì vậy, tùy thuộc vào lịch làm việc và các ca làm việc mà doanh nghiệp nên có cách quản lý chấm công hiệu quả.
Lỡ chấm công liên tiếp 2 lần
Chúng ta thường hay mất tập trung và ít để ý đến những thói quen, hành động thường ngày của mình khiến bản thân thắc mắc rằng liện mình đã làm việc đó chưa? mình đã tắt máy lạnh chưa? đã bật nút nấu cơm chưa? đã chấm công chưa? Dẫn đến tình trạng bạn vô tình chấm công thêm một lần nữa. Hoặc chỉ đơn giản là để chắc ăn nên bạn quyết định chấm công thêm một lần nữa.
Việc chấm công liên tiếp cách nhau không quá 30 phút có thể khiến các thiết bị chấm công ghi nhận và tính toán sai dữ liệu sẽ dẫn đến các trường hợp: một là sẽ bị nhảy giờ, 2 là sẽ bị nhầm ca.
Hậu quả của việc này là vào cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ phải đau đầu tốn nhiều thời gian hơn để kiểm tra lại bảng công, tính lương cho nhân viên. Nếu phát sinh quá nhiều lỗi sẽ dẫn đến kết quả tính lương không chính xác, ảnh hưởng đến quyền lợi của chính bạn và đồng thời làm giảm hiệu quả quản lý.
Vậy làm sao để khắc phục vấn đề này?
Để khắc phục việc này thì bạn có thể liên hệ với bộ phận nhân sự ngay lập tức để kiểm tra các log chấm công của mình để điều chỉnh tức thời, không đợi đến cuối tháng.
Đối với các chủ doanh nghiệp, quản lý để tránh được trường hợp này thì bạn nên tích hợp các thiết bị chấm công với các khóa ra vào, giải pháp này sẽ vừa đảm bảo nhân viên có chấm công vừa kiểm soát được an ninh cho văn phòng.
Giải pháp hiệu quả nhất đó chính là sử dụng phần mềm chấm công, với phần mềm chấm công cơ bản eTA của Tinh Hoa, doanh nghiệp và người lao động có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống để theo dõi log chấm công cũng như ca làm việc của mình. Nếu bạn không nhớ rõ mình đã chấm công hay chưa thì chỉ cần vào hệ thống để kiểm tra. Hoặc nếu bạn đã lỡ chấm công 2 lần liên tiếp thì có thể đề xuất xóa log điểm danh một cách nhanh chóng.
Phòng bệnh hơn chữa bệnh. Hãy ứng dụng ngay giải pháp phần mềm chấm công cơ bản eTA để tránh được những vấn đề về chấm công và nâng cao trải nghiệm người dùng, hiệu quả làm việc.
Liên hệ với Tinh Hoa để nhận được demo phần mềm ngay hôm nay
