Quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel là một phương pháp quản lý nhân sự phổ biến hiện nay vì tính linh hoạt, dễ sử dụng, quen thuộc và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, bên cạnh những thế mạnh vốn có thì Excel cũng có nhiều nhược điểm khiến nhiều nhà quản lý phải đau đầu, nhất là khi quy mô doanh nghiệp ngày một tăng. Bài viết này sẽ phân tích cho bạn đọc những hạn chế khi sử dụng phần mềm excel cũng như giải pháp quản lý nhân sự bằng phần mềm hữu hiệu nhất hiện nay. Mời bạn tham khảo.
Hạn chế khi sử quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel
Sự ra đời của Excel đã giúp cho công việc của bộ phận hành chính trở nên đơn giản hơn: Thông qua file excel thì nhân sự có thể dễ dàng theo dõi hồ sơ nhân viên, số lượng nhân viên, thông tin lẫn tần suất nghỉ việc. Thêm nữa, excel có khá nhiều form biểu mẫu để người dùng có thể lựa chọn và tuỳ biến. Tất cả đều được miễn phí.
Quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel có nhiều ưu điểm nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế
Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, 90% doanh nghiệp đều nhận định rằng Excel vẫn tồn tại nhiều hạn chế khó có thể khắc phục, điển hình như:
Dễ sai sót khi xuất dữ liệu báo cáo: Vào cuối mỗi tháng, quý, ban lãnh đạo sẽ cần báo cáo về số lượng nhân viên, biến động nhân sự, tỷ lệ tuân thủ nội quy…của người lao động, đòi hỏi người làm nhân sự phải xuất file báo cáo. Nếu nhân viên đảm nhiệm công việc này không có chuyên môn, kỹ năng sẽ dễ bị xuất sai thông tin hoặc thiếu dữ liệu. Từ đó, làm sai lệch chiến lược, chiến thuật của ban lãnh đạo.
Độ bảo mật thấp: Do sự thiếu đồng bộ trong quản lý nên bộ phận nhân sự sẽ không thể kiểm soát được sự chính xác của số liệu và mất nhiều thời gian chỉnh sửa lỗi.
Dễ mất dữ liệu: Nếu không may máy tính bị virus tấn công hoặc bị trộm, doanh nghiệp đối diện với việc mất dữ liệu nhân viên.
Với một giải pháp cần nhiều thời gian để hoàn thành cùng nhiều rủi ro như Excel thì đã đến lúc doanh nghiệp tìm đến các công cụ quản lý hồ sơ nhân viên thay thế tối ưu hơn. Hiện nay, công ty Giải pháp Tinh Hoa đang cung cấp các giải pháp phần mềm giúp quản lý nhân sự đơn giản, nhanh chóng và khoa học hơn phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel.
Quản lý hồ sơ nhân viên trong phần mềm nhân sự HRPRO7
Phần mềm quản trị nhân sự HRPRO7
Phân hệ Hồ sơ trên Phần mềm quản trị nhân sự HRPRO7 cho phép đơn vị quản lý toàn bộ các thông tin từ sơ yếu lý lịch của nhân viên: Họ tên, nguyên quán, bằng cấp, chứng chỉ… đến hợp đồng lao động, quá trình công tác, lịch sử lương, quá trình đóng bảo hiểm, quá trình đào tạo, đánh giá, khen thưởng hoặc kỷ luật của mọi nhân viên.
Hồ sơ nhân sự cũng sẽ được quản lý theo từng phòng ban/bộ phận, thuận tiện cho công tác quản lý và tra cứu hồ sơ khi cần. Với dung lượng lưu trữ lớn, phần mềm quản trị nhân sự HRPRO7 sẽ khắc phục được lỗi trùng lặp, sai sót thông tin nhân sự. Bên cạnh đó, thao tác tìm, chỉnh sửa thông tin cũng được phần mềm hỗ trợ một cách khoa học, dễ dàng kiểm soát và quản lý.
Hệ thống cũng có thể trích xuất báo cáo phân tích, thống kê về tình hình nhân sự, giúp các nhà quản lý nắm được tình hình sử dụng lao động, biết được khoảng thời gian nào công ty có biến động nhân sự nghiêm trọng, đồng thời biết được nguồn nhân lực hiện có trong doanh nghiệp.
HRPRO7 giúp chủ doanh nghiệp nắm được tình hình nguồn nhân lực của công ty
Đặc biệt hơn, phần mềm quản trị nhân sự HRPRO7 được xây dựng bằng hệ thống đăng nhập tài khoản và phân quyền theo từng chức năng giúp doanh nghiệp giảm tối đa rủi ro rò rỉ dữ liệu, mất cắp dữ liệu như khi quản lý bằng Excel.
Chỉ với một khoản đầu tư ban đầu nhưng về lâu dài, HRPRO7 sẽ giúp doanh nghiệp vận hành một cách trơn tru, tiết kiệm rất nhiều chi phí do sai sót, giảm thời gian nhân viên phải nhập dữ liệu.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự phù hợp
- Khả năng phân quyền chi tiết: phân quyền xem/sửa theo từng trường dữ liệu (lương, hợp đồng, đánh giá kỷ luật) chứ không chỉ phân quyền theo module, để hạn chế tối đa người không liên quan xem được thông tin nhạy cảm.
- Khả năng lưu trữ file đính kèm: hợp đồng lao động, bằng cấp, chứng chỉ scan cần được đính kèm trực tiếp vào hồ sơ điện tử thay vì lưu rời trên ổ đĩa chia sẻ.
- Nhật ký thay đổi (audit log): hệ thống cần ghi lại ai đã sửa thông tin gì, vào lúc nào, để phục vụ tra soát khi có tranh chấp hoặc audit nội bộ.
- Khả năng liên thông với chấm công, tính lương: hồ sơ nhân sự cần đồng bộ dữ liệu hai chiều với phân hệ chấm công và tính lương để tránh nhập liệu trùng lặp.
Compliance: bảo vệ dữ liệu cá nhân khi số hoá hồ sơ nhân viên
Hồ sơ nhân viên chứa nhiều dữ liệu cá nhân nhạy cảm (số CCCD, tình trạng hôn nhân, sức khỏe, lương) nên khi chuyển từ Excel sang phần mềm, doanh nghiệp cần tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân — quy định rõ ai được truy cập trường dữ liệu nào, có cơ chế mã hoá khi lưu trữ, và quy trình xoá dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc quá thời hạn lưu trữ bắt buộc. Nên ưu tiên phần mềm có phân quyền chi tiết theo trường dữ liệu thay vì chỉ phân quyền theo module.
Câu hỏi thường gặp
1. Chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm có mất dữ liệu cũ không?
Không, hầu hết phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đều hỗ trợ import từ file Excel theo template có sẵn, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn hoá lại cột dữ liệu trước khi nhập.
2. Doanh nghiệp dưới 20 nhân sự có cần phần mềm riêng không?
Có thể tiếp tục dùng Excel ở quy mô rất nhỏ, nhưng nên chuyển sang phần mềm ngay khi có nhiều phòng ban cùng truy cập hồ sơ để tránh xung đột phiên bản file.
3. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự có thay thế được tủ hồ sơ giấy hoàn toàn không?
Về pháp lý, một số giấy tờ gốc (hợp đồng lao động ký tay) vẫn cần lưu bản cứng theo quy định, phần mềm đóng vai trò lưu bản scan để tra cứu nhanh, không thay thế hoàn toàn bản gốc.
Bài viết liên quan
- Chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
- Số hóa là gì? Giải mã xu hướng chuyển đổi toàn diện
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một phương án quản lý nhân sự hiệu quả thay cho những file excel cũ kỹ? Và muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp thì hãy liên hệ đến đội ngũ phát triển của công ty Giải pháp Tinh Hoa để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm góc nhìn quản trị dữ liệu nhân sự theo hướng phân tích tại bài Workforce Analytics là gì. Hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như).
