Định nghĩa Flowchart là gì? Bạn đã biết thiết kế Flowchart đúng quy tắc và giúp người đọc dễ hiểu, dễ hình dung chưa? Bạn đã có thể phân tích về một sơ đồ chưa? Trong bài viết này, sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Flowchart
Flowchart là gì?
Flowchart là gì?
Flowchart thực chất được hiểu là lưu đồ hay sơ đồ quy trình, được sử dụng để trình bày một quy trình, kế hoạch nào đó. Đây là một phương tiện nhằm mô tả một cách trực quan nhất về tổng quát một quy trình, một nhiệm vụ cụ thể để triển khai một cách dễ hiểu và thống nhất quy trình.
Các yếu tố của sơ đồ bao gồm một chuỗi các hành động, quá trình được sắp xếp theo một trật tự nhất định, sử dụng các hình khối, mũi tên thể hiện điều kiện rẽ nhánh,….
Một số trường hợp nên áp dụng Flowchart trong doanh nghiệp
- Khi lập một kế hoạch về dự án mới
- Nghiên cứu quy trình sản xuất mới
- Triển khai quy trình đến nhân viên
- Cải tiến quy trình dịch vụ
- Để ghi lại một quy trình
- Khi truyền đạt một công việc nào đó
- ……..
Các bước vẽ Flowchart chuyên nghiệp, có hiệu quả
Làm sao để sử dụng lưu đồ hiệu quả
Có thể nói khi vẽ một lưu đồ về chủ đề, kế hoạch nào đó nghe có vẻ đơn giản nhưng khi bắt tay vào làm thì cực kỳ khó khăn vì muốn tạo ra một sơ đồ quy trình chuyên nghiệp, có thể bao hàm được tất cả yếu tố thì không dễ dàng
Bước 1: Khi nào bạn cần sử dụng sơ đồ quy trình
Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, lưu đồ chỉ cần thiết khi doanh nghiệp muốn tổng quát hóa các bước thực hiện trước khi triển khai, thực hiện hành động cụ thể.
Nếu sử dụng quá nhiều Flowchart trong một doanh nghiệp thì sẽ tạo ra hiện tượng các nhân viên sẽ không nắm rõ được quy trình nào hay bước nào quan trọng. Điều này sẽ đi ngược lại với mục đích tạo ra của Flowchart
Bước 2: Thu thập đầy đủ thông tin
Thu thập thông tin
Thông tin bạn cần thu thập phải thật sự chính xác và đầy đủ về tất cả các thông tin liên quan. Nếu bạn là người trực tiếp tham gia, nắm rõ quy trình thì hãy tổng hợp lại tất cả thông lại, ghi chú những điểm quan trọng.
Còn nếu bạn không phải là người tham gia trực tiếp thì bạn cần yêu cầu các bộ phận, các phòng ban liên quan tổng hợp thông tin một cách chuẩn sát nhất, sau đó bạn cần tìm hiểu về vấn đề đó, nếu có thắc mắc thì nên hỏi ngay để giải quyết, tránh trường hợp sai sót dẫn đến sai cả hệ thống
Để có thể thu thập thông tin đầy đủ, không mắc thiếu sót, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
- Mục đích của quy trình là gì?
- Ai là người phụ trách thực hiện lưu đồ ( cá nhân hay đội nhóm)?
- Quy trình gồm mấy bước chính? Các bước đó bao gồm mấy bước phụ (Nên phát thảo sơ bộ các bước ra giấy)
- Các thông tin trong các phải có giới hạn hay không?
- Dự trù các bước nếu kế hoạch thất bại (input, output)
- ……
Bước 3: Tiến hành vẽ lưu đồ Flowchart
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin ở bước trên thì bạn sẽ bắt đầu tiến hành vẽ lưu đồ. Bạn có thể vẽ trên giấy hoặc các công vụ thiết kế Flowchart (như Paint, Word, Powerpoint, Adobe Photoshop,….) hoặc thiết kế phần mềm có sẵn chuyên về thiết kế lưu đồ để có thể giúp bạn thiết kế một lưu đồ Flowchart hoành chỉnh, đẹp mắt, dễ hiểu,mang tính chuyên nghiệp…
Dưới đây là một số lưu ý thường sử dụng khi vẽ lưu đồ Flowchart:
Ký hiệu khi vẽ lưu đồ Flowchart
Hình chữ nhật: một bước hành động trong quy trình, các bước được ghi trong hình hộp chữ nhật.
Mũi tên: chỉ sự kết nối là dòng chảy từ một bước hoặc một quyết định khác.
Hình oval: chỉ điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc của quy trình
Hình thoi: được sử dụng khi cần có một quyết định nào đó. Thường dẫn đến câu trả lời “có” hoặc “không”.
Và một số hình khác,…
Một số lưu ý khi vẽ lưu đồ
Bạn đừng nản lòng và lo lắng khi vẽ lưu đồ có đúng quy trình hay không vì mục đích của bảng Flowchart là giúp người đọc dễ hiểu, dễ hình dung,…
Xác định rõ người tham gia, ời thực hiện chính dự án hay quy trình đó chính là người chịu trách nhiệm vẽ lưu đồ vì chỉ học mới thật sự am hiểu về quy trình đó. Không nên mời một chuyên gia để vẽ chính hoặc chỉ nên để họ là người tư vấn thôi.
