Trước đây bộ phận nhân sự được xem như là một phần riêng lẻ và thường tách khỏi các chức năng kinh doanh khác của doanh nghiệp. Nhưng ngày nay, các doanh nghiệp nhận ra rằng bộ phận nhân sự là tài sản quan trọng và chính là cầu nối giữa các bộ phận.
Đã có nhiều quy trình và công cụ được phát triển giúp nâng cao được hiệu quả của việc của bộ phận nhân sự. Về mặt lý thuyết thì những cải tiến này sẽ giúp bộ phận nhân sự làm việc một cách nhanh chóng, gọn gàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Thế nhưng trên thực tế luôn tồn tại những nỗi đau khiến cho việc quản lý nhân sự không hiệu quả.
Trong bài viết sau chúng ta sẽ biết về những nỗi đau mà thậm chí các chuyên gia quản lý nhân sự cũng thường hay gặp phải. Mức độ ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhân sự sẽ tăng dần từ 1 đến 10. Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao và cách giải quyết các nỗi đau khiến cho việc quản lý nhân sự không hiệu quả.
1.Quản lý dữ liệu một cách thử công bằng trang tính
Sử dụng trang tính trong một quy trình quản lý nhân sự như việc bạn dùng một chiếc nĩa để ăn súp, nếu cố gắng bạn vẫn có thể làm được nhưng sao lại tự hành hạ bản thân như vậy? Sử dụng bảng tính như Excel, google sheet,… sẽ rất tốn thời gian và thậm chí bạn không thể lập ra được một báo cáo hoàn chỉnh từ một đống trang tính đó.
Sử dụng trang tính đồng nghĩa với việc bạn chưa có một quy trình quản lý nhân sự chuẩn hóa bởi bạn luôn nghĩ ra các quy tắc mới. Tệ hơn nữa là những trang tính không thể nào tích hợp với phần mềm tính lương, phần mềm tuyển dụng và khi bạn muốn thực hiện các phân tích về bộ phận nhân sự thì đây là một việc không thể.
Hãy khiến cuộc sống của mình trở nên dễ dàng hơn, hãy tận dụng những quy trình và những công cụ hiện đại để tránh tình trạng quản lý nhân sự không hiệu quả.
2.Sử dụng quá nhiều hệ thống khác nhau
Nếu bạn nghĩ việc tích hợp hệ thống nghe có vẻ phiền phức thì hãy tưởng tượng thử công việc của bạn sẽ như thế nào nếu không có nó. Bạn sẽ có một hệ thống cho việc tuyển dụng, một hệ thống cho việc quản lý nhân tài và lại một hệ thống khác cho việc quản lý nhân sự. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý của bạn.
Trước hết bạn phải tốn thời gian đào tạo cho nhân viên mới từng hệ thống quản lý khác nhau. Bạn cũng sẽ tốn nhiều thời gian đăng xuất và truy cập vào những hệ thống này. Và tệ nhất là cuối cùng bạn sẽ không có được một cái nhìn tổng thể về quá trình quản lý nhân sự của mình.
Một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả là một hệ thống đồng nhất và ổn định, các thông tin được liên kết với nhau một cách chặt chẽ giữa các nghiệp vụ nhân sự khác nhau. Hoặc một hệ thống có khả năng tích hợp cao, dễ dàng thu thập và kết nối thông tin với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.
3. Thiếu hệ thống đánh giá và đo lường nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực thường không được xem như là một dữ liệu số, nhưng trong thời đại ngày nay thì bất kỳ thứ gì cũng phải được theo dõi và đo lường một cách chính xác nhất.
Đối với bộ phận nhân sự bạn sẽ thường gặp phải những câu hỏi như đã tuyển được bao nhiêu người trong tháng vừa qua? Bao nhiêu nhân viên bị sa thải hoặc nghỉ việc? Số lượng nhân viên trong bộ phận này là bao nhiêu? Đó là những con số mà bộ phận nhân sự có trách nhiệm phải thống kê và báo cáo.
Các đơn giản để giải quyết vấn đề này đó chính là một hệ thống quản lý nhân sự với chức năng thống kê real-time, báo cáo đầy đủ về tình hình nhân sự trong doanh nghiệp. Bạn sẽ không còn lo lắng và lúng túng khi sếp bất chợt đặt ra những câu hỏi như trên, giờ bạn đã có thể tự tin và trả lời một cách nhanh chóng và chính xác.
4. Khủng hoảng của quá trình tuyển dụng
Tuyển dụng là một công việc quan trọng của bộ phận nhân sự. Bạn chắc sẽ cảm thấy vui và tự hào khi mình tuyển được một nhân tài cho doanh nghiệp, nhưng đó không phải là một việc dễ dàng có thể nói là làm.
Quá trình tuyển dụng gồm rất nhiều giai đoạn khác nhau từ việc xem xét hồ sơ, đặt lịch phỏng vấn, tiến hành phỏng vấn, đánh giá ứng viên, quyết định tuyển ứng viên nhưng rồi lại bị doanh nghiệp khác giành mất. Chưa kể đến việc bạn phải quản lý và giúp nhân viên mới hội nhập vào doanh nghiệp.
Với nhiều giai đoạn, nhiều nguồn ứng viên, thời gian phỏng vấn, hình thức thông báo và phỏng vấn ứng viên, quá trình tuyển dụng của bạn có thể dễ dàng trở thành một đống hỗn độn. Hãy để hệ thống quản lý nhân sự giúp bạn sắp xếp các công việc vào những giai đoạn, thời gian thích hợp và dễ dàng quản lý.
5. Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên
Bất kỳ ai cũng có những bất mãn của mình, họ luôn muốn những ý kiến của họ được mọi người lắng nghe. Dù bạn có xây dựng một môi trường làm việc tốt như thế nào thì điều đó cũng sẽ không thay đổi, con người sẽ vẫn luôn phàn nàn. Trách nhiệm của bộ phận nhân sự là phải lắng nghe những ý kiến đó và giải quyết một cách êm đềm nhất.
Vậy bạn cần phải làm như thế nào? Điều đầu tiên là bạn phải khiến cho nhân viên cảm thấy ý kiến của họ có giá trị và được ghi nhận, đồng thời cũng phân tích và đánh giá ý kiến của nhân viên. Hệ thống quản lý nhân sự sẽ giúp bạn ghi nhận và phát hiện ra xu hướng đóng góp ý kiến của nhân viên. Xác định được vấn đề quan trọng và xây dựng giải pháp tối ưu nhất.
6. Biến động khiến quản lý nhân sự không hiệu quả
Tỷ lệ chuyển đổi lao động là một nỗi đau lớn không chỉ đối với bộ phận nhân sự mà còn đối với cả toàn doanh nghiệp. Tùy thuộc vào đặc thù của vị trí mà việc tuyển dụng một nhân viên mới có thể rất tốn kém. Chưa kể đến việc nhân viên mới sẽ không nắm rõ được các quy trình, sản phẩm và cách phối hợp hiệu quản bằng nhân viên cũ.
Vậy làm sao để có thể giữ chân được các nhân viên tài năng của doanh nghiệp? Điều tốt nhất mà doanh nghiệp có thể làm đó chính là trao dồi cho những nhân viên đó. Doanh nghiệp theo dõi hiệu suất làm việc, định hướng nghề nghiệp để từ đó xây dựng một môi trường làm việc thích hợp.
7. Nhân viên chưa thực sự gắn kết với doanh nghiệp
Sự gắn kết, tham gia của nhân viên đã trở thành một trong những tiêu chí hàng đầu của bộ phận nhân sự. Nhân viên chỉ thực sự phát triển khi họ có sự gắn kết với doanh nghiệp, với công việc của mình.
Nếu nhân viên thực sự gắn kết với doanh nghiệp thì sẽ có khả năng cao là họ sẽ làm việc lâu dài với doanh nghiệp. Sự gắn kết của nhân viên còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đào tạo vì bản thân nhân viên sẽ tự muốn trao dồi thêm kiến thức để làm tốt công việc của mình.
Cách tốt nhất để đánh giá được mức độ gắn kết của nhân viên đó chính là sử dụng những câu hỏi khảo sát, thu thập phản hồi của nhân viên. Đừng quên thu thập ý kiến của những nhân viên quyết định thôi việc để xác định được nguyên nhân khiến nhân viên không gắn kết với doanh nghiệp.
8. Chưa vận dụng mạng xã hội
Sự gia tăng của phần mềm di động và xã hội đồng nghĩa với việc ngày càng có nhiều chuyên gia chọn làm việc tại nhà — và CNTT không phải là bộ phận duy nhất cảm thấy khó khăn đó. Khi các công ty gấp rút tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, cho nhân viên toàn thời gian khả năng làm việc ở đâu, khi nào và như thế nào họ muốn, thì bạn làm cách nào để giữ cho nhân viên gắn bó và hạnh phúc? Và làm thế nào để bạn cũng đảm bảo sự hiện diện thực tế trong văn phòng?
Câu trả lời không khó: HR cũng phải sửa đổi các hoạt động của mình để thúc đẩy cộng tác xã hội. Điều này vượt xa việc lưu trữ và chia sẻ các tài liệu nhân sự khác nhau với nhân viên. Các bộ phận nhân sự hiện đại đang sử dụng các công cụ hợp tác xã hội để tuyển dụng những tài năng hàng đầu, tạo điều kiện cho việc cố vấn và đẩy nhanh lợi nhuận từ các khoản đầu tư tuyển dụng của họ.
Mạng xã hội đã trở thành một lực lượng trung tâm tại bất kỳ công ty nào, và bộ phận nhân sự phải làm nhiều hơn là trả công cho nó khi tuyển dụng nhân tài mới. Họ cần phải là một nhà lãnh đạo — một người ủng hộ, một nhà truyền giáo — trong sự cộng tác xã hội. Một quá trình phản hồi tuyệt vời và hệ thống là chìa khóa.
9. Quản lý thông tin trên mạng xã hội
Mạng xã hội thường không phải là một nỗi đau của bộ phận nhân sự mà thậm chí nó còn mang lại nhiều lợi ích như xây dựng được mối quan hệ với nhân viên, cung cấp nguồn ứng viên cho tuyển dụng.
Nhưng nỗi đau là khi nhân viên lên mạng xã hội để trút bầu tâm sự về công ty hoặc đồng nghiệp của họ. Tất nhiên họ được phép tự do ngôn luận, nhưng nhiệm vụ của bạn là duy trì sự ổn định ở nơi làm việc và mối quan hệ tốt giữa các nhân viên. Đảm bảo ban có chính sách truyền thông xã hội chính thức của công ty và đăng chính sách đó lên tất cả các kênh xã hội nội bộ của bạn.
10. Sử dụng các ứng dụng quản lý nhân sự
Với sự phát triển của công nghệ và sự thịnh hành của điện thoại thông minh thì hầu hết các công việc đều được thực hiện thông qua các ứng dụng điện thoại. Quản lý nhân sự cũng không phải là một ngoại lệ, trên thị trường hiện nay đã xuất hiện nhiều ứng dụng chấm công, quản lý nhân sự.
Nỗi đau mà điều này mang đến cho bộ phận nhân sự đó chính là tìm cách tích hợp các ứng dụng quản lý này vào hệ thống quản lý nhân sự của mình. Nhưng không phải ứng dụng nào cũng giống nhau, có thể bạn đã tìm được cách tích hợp cho ứng dụng này nhưng lại phải tìm hiểu một cách hoàn toàn khác cho ứng dụng kia.
Điều mà bạn có thể làm để giải quyết nỗi đau này đó chính là tìm một ứng dụng quản lý nhân sự được chuẩn hóa các nghiệp vụ và dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác trong hệ thống quản lý nhân sự.
Ứng dụng công nghệ để giảm bớt nỗi đau nhân sự
Cách đơn giản nhất để giải quyết những vấn đề khiến quản lý nhân sự không hiệu quả đó chính là sử dụng công nghệ. Nhưng không phải bất kỳ công nghệ nào cũng được, như chúng ta đã tìm hiểu, nếu lựa chọn một công nghệ không hiệu quả như việc sử dụng Excel để quản lý hoặc sử dụng quá nhiều phần mềm khác nhau sẽ khiến nỗi đau càng nghiêm trọng hơn. Công nghệ phù hợp nhất để giải quyết các nỗi đau này chính là một phần mềm quản lý nhân sự chuẩn hóa và có khả năng tích hợp cao.
Phần mềm quản lý nhân sự ezHR9 của công ty Tinh Hoa là một trong những giải pháp công nghệ cho việc quản lý nhân sự mà bạn nên cân nhắc. Phần mềm cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý nhân sự chuẩn hóa phù hợp với tất cả các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Hiện tại phần mềm đã có phiên bản online cho phép bạn có thể trải nghiệm phần mềm ngay lập tức. Hãy để phần mềm ezHR9 trở thành “liều thuốc giảm đau” mà bạn luôn tìm kiếm bấy lâu nay.
Đăng ký dùng thử phần mềm ezHR9 ngay
Bạn sẽ nhận được phiên bản dùng thử cũng như sự tư vấn hỗ trợ nhiệt tình từ Tinh Hoa
