Sự ra đời của các phần mềm quản lý công ty đã giúp rất nhiều doanh nghiệp Việt giải quyết vấn đề của những phần mềm đơn lẻ, rời rạc gây khó khăn cho việc quản trị, làm giảm năng lực cạnh tranh từ trước tới nay. Vậy phần mềm quản lý công ty là gì? Nó mang đến lợi ích gì? Tiêu chí lựa chọn ra sao? Mời bạn cùng tìm hiểu qua bài viết này.
1. Phần mềm quản lý công ty là gì?
Phần mềm quản lý công ty là giải pháp phần mềm ra đời với mục đích giúp lãnh đạo quản trị doanh nghiệp một cách có hệ thống khi nó tích hợp tất cả các hoạt động của mọi phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất với cơ sở dữ liệu duy nhất.
Nói cách khác, phần mềm quản lý công ty là hệ thống những phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.
Phần mềm quản lý công ty giúp doanh nghiệp quản trị và hoạch định nguồn nhân lực
2. Tiêu chí lựa chọn một phần mềm quản lý công ty tốt
2.1 Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (module – phân hệ)
Một phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt là khi nó được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ, tương ứng với từng phòng ban trong công ty và chỉ đảm bảo một chức năng duy nhất. Tuỳ thuộc vào nhu cầu, doanh nghiệp có thể triển khai sử dụng một phân hệ hoặc toàn bộ để quản lý.
Ví dụ: Bộ phận nhân sự sẽ có phân hệ quản lý nhân sự riêng để quản lý hồ sơ nhân viên, thông tin ứng viên, hợp đồng lao động, tính lương, bảo hiểm, chấm công…Còn kế toán sẽ có phân hệ dành riêng cho việc theo dõi báo giá của nhà cung cấp, quản lý đơn hàng mua/ hợp đồng mua.
Tính công, chấm lương – phân hệ riêng cho phòng nhân sự
2.2 Các phân hệ vừa độc lập, vừa có sự liên kết
- Sự độc lập của các phân hệ sẽ giúp việc sử dụng trơn tru hơn, không bị chồng chéo thông tin, hỗn loạn quy trình làm việc.
- Sự liên kết, tích hợp các phân hệ chức năng trên cùng một phần mềm quản lý sẽ giúp việc thống nhất thông tin, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban được dễ dàng hơn, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi và doanh nghiệp có thể thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng, ban.
2.3 Có khả năng phân tích quản trị
Một phần mềm quản lý công ty tốt là khi nhà quản lý dựa vào dữ liệu từ các báo cáo nhân sự, báo cáo kinh doanh, kết quả đánh giá nhân viên, hiệu quả tuyển dụng…trong quá khứ và hiện tại có thể đưa ra được đánh giá tình hình kinh doanh của công ty, sự biến động của nhân viên và dự đoán được xu hướng tương lai.
Ví dụ: Sau khi xuất báo cáo nhân sự, nhà quản lý nhận thấy thời gian qua công ty có sự biến động mạnh, biểu hiện ở số lượng nhân sự tăng giảm thất thường, nhân viên mới vào ít hơn rời đi. Nhà quản lý cần phải tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương án giải quyết.
2.4 Tính mở
Tính mở ở đây là khả năng liên kết với các hệ thống/phần mềm khác cũng như khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở khác nhau trong hệ thống. Ví dụ phân hệ quản lý thông tin nhân sự cần được kết nối với bộ thông tin để tính lương, bảo hiểm…Phân hệ kế toán cần kết nối với Tổng cục Thuế để tiến hành đóng thuế, với ngân hàng để giao dịch…
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công ty nhưng để tìm ra một phần mềm nhân sự hiệu quả, phù hợp là điều không phải dễ dàng. Thấu hiểu điều đó, công ty giải pháp Tinh Hoa đã nghiên cứu, thiết kế và tạo ra phần mềm nhân sự (HRPRO7) nhằm giúp doanh nghiệp quản lý & bảo mật dữ liệu, nâng cao lợi thế cạnh tranh.
3. Phương pháp quản lý công ty hiệu quả bằng phần mềm HRPRO7
Những tính năng của phần mềm nhân sự HRPRO7
Một doanh nghiệp vận hành trơn tru hay không đều phụ thuộc vào cách quản lý, vận hành của chủ doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm nhân sự HRPRO7 sẽ giúp nhà quản trị:
- Hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết với dữ liệu thống nhất, rõ ràng, đúng thời điểm.
- Kiểm soát được những dữ liệu cơ bản của doanh nghiệp: Các thông tin được quản lý tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn.
- Phân chia công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban hợp lý, hiệu quả.
- Tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên trong doanh nghiệp.
- Giúp việc tổ chức lại các hoạt động của công ty theo các quy trình chuyên nghiệp, tạo đà cho quá trình tăng trưởng, giúp tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của Doanh nghiệp
Ứng dụng phần mềm quản lý công ty vào công tác quản trị là xu thế tất yếu của thị trường, giúp doanh nghiệp tăng vị thế cạnh tranh, tăng hiệu suất làm việc, tăng khả năng gắn kết…Nếu doanh nghiệp của bạn chưa sử dụng phần mềm này, muốn tìm hiểu sâu hơn về HRPRO7, hãy hệ trực tiếp đến Công ty giải pháp Tinh Hoa theo hotline 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như), để được hỗ trợ tư vấn tận tình!
