Trong môi trường làm việc ngày càng hiện đại các thành viên trong tổ chức doanh nghiệp luôn mong muốn vận dụng những kiến thức đóng góp của mình cũng như đưa ra những quyết định chung của tập thể, vậy làm sao để thể hiện rõ cấu trúc thứ bậc trong những hoạt động chung của một doanh nghiệp? Đối với những doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ chỉ cần bạn đóng vai trò là quản lý thì phân quyền là một trong những kỹ năng quan trọng mà bạn cần phải nhớ.
Phân quyền cho nhân viên là gì?
Phân quyền là xu hướng phân tán quyền quyết định trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, phân quyền còn là quá trình chuyển giao nhiệm vụ hay quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Vậy phân quyền cho nhân viên là việc bạn giao cho nhân viên của mình 1 phần quyền hạn để quyết định và hoàn thành một số công việc nào đó trong bộ phận của doanh nghiệp.
Ví dụ cụ thể hơn như: bạn giao cho nhân viên phòng nhân sự việc quyết định thiết kế chương trình tuyển dụng và đào tạo theo tiêu chuẩn của công ty, thì nhân viên đó sẽ được toàn quyền quyết định về đăng tin tuyển dụng, quá trình phỏng vấn cũng như sự lựa chọn và đào tạo nhân viên mới và báo cáo lại kết quả cho bạn ngay sau đó.
Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền nhưng sự phân quyền đó sẽ tuyệt đối hơn với các bộ phận trong doanh nghiệp và sẽ càng mất đi tính cụ thể rõ ràng khi chuyển đến từng cá nhân. Vì nó là một khía cạnh của cơ sở giao phó quyền hạn trong quản trị, không thể có một cá nhân nào có thể làm tất cả mọi việc để thực hiện mục tiêu chung của cả tổ chức.
Từ đó bạn có thể hiểu lý do tại sao bạn phải phân quyền cho nhân viên là bởi vì số lượng công việc sẽ tương đương với quyền hạn công việc mà bạn nắm giữ, nên bạn phải chia nhỏ quyền hạn cho các thành viên trong bộ phận để mỗi cá nhân sẽ có thể hoàn thành công việc ở mức tốt nhất.
Bên cạnh đó phân quyền còn giúp bạn hiểu rõ được năng lực cũng như khả năng làm việc của các thành viên trong bộ phận, tổ chức, từ đó bạn có thể định hướng được số lượng công việc và loại công việc cần được giao cho nhân viên phù hợp để tiến trình công việc được thực hiện ở mức tối ưu nhất.
Ngoài ra phân quyền còn là cách giới hạn sự can thiệp của nhân viên vào các hoạt động khác không đúng chuyên môn hoặc hạn chế tối đa sự lạm dụng quyền hạn quá mức trong doanh nghiệp. Do đó đối với các doanh nghiệp việc nắm được các nguyên tắc của phân quyền là vô cùng cần thiết trong quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức.
Phân quyền là gì?
Phương pháp phân quyền phổ biến của các doanh nghiệp
Các phương pháp phân quyền sẽ được thực hiện dựa trên 3 cấp cơ sở là quản trị viên cấp cao, quản trị viên cấp trung và quản trị viên cấp cơ sở. Từ 3 cấp độ này tổ chức sẽ vận hành công việc theo mục tiêu để tất cả các thành viên cùng phát triển. Tùy theo cách vận hành và cơ cấu của tổ chức mà hiện nay có 3 mô hình phân quyền phổ biến cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.
Mô hình phân quyền tập trung
Trong mô hình này đối với các tổ chức được chia thành 3 cấp theo thứ tự giảm dần từ lãnh đạo, cấp quản lý và cuối cùng là nhân viên thì quyền hành chủ yếu cho cấp lãnh đạo và quản lý trực tiếp nắm giữ. Thông thường ở mô hình phân quyền này cấp lãnh đạo sẽ phân quyền toàn bộ cho cấp quản lý còn nhân viên thì hầu như không có quyền được quyết định các hoạt động mà chỉ thực hiện các công việc được quản lý giao.
Chính vì được trao rất nhiều quyền hành nên cấp quản lý ở mô hình này sẽ được hưởng rất nhiều phúc lợi, lương thưởng từ nhà lãnh đạo và luôn dốc hết sức tận tụy trong công việc để tăng thêm độ tin cậy cho cấp lãnh đạo. Ngược lại đối với nhân viên rất ít hoặc không được tiếp xúc với lãnh đạo nên không nhận được nhiều thông tin và cũng hưởng rất ít phúc lợi, bổng lộc, gần như trở thành công cụ cho cấp quản lý để hoàn thành công việc được giao.
Mô hình phân quyền đơn lẻ
Mô hình phân quyền đơn lẻ này sẽ hoàn toàn ngược lại mô hình phân quyền tập trung, bởi vì quyền hạn sẽ được trực tiếp do cấp lãnh đạo ban xuống trực tiếp cho nhân viên có năng lực chuyên môn phù hợp với công việc.
Để thực hiện mô hình này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải thật sự hiểu được năng lực của các nhân viên để có thể giao quyền trực tiếp và giúp cho mức độ chất lượng hoàn thành công việc cao hơn cũng như hạn chế tối đa những rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.
Bên cạnh đó mô hình này có một nhược điểm rất lớn chính là do sự phân quyền trực tiếp như vậy đã phá vỡ hệ thống của tổ chức. Khi các nhà lãnh đạo giao quyền trực đối ưu tiên cho một đối tượng nhân viên cụ thể nào đó sẽ dễ gây ra sự đố kỵ về quyền hạn trong công ty làm cho nhân viên chia rẽ nội bộ thiếu đoàn kết, đồng thời tạo ra khoảng cách giữa nhà lãnh đạo và các cấp quản lý. Nên bạn cần phải xem xét kỹ khi áp dụng mô hình phân quyền này trong những tổ chức vừa và nhỏ.
Mô hình phân quyền toàn diện
Đây có thể nói là mô hình khá toàn diện vừa có sự kết hợp của mô hình tập trung và mô hình đơn lẻ. Ở mô hình này thể hiện sự phân quyền ở mọi cấp trong doanh nghiệp, nghĩa là ai trong tổ chức cũng đều được phân quyền và sẽ thực hiện theo thứ bậc. Mô hình này giúp cho nhà lãnh đạo vẫn được sử dụng cấp độ nhân viên để phân việc nhưng sẽ thông qua cấp quản lý để quá trình thực hiện được cụ thể rõ ràng không bị chồng chéo lên nhau.
Ưu điểm đối với mô hình này giúp cho các cấp trong tổ chức đều cảm thấy được bình đẳng và quyền hạn rõ ràng, giúp cho nhà lãnh đạo hoàn thành công việc nhanh chóng thoải mái mà không có cảm giác bị các nhân viên khác vượt mặt. Thêm vào đó trong mô hình này tất cả các cấp đều được làm việc cùng nhau và cấp nhân việc sẽ được tiếp xúc học hỏi cũng như làm việc với nhà lãnh đạo.
Mặt hạn chế của mô hình phân quyền toàn diện chính là khá tốn kém thời gian và quá nguyên tắc nhưng nhưng khi thực hiện mô hình này tổ chức sẽ chặt chẽ hơn rất nhiều, mọi người đều có cơ hội để thăng tiến và thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp lớn.
