Nếu như vài chục năm trước, tích hợp công nghệ vào quản lý là một điều gì đó còn xa lạ đối với các doanh nghiệp thì hiện nay, công nghệ thông tin luôn là xu thế mới và cũng chính là cầu nối hỗ trợ doanh nghiệp trong tất cả quá trình làm việc, bao gồm cả việc quản lý.
(Tích hợp công nghệ vào quản lý)
Tích hợp công nghệ vào quản lý là gì?
Thay vì trước đây, các nhà lãnh đạo phải quản lý nhân viên bằng cách truyền thống, có mặt tận nơi 24/24 để kiểm tra tiến độ nhân viên, sử dụng các thủ tục giấy tờ, bất tiện trong việc quản lý nhiều chi nhánh cùng một lúc, khó đo lường được khối lượng công việc, thì bây giờ sự xuất hiện của công nghệ hiện đại đã giải quyết phần lớn bất cập trong việc quản lý truyền thống.
(Phương pháp quản lý truyền thống bằng giấy tờ)
Tích hợp công nghệ vào quản lý là phương pháp mà các doanh nghiệp ứng dụng các tiện ích của công nghệ thông tin thông qua các ứng dụng mạng xã hội, phần mềm giải pháp để quy trình quản lý tiến độ công việc và quản lý nhân viên một cách tự động hoá.
Ngày nay, các doanh nghiệp cũng như các nhà quản lý đang phải đối mặt với việc thay đổi nơi làm việc, lực lượng lao động, những bất ổn về kinh tế và chính trị toàn cầu, và cuối cùng là sự phát triển của công nghệ. Trước sự thay đổi đó, việc thích nghi và tiếp tục phát triển doanh nghiệp là một thử thách của các nhà quản lý.
2 cách ứng dụng công nghệ vào quản lý thường được các doanh nghiệp sử dụng
Trước đây, giả sử một nhân viên có việc không thể đến công ty được (có việc bận, đi công tác,..) thì sẽ bị mất ngày làm việc hôm đó. Còn bây giờ, không chỉ người quản lý mà cả nhân viên hoàn toàn có thể làm việc từ xa và được quản lý thông qua công nghệ.
Các ứng dụng công nghệ bây giờ không chỉ là giải pháp quản lý nhân sự mà còn là giải pháp kết nối, bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. Dưới đây là 2 cách mà các doanh nghiệp sử dụng để tích hợp công nghệ vào quản lý trong quá trình làm việc:
1. Quản lý thông qua mạng xã hội
Đối với những doanh nghiệp nhỏ, thông thường sẽ sử dụng các ứng dụng mạng xã hội như Gmail, Zalo, Google Drive, Facebook, Skype, LinkedIn… để quản lý nhân viên. Nhiều năm về trước, các công cụ giao tiếp này bắt đầu phổ biến và được áp dụng vào nơi làm việc, và dần dần các ứng dụng này đang trở thành những phương tiện truyền thông xã hội.
Hiện tại, những người không chỉ sử dụng các công cụ này cho mục đích cá nhân như post ảnh, cảm nghĩ mà còn dành cho mục đích công việc. Đây là hình thức giao tiếp điện tử nơi người dùng có thể chia sẻ thông tin, ý tưởng, và kết nối các nhân viên lại với nhau.
Nhìn chung, đây là cách tích hợp công nghệ vào quản lý nhưng vẫn còn truyền thống so với ngành công nghệ thông tin hiện nay. Đôi khi cách này có hơi mất thời gian và chưa đạt được hiệu quả tối đa do dữ liệu công việc còn rời rạc và dễ thất lạc những tài liệu quan trọng, những email vô tình bị trôi vào mục spam hoặc tin nhắn nằm ở hàng chờ,…
Tuy nhiên, đây vẫn là một cách đang được nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng hoặc các nhà quản trị dùng để quản lý các nhóm ít nhân viên, hiệu quả vẫn cao hơn cách quản lý truyền thống theo dõi nhân viên 24/24 so với rất nhiều năm trước đây.
2. Quản lý bằng phần mềm công nghệ thông tin
Ngoài những cách kể trên, hiện nay bên cạnh các doanh nghiệp nhỏ thì các doanh nghiệp vừa và lớn cũng thường tích hợp công nghệ vào quản lý thông qua các phần mềm giải pháp.
Nhờ các phần mềm quản lý, người quản lý sẽ được giảm tải bớt công việc và làm việc hiệu quả hơn nhờ các chức năng được tích hợp như: quản lý lịch làm việc, kiểm tra tiến độ công việc, quản lý lương và phúc lợi nhân viên, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, và kể cả việc huấn luyện nhân viên mới hay lập kế hoạch kế nhiệm,… tất cả đều được làm nhanh chóng và hiệu quả.
Hiện nay trên thị trường công nghệ xuất hiện rất nhiều các phần mềm quản lý tích hợp của các công ty công nghệ khác nhau. Các doanh nghiệp có xu hướng chọn một phần mềm giải pháp phù hợp với yêu cầu và chức năng của công ty, giá tiền, chất lượng thay vì sử dụng các phương pháp truyền thống. Đây đang là phương pháp tích hợp công nghệ vào quản lý có nhiều ưu điểm vượt trội và đang được khuyến khích sử dụng bởi nhiều tính năng vượt trội hơn hẳn rất nhiều những cách quản lý khác.
Tại sao phải cần tích hợp công nghệ vào quản lý?
Là một nhà quản trị, có lẽ ai cũng từng đắn đo suy nghĩ “Làm sao để làm mọi việc theo cách tốt hơn, cải tiến hơn?”, “Làm thế nào để tăng năng suất mà vẫn tiết kiệm thời gian?”, “Làm sao để tự động hoá các quy trình?”
Thời đại Internet phát triển, đổi mới và bắt kịp xu hướng thị trường là điều mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng phải cố gắng thực hiện để doanh nghiệp của mình luôn đổi mới, sáng tạo đáp ứng được nhu cầu xã hội và không bị thụt lùi so với các đối thủ cạnh tranh.
Tích hợp công nghệ vào quản lý còn là một cách giúp các nhà quản trị tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc nhưng vẫn bảo đảm được các dữ liệu, tạo ra môi trường làm việc chủ động hơn, nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng 2 3 hệ thống quản lý thay vì chỉ 1 công cụ đơn lẻ, nhằm có được sự đồng bộ dữ liệu và đạt tối đa năng suất cho doanh nghiệp.
