Hồ sơ ứng viên được xem là tài sản quý giá của doanh nghiệp trong cuộc chiến “săn” nhân tài khi thị trường tuyển dụng đang ngày càng khan hiếm như hiện nay. Nếu dữ liệu ứng viên được quản lý khoa học, sẽ phục vụ đắc lực cho chiến lược tuyển dụng dài hạn, giúp doanh nghiệp chủ động về vấn đề con người, cải thiện về chất lượng và số lượng. Phần lớn doanh nghiệp hiện nay vẫn đang quản lý hồ sơ ứng viên bằng excel vì tính tiện lợi và phổ biến. Tuy nhiên đây có phải là phương pháp tối ưu nhất?
Ưu điểm khi quản lý hồ sơ ứng viên bằng excel
Việc sử dụng Excel vào quản lý hồ sơ ứng viên cho phép các nhà làm nhân sự theo dõi số lượng hồ sơ ứng tuyển, số ngày cần để tuyển xong, số ứng viên trong từng vòng, những lý do từ chối đến phỏng vấn…Do phần mềm được sử dụng miễn phí, không phụ thuộc vào nhà phát triển, các nhà quản lý có thể tự thiết lập các trường dựa trên nhu cầu và chủ động trong công việc.
Quản lý hồ sơ ứng viên bằng Excel sẽ giúp nhà quản trị theo dõi được các chỉ số cần thiết cho quá trình tuyển dụng
Với tính năng tự động cập nhật và xử lí dữ liệu một cách nhanh chóng, excel sẽ giúp các nhà quản trị nắm được:
- Các chỉ số cần thiết cho quá trình theo dõi chiến dịch tuyển dụng.
- Giúp việc quản lý hồ sơ ứng viên thông minh theo ngày, tuần, quý, tháng, kết quả phỏng vấn, ngày nhận việc, chi phí tuyển dụng,…
- Tự động tính toán chỉ số convert các vòng phỏng vấn dựa trên số liệu thu thập được từ danh sách ứng viên
- Tự động đếm số lượng hồ sơ gửi về mỗi ngày dựa trên việc tổng hợp số lượng hồ sơ ứng viên…
Tuy nhiên, so với một phần mềm quản lý hồ sơ chuyên dụng thì Excel còn rất nhiều nhược điểm rất khó khắc phục.
Nhược điểm khi quản lý hồ sơ ứng viên bằng excel
Dưới đây là một số nhược điểm excel trong quản lý nhân sự đã được công ty cổ phần Tinh Hoa tổng kết lại sau khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho hơn 5.000 khách hàng.
Khả năng quản lý: 65000 dòng là số lượng quản lý tối đa của Excel nên người làm nhân sự sẽ gặp khó khăn nếu doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng trên 1000 nhân viên mới. Riêng việc quản lý, đánh giá hồ sơ, phân loại ứng viên theo từng vòng cũng khiến cho file quản lý trở nên thiếu dung lượng. Phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp sẽ khắc phục được nhược điểm này.
Cần nhiều thao tác thủ công: Excel là công cụ dùng để lưu trữ dữ liệu mà không có khả năng tự xử lý những dữ liệu đó. Để quản lý hồ sơ ứng viên, nhà quản lý phải nhập liệu thông tin theo từng dòng, cột, sheet, rất mất thời gian và công sức.
Người làm tuyển dụng phải thực hiện nhiều thao tác thủ công trên file excel
Phải có kiến thức chuyên môn về Excel: Để sử dụng thông thạo công cụ quản lý này, người làm quản trị phải am hiểu về các hàm tính (Pivot Table, Data Analysis) để có thể biểu hiện các con số thông qua biểu đồ, hình ảnh…một cách trực quan nhất.
Tìm kiếm, xử lí dữ liệu chậm: Với hàng nghìn dòng và cột của Excel, thật khó để bạn tìm kiếm nhanh và chính sửa một thông tin của ứng viên nào đó, chưa kể thao tác thủ công còn khiến cho việc sai sót tăng lên. .
Để khắc phục điểm yếu này của Excel, phần mềm quản lý nhân sự HRPRO7 sẽ tách thành các chức năng riêng, phân quyền mỗi cán bộ nhân sự đảm nhiệm công việc riêng của mình tương ứng với chức năng trên phần mềm. Sẽ không xảy ra thiếu đồng bộ như quản lý nhân sự bằng file excel.
Phần mềm quản lý tuyển dụng HRPRO7
Phần mềm HRPRO7 giúp quản lý tốt hồ sơ ứng viên
Phân hệ Hồ sơ trên Phần mềm HRPRO7 của công ty Giải pháp Tinh Hoa cho phép đơn vị quản lý toàn bộ các thông tin từ sơ yếu lý lịch của ứng viên: Họ tên, nguyên quán, nơi sinh, bằng cấp, chứng chỉ…
Nếu bạn đang tìm một phần mềm giúp quản lý hồ sơ ứng viên tự động, chỉ cần điền thông tin là số liệu tự nhảy? Nếu bạn đang cần một phần mềm tính toán các tỉ lệ convert các vòng phỏng vấn cũng như tự động xuất báo cáo, phân tích các chỉ số, đưa ra chỉ tiêu KPI và quản lý chỉ tiêu KPI nhân viên thì hãy tìm hiểu và trải nghiệm thử phần mềm quản lý nhân sự HRPRO7.
Liên hệ ngay đến hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được giải đáp mọi vướng mắc trong thời gian nhanh nhất!
