Văn phòng không giấy (paperless office) là một môi trường làm việc hạn chế sử dụng giấy và thay vào đó sử dụng chủ yếu các tài liệu kỹ thuật số. Quá trình chuyển đổi tệp giấy thành tệp điện tử được gọi là số hóa.
Ý tưởng về một văn phòng hoàn toàn không cần giấy tờ đã tồn tại kể từ khi máy tính cá nhân trở thành cơ sở của nơi làm việc hiện đại. Mặc dù sự phổ biến của tài liệu điện tử và email, hầu hết các tổ chức vẫn dựa vào tài liệu giấy. Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng không cần giấy tờ, từ tiết kiệm tài nguyên đến tăng cường bảo mật. Tuy nhiên, từ tài liệu phát tại các cuộc họp và tài liệu giới thiệu nhân sự cho đến biên lai, nhiều quy trình kinh doanh vẫn xoay quanh giấy tờ.
Lợi ích của việc không cần giấy tờ
Tiết kiệm thời gian
Thời gian dành cho việc nộp đơn, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu giấy là thời gian có thể được dành cho những công việc hiệu quả hơn. Tài liệu số hóa được lưu trữ trong một kho lưu trữ trung tâm, về cơ bản là một tủ hồ sơ kỹ thuật số được tổ chức tốt, nơi chứa tất cả tài liệu của bạn.
Thực hiện văn phòng không giấy giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian
Nhân viên có thể tìm thấy các tệp chỉ bằng một nút bấm, nhanh hơn nhiều so với quá trình thủ công, tốn công tìm kiếm một tệp cụ thể trong một thư mục bị chôn vùi. Nhân viên có thể sử dụng thời gian thêm này cho các dự án tạo ra doanh thu.
Tiết kiệm không gian
Giấy tờ và tủ hồ sơ chiếm nhiều không gian làm việc, giá sách cũng cồng kềnh. Tệ hơn nữa, giấy cứ chồng chất lên nhau, thường tích tụ nhanh hơn mức có thể được sắp xếp và tổ chức. Điều này đặc biệt đúng đối với các ngành có thời gian lưu giữ bắt buộc dài đối với các thủ tục giấy tờ như ngành tài chính.
Số hóa tệp cho phép bạn lưu trữ tất cả tài liệu trên máy chủ tại chỗ hoặc trên đám mây. Thư mục tệp kỹ thuật số trong kho lưu trữ yêu cầu ít dung lượng hơn nhiều so với kho lưu trữ hồ sơ vật lý.
Tiết kiệm tiền
Chuyển sang kỹ thuật số cải thiện hiệu quả quy trình, giúp bạn tiết kiệm tiền. Văn phòng không giấy tờ có thể xử lý khối lượng giấy tờ lớn hơn nhiều so với các văn phòng truyền thống trong cùng một khoảng thời gian.
Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng cách áp dụng văn phòng không giấy
Số hóa làm giảm chi phí cho giấy, máy in, mực in, bưu phí, không gian văn phòng cho các tệp và thời gian của nhân viên để quản lý công việc giấy tờ. Việc tiết kiệm thời gian của nhân viên trở nên đặc biệt có giá trị đối với các cuộc kiểm tra theo quy định và các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, khối lượng lớn như bồi hoàn chi phí.
Dễ dàng chuyển giao thông tin
Phần mềm quản lý tài liệu cung cấp quy trình lưu tài liệu đơn giản. Phần mềm dễ dàng chuyển đổi các tài liệu kỹ thuật số bằng máy quét, máy ảnh trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
Nhiều ứng dụng thường được sử dụng, như Microsoft Office và Adobe Acrobat, tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu và có các plugin gốc cho phép bạn gửi tài liệu của mình vào hệ thống quản lý nội dung chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Thúc đẩy môi trường
Sản xuất các sản phẩm từ giấy góp phần tạo ra hiệu ứng nhà kính, gây mất rừng và trái đất nóng lên. Tái chế có thể bù đắp một số tác động đến môi trường, nhưng không nhiều. Hầu hết giấy cuối cùng sẽ được đưa vào bãi rác.
Hơn nữa, mực in và toner chứa các hợp chất dễ bay hơi và các chất không thể tái tạo gây hại cho môi trường. Sẽ bền vững hơn nhiều nếu chỉ đơn giản là giảm hoàn toàn việc sử dụng giấy bằng cách chuyển sang một văn phòng không giấy.
Tăng cường bảo mật
Các tài liệu vật lý rất khó theo dõi – hàng đống giấy có thể bị thất lạc, thất lạc hoặc bị hủy hoại mà không ai nhận ra. Cũng có thể khó theo dõi việc truy cập, in và sao chép các tệp nhạy cảm.
Phần mềm quản lý tài liệu có khả năng bảo mật nâng cao có thể giải quyết những thách thức này. Người quản trị hệ thống có thể thiết lập quyền truy cập chi tiết, quyền này chỉ định quyền ở cấp tài liệu, cấp người dùng hoặc cấp hệ thống.
Cách ứng dụng văn phòng không giấy
Cung cấp công cụ và đào tạo cho nhân viên.
Đừng cho rằng mọi người sẽ tự khám phá và thực hiện các cách để giảm thiểu việc sử dụng giấy của họ. Họ cần hướng dẫn rõ ràng để họ có thể hiểu được. Tạo các hướng dẫn và hoạt động bằng văn bản mà họ có thể tuân theo để đảm bảo một văn phòng không có giấy tờ.
Loại bỏ máy in và máy photocopy
Nếu nhân viên của bạn vẫn dễ dàng truy cập máy in, họ sẽ vẫn tiếp tục sử dụng chúng. Nhưng nếu bạn xóa chúng khỏi máy tính để bàn và thay thế chúng bằng máy in mạng tập trung được chuyển xuống các khu vực chuyên dụng trong văn phòng, bạn có thể hạn chế việc sử dụng chúng.
Loại bỏ và hạn chế sử dụng máy in, photocopy trong văn phòng không giấy
Ngoài ra, hãy bật tính năng ghi nhật ký và truy cập mật khẩu để đảm bảo việc in ấn an toàn khi cần thiết. Điều đó cũng cho phép ban quản lý theo dõi việc sử dụng và giải quyết các lạm dụng. Bạn có thể thiết lập các chính sách hạn chế việc mua mực in và mực chỉ cho các thiết bị đã được phê duyệt. Điều đó có thể hạn chế hơn nữa việc sử dụng bất kỳ máy in nào vẫn còn trên bàn làm việc của nhân viên.
Sử dụng App để giảm thiểu các giấy tờ thông báo, ghi chú
Các ứng dụng như Zalo và Facebook Messenger đã cho phép mọi người giao tiếp dễ dàng hơn trên toàn cầu. Điều này, kết hợp với những cải tiến về hiệu quả và năng suất giữa các tổ chức, đã giúp chúng tôi kết nối với nhau hơn bao giờ hết.
Các công cụ này cho phép nhân viên giao tiếp với nhau trong thời gian thực mà không có rủi ro về bản ghi nhớ giấy, báo cáo và các tài liệu khác chiếm dụng không gian làm việc, giúp thúc đẩy thực hiện văn phòng không giấy.
Chuyển từ tủ tài liệu sang lưu trữ kỹ thuật số.
Là một phần của quá trình chuyển đổi thành văn phòng không giấy, bạn sẽ cần thêm dung lượng lưu trữ đĩa nối mạng, hệ thống sao lưu và hệ thống điện toán đám mây và sao lưu trực tuyến tự động. Hệ thống nộp hồ sơ kỹ thuật số của bạn có thể an toàn hơn so với giấy vì nó có thể được truy cập ngay cả trong trường hợp xảy ra thảm họa, các tài liệu đã quét được tải lên hệ thống của bạn không thể tự do truy cập mà không có mật khẩu.
Số hóa các tài liệu thỏa thuận
Giờ đây, chúng tôi có thể loại bỏ các văn bản pháp lý và thỏa thuận đã in bằng cách sử dụng các công cụ như Adobe sign và DocuSign để số hóa chúng. Tất nhiên, điều này sẽ cắt giảm việc sử dụng giấy và tăng tốc quá trình cho khách hàng, khách hàng và khách truy cập để ký và chia sẻ các thỏa thuận.
Ghép nối các công cụ này với các hệ thống quản lý tệp được đề cập ở trên như Google Drive và Dropbox, các hệ thống này có các biện pháp kiểm soát quyền truy cập của người dùng để bảo vệ tính bảo mật và quyền truy cập thích hợp cho các cá nhân có liên quan.
