Bất kể tuổi thọ của doanh nghiệp của bạn ở đâu, thực tế vẫn như vậy: Doanh nghiệp của bạn cần hệ thống nhân sự để duy trì hoạt động. Ngay cả khi bạn chỉ có 10 nhân viên, thì chắc chắn rằng các bảng tính, tệp giấy và email sẽ không đủ để giúp bạn vượt qua các quy trình và tuân thủ.
Khi các doanh nghiệp phát triển và thay đổi, nhu cầu nhân sự của họ cũng tăng lên và tìm ra khi nào nên đầu tư vào phần mềm chuyên dụng là rất quan trọng:
- Đầu tư quá sớm và bạn có thể đối mặt với một khoản đầu tư đáng kể vào một hệ thống nhân sự mà không cung cấp đầy đủ lợi nhuận của nó.
- Đầu tư quá muộn và bạn phải đối mặt với một cơ hội bị bỏ lỡ lớn trong khi các đối thủ của bạn sắp xếp hợp lý và vượt lên.
Chúng tôi đã thực hiện công việc khó khăn cho bạn: Chúng tôi đã phân tích dữ liệu từ hàng trăm lần mua phần mềm nhân sự trong năm qua để mang đến cho bạn biểu đồ Chu kỳ cần thiết cho loại phần mềm nhân sự của chúng tôi, xác định các điểm tối ưu để đầu tư vào chín loại hệ thống nhân sự khác nhau, dựa trên giai đoạn kinh doanh.
Tham khảo biểu đồ và giai đoạn kinh doanh của riêng bạn để tìm hiểm thêm về loại hệ thống nhân sự bạn cần.
Chu kỳ nhu cầu nhân sự
3 hệ thống nhân sự bạn cần để bắt đầu doanh nghiệp của bạn
Phần này dành cho các doanh nghiệp mới bắt đầu hoặc những người có số lượng nhân viên tương đối ít.
1. Biên chế
Chức năng của phần mềm: Phần mềm tính lương / biên chế giúp doanh nghiệp theo dõi mức lương của nhân viên và tự động hóa việc tính lương. Phần mềm tính lương có thể tính toán tổng số tiền bồi thường, ghi nợ tài khoản ngân hàng của công ty với số tiền chính xác và chuyển tiền cho công nhân chỉ bằng một nút bấm. Người dùng cũng có thể sử dụng phần mềm tính lương để làm thuế và chạy báo cáo để theo dõi chi phí tiền lương theo thời gian.
Tại sao bạn cần nó để bắt đầu kinh doanh: Phần mềm tính lương không nên là hệ thống nhân sự đầu tiên mỗi lần mua hàng mới của doanh nghiệp; đó phải là thời gian mua hệ thống đầu tiên của họ vì một lý do đơn giản: Ngay cả khi bạn chỉ có một nhân viên khác ngoài bạn, nhân viên đó cần được trả lương chính xác và đúng hạn.
Khi nào nên áp dụng: Nhìn vào dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi thấy rằng việc áp dụng phần mềm biên tính lương đạt đỉnh sớm trong vòng đời của công ty khi họ chỉ có 1 đến 24 nhân viên, cho thấy đây là phạm vi kích thước tốt nhất để thực hiện giao dịch quan trọng này.
Những cân nhắc chính:
- Các nhà cung cấp phần mềm tính lương nhận thức rõ rằng ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất cũng cần sản phẩm của họ, vì vậy đừng sợ rằng phần mềm mới sẽ phá vỡ ngân sách của bạn.
- Có thể chạy bảng lương trên điện thoại thông minh của bạn trong khi bạn ra ngoài và về là rất quan trọng, vì vậy hãy đảm bảo ưu tiên tính dễ sử dụng di động khi nghiên cứu các hệ thống nhân sự khác nhau.
2. Theo dõi nhân sự
Chức năng của phần mềm: Mỗi nhân viên trong tổ chức của bạn đi kèm với một lượng dữ liệu đáng kể mà bạn cần theo dõi, từ tên và địa chỉ của họ đến chức danh công việc của họ thậm chí cả lịch sử làm việc và chứng chỉ của họ. Phần mềm theo dõi nhân sự cho phép bạn nhập tất cả các thông tin này trong cơ sở dữ liệu an toàn, dễ quản lý cùng với các tài nguyên tiện dụng như biểu đồ tổ chức công ty và sổ tay nhân viên.
Tại sao bạn cần nó để bắt đầu kinh doanh: Việc nhập hoặc cập nhật chỉ một phần thông tin cho 100 nhân viên trong bảng tính có thể tốn thời gian và dễ bị lỗi. Khi doanh nghiệp của bạn đạt được tốc độ tăng trưởng, những vấn đề này sẽ chỉ trở nên trầm trọng hơn, đó là lý do tại sao bạn nên đầu tư vào một hệ thống nhân sự chuyên dụng với các trường đặt trước cho tất cả thông tin bạn cần theo dõi với lực lượng lao động của mình từ sớm.
Khi nào nên áp dụng: Theo dõi nhân sự là chức năng cốt lõi trong rất nhiều hệ thống nhân sự, đó là lý do tại sao việc áp dụng rất cao trên tất cả các quy mô kinh doanh. Chúng tôi thấy sự quan tâm đến phần mềm này đạt đỉnh từ 1 đến 1.000 nhân viên, cho thấy rằng nó đã trở thành một công cụ cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp.
Những cân nhắc chính:
- Bởi vì công nhân sẽ sử dụng các hệ thống nhân sự này thường xuyên để cập nhật thông tin của riêng họ hoặc tra cứu chính sách của công ty, hãy chắc chắn rằng một số trong số họ đã dùng thử nền tảng mà bạn đang xem xét. Nếu công nhân ghét sử dụng một hệ thống, họ sẽ quay trở lại để làm phiền nhân sự để tìm kiếm thông tin cho họ.
- Tích hợp cũng là chìa khóa của các hệ thống theo dõi nhân sự vì nhiều ứng dụng và hệ thống khác sẽ dựa vào dữ liệu nhân viên cập nhật để hoạt động hiệu quả. Hỏi các nhà cung cấp về mối quan hệ đối tác họ có với các hệ thống nhân sự khác hoặc khả năng API của họ.
3. Chấm công
Chức năng của phần mềm: Bên cạnh việc lưu trữ thông tin thời gian và tạo báo cáo, hệ thống chấm công còn có chức năng tự phục vụ của nhân viên (ESS) cho phép nhân viên chấm công vào và ra ca, xem lịch trình và yêu cầu thời gian nghỉ.
Tại sao bạn cần nó để bắt đầu kinh doanh: Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong ngành như bán lẻ hoặc thực phẩm và đồ uống, có phần mềm chấm công có thể tối ưu hóa lịch trình dựa trên tính khả dụng và sau đó tự động liên lạc với nhân viên qua email hoặc văn bản là rất quan trọng để giảm thiểu ca làm việc bị bỏ lỡ.
Ngay cả khi lực lượng lao động của bạn chủ yếu gồm 5 đến 9 nhân viên, phần mềm chấm công vẫn có thể cực kỳ có lợi nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ. Tích hợp phần mềm chấm công với hệ thống bảng lương của bạn cũng cho phép giờ công nhân được chuyển qua để tính toán bảng lương tự động, tiết kiệm thời gian quý báu.
Khi nào nên áp dụng: Chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư vào phần mềm chấm công khi bạn có từ 1 đến 50 nhân viên, Sau 50 nhân viên, nó trở thành một gánh nặng hành chính đáng kể để theo dõi thời gian và tham dự bằng tay.
Những cân nhắc chính:
- Nếu bạn làm việc với nhiều nhân viên hợp đồng hoặc làm việc tự do, hãy đảm bảo đầu tư vào một hệ thống nhân sự có thể theo dõi thời gian làm việc trên các dự án cụ thể và tạo hóa đơn.
- Nó cũng là quyền hợp pháp của bạn như một doanh nghiệp để theo dõi giờ làm việc và tham dự của nhân viên, nhưng nếu bạn muốn tiến thêm một bước và theo dõi những thứ như vị trí công nhân hoặc hoạt động máy tính sẽ có một số lưu ý nhất định bạn nên biết trước khi thực hiện.
3 hệ thống nhân sự bạn cần để tăng trưởng doanh nghiệp của bạn
Phần này dành cho các doanh nghiệp trải qua sự tăng trưởng nhanh chóng hoặc những doanh nghiệp có số lượng nhân sự đáng kể hơn.
4. Theo dõi ứng viên
Chức năng của phần mềm: Hệ thống theo dõi ứng viên cung cấp một nền tảng tập trung nơi các công ty có thể quản lý tất cả các nỗ lực tuyển dụng của họ. Với hệ thống theo dõi ứng viên, nhà tuyển dụng có thể đăng thông tin tuyển dụng lên bảng công việc và phương tiện truyền thông xã hội, lưu trữ đơn xin việc và sơ yếu lý lịch, theo dõi ứng viên thông qua kênh tuyển dụng, ứng viên xếp hạng và xếp hạng, và cuối cùng, mở rộng lời mời làm việc.
Tại sao bạn cần nó để phát triển: Bên cạnh việc cung cấp một không gian kỹ thuật số để quản lý tuyển dụng, hệ thống theo dõi ứng viên cũng là một vũ khí quý giá trong cuộc chiến giành nhân tài. Các hệ thống nhân sự này có thể đưa các bài đăng công việc của bạn đến càng nhiều khán giả càng tốt và tăng khả năng khách truy cập tò mò trở thành ứng viên thông qua trải nghiệm ứng viên trực tuyến được cải thiện. Phân tích nhúng cũng cho phép bạn và nhóm của bạn giải mã nơi tài năng đang rời khỏi từ công ty của bạn và tại sao.
Khi nào nên áp dụng: Phần mềm theo dõi ứng viên là ứng dụng nhân sự được yêu cầu nhiều nhất cho các doanh nghiệp có từ 250 đến hơn 5,001 nhân viên. Khi nào bạn chọn đầu tư vào hệ thống theo dõi ứng viên sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu tuyển dụng của bạn, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên vào sớm trước khi bạn đạt mốc 250 nhân viên.
Những cân nhắc chính:
- Cho dù bạn là một nhà hàng hay một bệnh viện, điều quan trọng là bạn chấp nhận một hệ thống theo dõi ứng viên có thế mạnh phù hợp nhất với các ưu tiên và khối lượng tuyển dụng của bạn.
- Nếu bạn là một nhà tuyển dụng bên ngoài làm việc cho các doanh nghiệp khách hàng hoặc điều hành một cơ quan nhân sự thì sẽ có những hệ thống phần mềm theo dõi ứng viên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.
5. Quản lý hiệu suất
Chức năng của phần mềm: Phần mềm quản lý hiệu suất giúp giảm căng thẳng từ đánh giá hiệu suất. Các hệ thống nhân sự này cho phép các công ty thiết lập các mục tiêu cá nhân và theo dõi hiệu suất của nhân viên, đồng thời tự động hóa các nhiệm vụ liên quan đến thu thập phản hồi, lưu trữ tài liệu và báo cáo các số liệu hiệu suất quan trọng cho các bên liên quan.
Tại sao bạn cần nó để phát triển: Từ việc cải thiện năng suất và duy trì hiệu suất cao đến tăng doanh số, lợi nhuận và sự gắn kết, quản lý hiệu suất dựa trên dữ liệu cung cấp gần như quá nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp đang phát triển. Và để trở thành một tổ chức hiệu suất dựa trên dữ liệu, bạn cần có hệ thống nhân sự phù hợp để quản lý lượng lớn dữ liệu nhân viên và theo dõi các xu hướng quan trọng theo thời gian.
Khi nào nên áp dụng: Mặc dù chúng tôi thấy việc áp dụng phần mềm quản lý hiệu suất trong phạm vi 501 đến 5000 nhân viên, bạn có thể muốn đầu tư vào các hệ thống nhân sự này sớm hơn nếu phát triển nhân viên là ưu tiên trong tổ chức của bạn.
Những cân nhắc chính:
- việc mua phần mềm phải phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu cấp cao nhất của tổ chức của bạn và không yêu cầu quà nhiều đào tạo cho người quản lý và nhân viên.
- Có thể đi sâu vào các số liệu của bạn để đưa ra những hiểu biết có giá trị để cải thiện là rất quan trọng, vì vậy hãy đảm bảo mọi tùy chọn bạn xem xét đều có khả năng phân tích hiệu suất chuyên sâu.
6. Quản trị lợi ích
Chức năng của phần mềm: Đăng ký người lao động trong các lợi ích như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và quản lý bất kỳ thay đổi nào sau đó đã là quá trình khó khăn cho cả chủ lao động và nhân viên. Phần mềm quản trị lợi ích giúp hợp lý hóa các quy trình này và theo dõi dữ liệu cho các mục đích chi phí và tuân thủ.
Tại sao bạn cần phát triển: Phần mềm quản trị lợi ích cung cấp giải pháp tập trung, trong đó nhân viên không chỉ có thể đăng ký quyền lợi hoặc tự thay đổi tùy chọn mà còn tự khắc phục các câu hỏi . Khả năng giám sát chặt chẽ chi phí lợi ích cũng sẽ rất quan trọng để tối đa hóa ROI.
Khi nào nên áp dụng: Phần mềm quản trị lợi ích sẽ mang đến hiệu quả nhất ở phạm vi quy mô nhân viên từ 501 đến 1001.
Những cân nhắc chính:
- Do các thay đổi đối với các quy định của chính phủ xảy ra thường xuyên, nên chức năng quản lý tuân thủ dễ sử dụng phải là ưu tiên hàng đầu khi kiểm tra hệ thống.
- Nếu bạn cung cấp nhiều đặc quyền thích hợp hơn cho những việc như đi lại hoặc thành viên phòng tập thể dục, có những hệ thống quản trị lợi ích có thể đáp ứng những nhu cầu này. Tránh chia nhỏ các tùy chọn lợi ích của bạn giữa các nền tảng và tập trung vào việc tìm kiếm một nhà cung cấp có thể làm tất cả.
