Bất kể tuổi thọ của doanh nghiệp của bạn ở đâu, thực tế vẫn như vậy: Doanh nghiệp của bạn cần hệ thống nhân sự để duy trì hoạt động. Ngay cả khi bạn chỉ có 10 nhân viên, thì chắc chắn rằng các bảng tính, tệp giấy và email sẽ không đủ để giúp bạn vượt qua các quy trình và tuân thủ.
Khi các doanh nghiệp phát triển và thay đổi, nhu cầu nhân sự của họ cũng tăng lên và tìm ra khi nào nên đầu tư vào phần mềm chuyên dụng là rất quan trọng:
- Đầu tư quá sớm và bạn có thể đối mặt với một khoản đầu tư đáng kể vào một hệ thống nhân sự mà không cung cấp đầy đủ lợi nhuận của nó.
- Đầu tư quá muộn và bạn phải đối mặt với một cơ hội bị bỏ lỡ lớn trong khi các đối thủ của bạn sắp xếp hợp lý và vượt lên.
Chúng tôi đã thực hiện công việc khó khăn cho bạn: Chúng tôi đã phân tích dữ liệu từ hàng trăm lần mua phần mềm nhân sự trong năm qua để mang đến cho bạn biểu đồ Chu kỳ cần thiết cho loại phần mềm nhân sự của chúng tôi, xác định các điểm tối ưu để đầu tư vào chín loại hệ thống nhân sự khác nhau, dựa trên giai đoạn kinh doanh.
Tham khảo biểu đồ và giai đoạn kinh doanh của riêng bạn để tìm hiểm thêm về loại hệ thống nhân sự bạn cần.
Chu kỳ nhu cầu nhân sự
3 hệ thống nhân sự bạn cần để bắt đầu doanh nghiệp của bạn
Phần này dành cho các doanh nghiệp mới bắt đầu hoặc những người có số lượng nhân viên tương đối ít.
1. Biên chế
Chức năng của phần mềm: Phần mềm tính lương / biên chế giúp doanh nghiệp theo dõi mức lương của nhân viên và tự động hóa việc tính lương. Phần mềm tính lương có thể tính toán tổng số tiền bồi thường, ghi nợ tài khoản ngân hàng của công ty với số tiền chính xác và chuyển tiền cho công nhân chỉ bằng một nút bấm. Người dùng cũng có thể sử dụng phần mềm tính lương để làm thuế và chạy báo cáo để theo dõi chi phí tiền lương theo thời gian.
Tại sao bạn cần nó để bắt đầu kinh doanh: Phần mềm tính lương không nên là hệ thống nhân sự đầu tiên mỗi lần mua hàng mới của doanh nghiệp; đó phải là thời gian mua hệ thống đầu tiên của họ vì một lý do đơn giản: Ngay cả khi bạn chỉ có một nhân viên khác ngoài bạn, nhân viên đó cần được trả lương chính xác và đúng hạn.
Khi nào nên áp dụng: Nhìn vào dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi thấy rằng việc áp dụng phần mềm biên tính lương đạt đỉnh sớm trong vòng đời của công ty khi họ chỉ có 1 đến 24 nhân viên, cho thấy đây là phạm vi kích thước tốt nhất để thực hiện giao dịch quan trọng này.
Những cân nhắc chính:
- Các nhà cung cấp phần mềm tính lương nhận thức rõ rằng ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất cũng cần sản phẩm của họ, vì vậy đừng sợ rằng phần mềm mới sẽ phá vỡ ngân sách của bạn.
- Có thể chạy bảng lương trên điện thoại thông minh của bạn trong khi bạn ra ngoài và về là rất quan trọng, vì vậy hãy đảm bảo ưu tiên tính dễ sử dụng di động khi nghiên cứu các hệ thống nhân sự khác nhau.
2. Theo dõi nhân sự
Chức năng của phần mềm: Mỗi nhân viên trong tổ chức của bạn đi kèm với một lượng dữ liệu đáng kể mà bạn cần theo dõi, từ tên và địa chỉ của họ đến chức danh công việc của họ thậm chí cả lịch sử làm việc và chứng chỉ của họ. Phần mềm theo dõi nhân sự cho phép bạn nhập tất cả các thông tin này trong cơ sở dữ liệu an toàn, dễ quản lý cùng với các tài nguyên tiện dụng như biểu đồ tổ chức công ty và sổ tay nhân viên.
Tại sao bạn cần nó để bắt đầu kinh doanh: Việc nhập hoặc cập nhật chỉ một phần thông tin cho 100 nhân viên trong bảng tính có thể tốn thời gian và dễ bị lỗi. Khi doanh nghiệp của bạn đạt được tốc độ tăng trưởng, những vấn đề này sẽ chỉ trở nên trầm trọng hơn, đó là lý do tại sao bạn nên đầu tư vào một hệ thống nhân sự chuyên dụng với các trường đặt trước cho tất cả thông tin bạn cần theo dõi với lực lượng lao động của mình từ sớm.
Khi nào nên áp dụng: Theo dõi nhân sự là chức năng cốt lõi trong rất nhiều hệ thống nhân sự, đó là lý do tại sao việc áp dụng rất cao trên tất cả các quy mô kinh doanh. Chúng tôi thấy sự quan tâm đến phần mềm này đạt đỉnh từ 1 đến 1.000 nhân viên, cho thấy rằng nó đã trở thành một công cụ cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp.
Những cân nhắc chính:
- Bởi vì công nhân sẽ sử dụng các hệ thống nhân sự này thường xuyên để cập nhật thông tin của riêng họ hoặc tra cứu chính sách của công ty, hãy chắc chắn rằng một số trong số họ đã dùng thử nền tảng mà bạn đang xem xét. Nếu công nhân ghét sử dụng một hệ thống, họ sẽ quay trở lại để làm phiền nhân sự để tìm kiếm thông tin cho họ.
- Tích hợp cũng là chìa khóa của các hệ thống theo dõi nhân sự vì nhiều ứng dụng và hệ thống khác sẽ dựa vào dữ liệu nhân viên cập nhật để hoạt động hiệu quả. Hỏi các nhà cung cấp về mối quan hệ đối tác họ có với các hệ thống nhân sự khác hoặc khả năng API của họ.
3. Chấm công
Chức năng của phần mềm: Bên cạnh việc lưu trữ thông tin thời gian và tạo báo cáo, hệ thống chấm công còn có chức năng tự phục vụ của nhân viên (ESS) cho phép nhân viên chấm công vào và ra ca, xem lịch trình và yêu cầu thời gian nghỉ.
Tại sao bạn cần nó để bắt đầu kinh doanh: Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong ngành như bán lẻ hoặc thực phẩm và đồ uống, có phần mềm chấm công có thể tối ưu hóa lịch trình dựa trên tính khả dụng và sau đó tự động liên lạc với nhân viên qua email hoặc văn bản là rất quan trọng để giảm thiểu ca làm việc bị bỏ lỡ.
Ngay cả khi lực lượng lao động của bạn chủ yếu gồm 5 đến 9 nhân viên, phần mềm chấm công vẫn có thể cực kỳ có lợi nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ. Tích hợp phần mềm chấm công với hệ thống bảng lương của bạn cũng cho phép giờ công nhân được chuyển qua để tính toán bảng lương tự động, tiết kiệm thời gian quý báu.
Khi nào nên áp dụng: Chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư vào phần mềm chấm công khi bạn có từ 1 đến 50 nhân viên, Sau 50 nhân viên, nó trở thành một gánh nặng hành chính đáng kể để theo dõi thời gian và tham dự bằng tay.
Những cân nhắc chính:
- Nếu bạn làm việc với nhiều nhân viên hợp đồng hoặc làm việc tự do, hãy đảm bảo đầu tư vào một hệ thống nhân sự có thể theo dõi thời gian làm việc trên các dự án cụ thể và tạo hóa đơn.
- Nó cũng là quyền hợp pháp của bạn như một doanh nghiệp để theo dõi giờ làm việc và tham dự của nhân viên, nhưng nếu bạn muốn tiến thêm một bước và theo dõi những thứ như vị trí công nhân hoặc hoạt động máy tính sẽ có một số lưu ý nhất định bạn nên biết trước khi thực hiện.
Giai đoạn bắt đầu của doanh nghiệp
3 hệ thống nhân sự bạn cần để tăng trưởng doanh nghiệp của bạn
Phần này dành cho các doanh nghiệp trải qua sự tăng trưởng nhanh chóng hoặc những doanh nghiệp có số lượng nhân sự đáng kể hơn.
4. Theo dõi ứng viên
Chức năng của phần mềm: Hệ thống theo dõi ứng viên cung cấp một nền tảng tập trung nơi các công ty có thể quản lý tất cả các nỗ lực tuyển dụng của họ. Với hệ thống theo dõi ứng viên, nhà tuyển dụng có thể đăng thông tin tuyển dụng lên bảng công việc và phương tiện truyền thông xã hội, lưu trữ đơn xin việc và sơ yếu lý lịch, theo dõi ứng viên thông qua kênh tuyển dụng, ứng viên xếp hạng và xếp hạng, và cuối cùng, mở rộng lời mời làm việc.
Tại sao bạn cần nó để phát triển: Bên cạnh việc cung cấp một không gian kỹ thuật số để quản lý tuyển dụng, hệ thống theo dõi ứng viên cũng là một vũ khí quý giá trong cuộc chiến giành nhân tài. Các hệ thống nhân sự này có thể đưa các bài đăng công việc của bạn đến càng nhiều khán giả càng tốt và tăng khả năng khách truy cập tò mò trở thành ứng viên thông qua trải nghiệm ứng viên trực tuyến được cải thiện. Phân tích nhúng cũng cho phép bạn và nhóm của bạn giải mã nơi tài năng đang rời khỏi từ công ty của bạn và tại sao.
Khi nào nên áp dụng: Phần mềm theo dõi ứng viên là ứng dụng nhân sự được yêu cầu nhiều nhất cho các doanh nghiệp có từ 250 đến hơn 5,001 nhân viên. Khi nào bạn chọn đầu tư vào hệ thống theo dõi ứng viên sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu tuyển dụng của bạn, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên vào sớm trước khi bạn đạt mốc 250 nhân viên.
Những cân nhắc chính:
- Cho dù bạn là một nhà hàng hay một bệnh viện, điều quan trọng là bạn chấp nhận một hệ thống theo dõi ứng viên có thế mạnh phù hợp nhất với các ưu tiên và khối lượng tuyển dụng của bạn.
- Nếu bạn là một nhà tuyển dụng bên ngoài làm việc cho các doanh nghiệp khách hàng hoặc điều hành một cơ quan nhân sự thì sẽ có những hệ thống phần mềm theo dõi ứng viên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.
5. Quản lý hiệu suất
Chức năng của phần mềm: Phần mềm quản lý hiệu suất giúp giảm căng thẳng từ đánh giá hiệu suất. Các hệ thống nhân sự này cho phép các công ty thiết lập các mục tiêu cá nhân và theo dõi hiệu suất của nhân viên, đồng thời tự động hóa các nhiệm vụ liên quan đến thu thập phản hồi, lưu trữ tài liệu và báo cáo các số liệu hiệu suất quan trọng cho các bên liên quan.
Tại sao bạn cần nó để phát triển: Từ việc cải thiện năng suất và duy trì hiệu suất cao đến tăng doanh số, lợi nhuận và sự gắn kết, quản lý hiệu suất dựa trên dữ liệu cung cấp gần như quá nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp đang phát triển. Và để trở thành một tổ chức hiệu suất dựa trên dữ liệu, bạn cần có hệ thống nhân sự phù hợp để quản lý lượng lớn dữ liệu nhân viên và theo dõi các xu hướng quan trọng theo thời gian.
Khi nào nên áp dụng: Mặc dù chúng tôi thấy việc áp dụng phần mềm quản lý hiệu suất trong phạm vi 501 đến 5000 nhân viên, bạn có thể muốn đầu tư vào các hệ thống nhân sự này sớm hơn nếu phát triển nhân viên là ưu tiên trong tổ chức của bạn.
Những cân nhắc chính:
- việc mua phần mềm phải phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu cấp cao nhất của tổ chức của bạn và không yêu cầu quà nhiều đào tạo cho người quản lý và nhân viên.
- Có thể đi sâu vào các số liệu của bạn để đưa ra những hiểu biết có giá trị để cải thiện là rất quan trọng, vì vậy hãy đảm bảo mọi tùy chọn bạn xem xét đều có khả năng phân tích hiệu suất chuyên sâu.
6. Quản trị lợi ích
Chức năng của phần mềm: Đăng ký người lao động trong các lợi ích như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và quản lý bất kỳ thay đổi nào sau đó đã là quá trình khó khăn cho cả chủ lao động và nhân viên. Phần mềm quản trị lợi ích giúp hợp lý hóa các quy trình này và theo dõi dữ liệu cho các mục đích chi phí và tuân thủ.
Tại sao bạn cần phát triển: Phần mềm quản trị lợi ích cung cấp giải pháp tập trung, trong đó nhân viên không chỉ có thể đăng ký quyền lợi hoặc tự thay đổi tùy chọn mà còn tự khắc phục các câu hỏi . Khả năng giám sát chặt chẽ chi phí lợi ích cũng sẽ rất quan trọng để tối đa hóa ROI.
Khi nào nên áp dụng: Phần mềm quản trị lợi ích sẽ mang đến hiệu quả nhất ở phạm vi quy mô nhân viên từ 501 đến 1001.
Những cân nhắc chính:
- Do các thay đổi đối với các quy định của chính phủ xảy ra thường xuyên, nên chức năng quản lý tuân thủ dễ sử dụng phải là ưu tiên hàng đầu khi kiểm tra hệ thống.
- Nếu bạn cung cấp nhiều đặc quyền thích hợp hơn cho những việc như đi lại hoặc thành viên phòng tập thể dục, có những hệ thống quản trị lợi ích có thể đáp ứng những nhu cầu này. Tránh chia nhỏ các tùy chọn lợi ích của bạn giữa các nền tảng và tập trung vào việc tìm kiếm một nhà cung cấp có thể làm tất cả.
Giai đoạn tăng trưởng của doanh nghiệp
3 hệ thống nhân sự bạn cần tối ưu hóa doanh nghiệp của bạn
Phần này dành cho các doanh nghiệp được thành lập vững chắc đang tìm cách tối ưu hóa hoạt động nhân sự của họ hoặc những doanh nghiệp có số lượng nhân viên rất lớn.
7. Onboarding
Chức năng của phần mềm: Phần mềm onboarding hướng dẫn các nhân viên mới thông qua tất cả các bước cần thiết để trở thành nhân viên chính thức, từ ký kỹ thuật số giấy tờ quan trọng đến hoàn thành nhiệm vụ đào tạo thuê mới. Các nền tảng này cũng cung cấp cho người mới một cơ hội sớm để tương tác với người quản lý và đồng nghiệp của họ để thoải mái và hiệu quả hơn ngay từ ngày đầu.
Tại sao bạn cần nó để tối ưu hóa: Phần mềm tích hợp có thể cắt giảm thời gian để nhân viên mới làm việc hiệu quả bằng cách tự động hóa các công việc giấy tờ tẻ nhạt để công nhân có thể sớm tìm hiểu về vị trí của họ ngay cả trước ngày đầu tiên qua cổng thông tin trực tuyến .
Khi nào nên áp dụng: Theo dữ liệu của chúng tôi, bạn nên áp dụng phần mềm onboarding nếu chức năng đã có sẵn trong bộ phận nhân sự hoặc tuyển dụng hiện tại của bạn khi bạn đạt tới 500 nhân viên.
Những cân nhắc chính:
- Chức năng onboarding thu hẹp khoảng cách giữa theo dõi ứng viên và theo dõi nhân sự. Việc tích hợp các khả năng này làm cho rắc rối hành chính khi chuyển một người nào đó từ người nộp đơn sang thuê mới sang nhân viên liền mạch hơn nhiều, vì vậy hãy đảm bảo các nền tảng này hoạt động tốt với các hệ thống hiện có.
- Các quy trình sẽ khác nhau rất nhiều giữa một nhân viên thử việc và điều hành. Tìm kiếm các hệ thống cho phép bạn tùy chỉnh quy trình làm việc dựa trên vai trò và phòng ban.
8. Quản lý lương thưởng/bồi thường
Chức năng của phần mềm: Khi bạn tính đến mọi thứ trong nhiều năm kinh nghiệm, hiệu suất, mức lương sẽ tăng trong khu vực của bạn. Bạn có trả cho công nhân của mình số tiền phù hợp không? Là kế hoạch bồi thường của bạn đủ linh hoạt để bền vững trong thời điểm khó khăn? Phần mềm quản lý lương thưởng cho phép bạn trả lời những câu hỏi quan trọng này bằng cách tìm hiểu sâu hơn về các yếu tố bên trong (ví dụ: doanh thu của công ty, ngân sách) cũng như các yếu tố bên ngoài (ví dụ: thị trường việc làm địa phương, biến động tiền tệ).
Tại sao bạn cần nó để tối ưu hóa: Phần mềm quản lý bồi thường có thể giúp bạn cắt giảm theo một số cách. Ở cấp độ nhân viên, các nền tảng này có thể lấy điểm hiệu suất từ hệ thống quản lý hiệu suất của bạn để đề xuất các khoản thanh toán tiền thưởng dựa trên kết quả mong muốn.
Ở cấp độ vĩ mô, phần mềm này có thể tính toán ngân sách bồi thường cho toàn bộ lực lượng lao động của bạn và đề xuất các khoản thanh toán dựa trên các hoàn cảnh khác nhau về hiệu suất của công ty để đảm bảo bạn duy trì hoạt động trong thời gian tốt và xấu.
Khi nào nên áp dụng: Các hệ thống này là “hệ thống tốt nếu có” chứ không phải là “hệ thống cần phải có”, như được minh họa bởi tỷ lệ thấp người mua yêu cầu ứng dụng này bên dưới. Yêu cầu cao điểm sau khi đạt mức 5.000 nhân viên.
Những cân nhắc chính:
- Các hệ thống quản lý lương thưởng với giá cả thị trường việc làm có thể giúp bạn xác định mức lương phù hợp cho các vai trò duy nhất trong tổ chức của bạn mà không tồn tại bất cứ nơi nào khác.
- Tại thời điểm khoảng cách trả tiền theo giới tính và tính minh bạch bồi thường đang được xem xét kỹ lưỡng hơn bao giờ hết, một hệ thống quản lý bồi thường có thể chứng minh là có lợi trong việc cung cấp sự rõ ràng và hỗ trợ dữ liệu cho một quy trình mờ ám trong lịch sử.
9. Quản lý học tập/đào tạo
Chức năng của phần mềm: Nếu bạn vẫn chủ yếu dựa vào các lớp học và trình chiếu để đào tạo nhân viên, hệ thống quản lý học tập (LMS) có thể giúp bạn đưa đào tạo nhân viên vào một môi trường trực tuyến linh hoạt và hấp dẫn hơn. Với LMS, các giảng viên có thể tạo các khóa đào tạo hợp nhất các định dạng đa phương tiện khác nhau, quản lý các khóa học cho công nhân, kiểm tra họ về kiến thức mà họ đã học được và phân tích hiệu quả đào tạo theo thời gian.
Tại sao bạn cần nó để tối ưu hóa: Đào tạo liên tục là rất quan trọng nếu bạn muốn phát triển công nhân để tiến lên nấc thang sự nghiệp tại công ty của bạn trong khi vẫn giữ được tài năng hàng đầu. Điều này nói thì dễ hơn làm, đặc biệt là với lực lượng lao động toàn cầu, đông đảo: Tài liệu phải được cập nhật khi cần thiết, công nhân tụt hậu cần được xác định và đưa lên tốc độ, và các khóa đào tạo phải bằng cách nào đó không hoàn toàn nhàm chán và tẻ nhạt.
Khi nào nên áp dụng: Theo dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi thấy việc mua các công cụ LMS chỉ bắt đầu từ 251 đến 10.000 nhân viên và thậm chí sau đó, rất ít người mua tỏ ra quan tâm đến chức năng quản lý học tập.
Những cân nhắc chính:
- Không giống như các ứng dụng nhân sự khác thường được định giá dựa trên số lượng nhân viên trong tổ chức của bạn, LMS thường được định giá dựa trên số lượng người dùng hoặc người học. Hãy ghi nhớ điều này khi lập ngân sách cho một hệ thống.
- Bạn có thể mua các khóa học của bên thứ ba từ các nhà cung cấp cho các chủ đề ít cụ thể hơn của công ty hoặc, thậm chí tốt hơn, tận dụng nội dung do người dùng tạo từ các nhân viên trong các khóa học của bạn để tiết kiệm tiền.
Các hệ thống nhân sự cần thiết để tối ưu hóa doanh nghiệp
Hãy nhớ rằng: Không có một hệ thống phù hợp cho tất cả giai đoạn
Biết khi nào nên mua các hệ thống nhân sự này chỉ là một yếu tố trong việc áp dụng các nền tảng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Có những yếu tố khác bạn cần xem xét trước khi mua, chẳng hạn như liên kết khoản đầu tư của bạn vào công nghệ nhân sự với kết quả kinh doanh mong muốn của bạn, cũng như các điểm định giá khác nhau của các hệ thống này.
