Bảng chấm công trên excel được sử dụng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc,… Dựa theo đó, sẽ có căn cứ để tính trả lương, bảo hiểm xã hội,… cho từng người và quản lý lao động trong các công ty, doanh nghiệp. Vậy để tối ưu hóa việc quản lý chấm công bằng excel, bạn cần biết cách tính bảng chấm công trong excel một cách tốt nhất.
Theo dõi bài viết dưới đây, để được hướng dẫn cách tính bảng chấm công trong excel, kèm công thức thực hiện cụ thể!
1. Công thức và cách nhập tiêu đề bảng chấm công trong excel
Để tạo bảng chấm công trong excel, bạn cần có bảng tính toán tổng số giờ làm việc mỗi ngày, mỗi tuần của nhân viên làm trong giờ hành chính cũng như ngoài giờ.
Mẫu bảng chấm công trong excel
Chúng ta sẽ bắt đầu thực hiện từ việc nhập tiêu đề bảng. Dĩ nhiên, bạn có thể định dạng chữ tùy thích. Nhập nội dung cho ô “Tổng số giờ làm việc trong tuần”.
Tiếp đến, chúng ta sẽ nhập công thức: Cụ thể là vào ô B9 và nhập =D5. Công thức này sẽ lấy ngày bắt đầu trong tuần đã được nhập vào ô D5. Vào ô B10, nhập B9+1 rồi sao chép công thức này vào vùng B11:B15.
Kế tiếp, nhập thứ trong tuần vào ô C9:C15. Bạn cần định dạng ngày trong cột C để hiển thị ngày trong tuần (Mon, Tue, Wed,…). Để thực hiện, bạn chọn ô C9:C15 và chọn Format. Cells.
Sau đó, bạn vào khung hội thoại Format Cells, nhấn mục Number. Chọn Custom rồi gõ dddd trong khung type. Nhấn OK để đóng khung hội thoại này.
Trước khi nhập bất kỳ công thức nào thực hiện tính toán thực tế, bạn nên kiểm tra và giá trị thời gian mẫu trong vùng D9:G15. Nếu dùng AM hay PM, nhớ chừa một khoảng trắng trước đó. Kế tiếp vào ô H9 rồi nhập công thức
2. Công thức và cách tính bảng chấm công trong excel
Ở phần đầu của công thức tính tổng số giờ làm việc trong buổi sáng bằng cách lấy giờ trong cột E trừ đi giờ trong cột D. Phần thứ hai tính tổng số giờ làm việc trong buổi chiều bằng cách lấy giờ trong cột G trừ đi giờ trong cột F. Các hàm IF áp dụng cho trường hợp làm ca ba đến nửa đêm.
Ví dụ: Một công nhân có thể bắt đầu làm việc từ lúc 10 giờ đêm và nghỉ ăn lúc 2 giờ sáng. Không có lệnh IF, kết quả công thức sẽ bị âm.
Bảng chấm công trong excel được xây dựng dựa trên nhiều công thức
Chép công thức trong ô H9 vào H10:H15. Bây giờ bạn cần định dạng những ô này, để hiển thị giờ giấc. Đánh dấu vùng H9:H15, chọn Format.Cells rồi nhấn mục Number. Chọn Time trong danh sách Category. Kế đến là chọn tùy chọn đầu tiên trong danh sách Type rồi nhấn OK.
Bước tiếp theo là tính tổng số giờ làm việc trong tuần. Vào ô H18, nhập SUM=(H9:H15). Công thức này tính tổng số giờ làm việc trong cột H. Bây giờ nhập vào ô H19 công thức =MIN(H18,1+(TIME(40,0,0)).
Công thức này giả định rằng một tuần có 40 giờ làm việc, kết quả công thức này sẽ hoặc nhỏ hơn tổng số giờ đã làm việc hoặc nhỏ hơn 40 giờ. Công thức cuối cùng trong ô H20 là H18-H19. Công thức này tính số giờ làm thêm bằng cách lấy tổng số giờ làm việc thực tế trừ đi số giờ quy định. Nếu công ty bạn quy định một tuần làm việc hơn 40 giờ, bạn phải đổi công thức trong ô H19.
Thêm một bước quan trọng nữa là định dạng giờ trong vùng H18:H20. Vì những ô này có thể hiện giá trị giờ lớn hơn 24 giờ nên bạn cần tùy biến định dạng giờ. Chọn vùng H18:H20, chọn Format Cells rồi nhấn mục Number. Chọn Custom từ danh sách Category, nhập [h]:mm vào khung Type rồi nhấn OK. Dùng dấu ngoặc vuông cho phần giờ để bảng tính hiển thị được giá trị lớn hơn 24 giờ
3. Sử dụng máy chấm công để tiết kiệm thời gian
Thực tế cho thấy, việc tính bảng chấm công trong excel tốn khá nhiều thời gian và công sức. Chưa kể đến việc bị nhầm lẫn, hay sai sót dẫn đến tính thiếu công và sai tiền lương của công nhân viên. Để khắc phục tình trạng này một cách hiệu quả nhất, thì máy chấm công chính là thiết bị được gợi ý lựa chọn không thể lý tưởng hơn.
Máy chấm công – giải pháp chấm công, tính lương hiệu quả, nhanh chóng
Sử dụng máy chấm công, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và quản lý sự hiện diện hay ra vào của công nhân viên, dù ở bất kỳ vị trí làm việc nào. Ngoài ra, máy chấm công còn có chức năng chấm công, thu thập và lưu trữ dữ liệu của nhân viên, công nhân,… tạo ra file báo cáo để phục vụ cho việc tính công, trả tiền lương,… mỗi tháng.
Nếu bạn muốn mua máy chấm công chất lượng, giá cả phải chăng, thì có thể liên hệ đến Công ty giải pháp Tinh Hoa qua hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được tư vấn tận tình!
