- Giới thiệu về CTPAT và Checklist Đánh giá CTPAT
- Lợi ích của việc xây dựng Checklist Đánh giá C-TPAT
- Các nội dung chính trong Checklist Đánh giá C-TPAT
- Đối tượng nên tham gia C-TPAT
- Quy trình đạt chứng nhận C-TPAT
Thương mại quốc tế ngày càng tiềm ẩn nhiều rủi ro — từ gian lận, khủng bố đến gián đoạn chuỗi cung ứng — khiến an ninh chuỗi cung ứng trở thành ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp toàn cầu. Đáp lại yêu cầu đó, Chương trình Quan hệ đối tác Thương mại – Hải quan chống khủng bố (C-TPAT) của Hoa Kỳ được xem là một trong những sáng kiến quan trọng nhất nhằm tăng cường bảo mật và tối ưu vận hành chuỗi cung ứng.
Trong quá trình triển khai C-TPAT, Checklist đánh giá đóng vai trò như một “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp nhận diện lỗ hổng, củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ và nâng cao mức độ tuân thủ theo chuẩn quốc tế. Việc áp dụng đúng cách không chỉ tăng cường năng lực phòng ngừa rủi ro mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh rõ rệt trong môi trường thương mại toàn cầu ngày càng khắt khe.
I. Giới thiệu về CTPAT và Checklist Đánh giá CTPAT
C-TPAT là gì?
C-TPAT là viết tắt của Customs-Trade Partnership Against Terrorism, được định nghĩa là Chương trình an ninh phối hợp tự nguyện giữa khu vực công và tư nhằm xây dựng an ninh chuỗi cung ứng và biên giới. Đây là một sáng kiến chung của chính phủ và doanh nghiệp Mỹ, được thiết lập nhằm tăng cường an ninh thương mại và bảo vệ chuỗi cung ứng toàn cầu khỏi các mối đe dọa như khủng bố, buôn lậu và gian lận thương mại.
Chương trình này được thành lập vào tháng 11 năm 2001, xuất phát từ vụ tấn công khủng bố ngày 11 tháng 9 năm 2001 tại Hoa Kỳ. Sự kiện này đã thay đổi sâu sắc nhận thức về an ninh quốc gia, thúc đẩy việc xây dựng các biện pháp bảo vệ hệ thống thương mại quốc tế. Kể từ khi ra đời, C-TPAT không ngừng được cập nhật và điều chỉnh để thích ứng với những thách thức an ninh mới.
Cục Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP – Customs and Border Protection) là cơ quan chịu trách nhiệm ngăn chặn khủng bố và vũ khí khỏi biên giới Hoa Kỳ, đồng thời yêu cầu các doanh nghiệp tham gia C-TPAT phải đảm bảo thực hiện toàn bộ các yêu cầu bảo mật trong hoạt động và giao tiếp, cũng như xác minh các nguyên tắc bảo mật từ các đối tác kinh doanh trong chuỗi cung ứng của mình.
Checklist Đánh giá C-TPAT là gì?
Checklist đánh giá là một bảng liệt kê các công việc, nội dung, vấn đề chính và quan trọng cần kiểm tra trong quá trình đánh giá. Checklist Đánh giá CTPAT là một trong những tài liệu cần thiết và quan trọng giúp quy trình đánh giá CTPAT đạt hiệu quả cao, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về an ninh chuỗi cung ứng. Nó được sử dụng trong cả quá trình đánh giá nội bộ (bên thứ nhất) hoặc đánh giá chính thức (bên thứ ba).
II. Lợi ích của việc xây dựng Checklist Đánh giá CTPAT
Việc xây dựng và sử dụng Checklist đánh giá CTPAT mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Có cái nhìn hoàn chỉnh về nội dung đánh giá và không bỏ sót các nội dung cần đánh giá. Điều này đảm bảo quá trình đánh giá nội bộ và chứng nhận diễn ra một cách khoa học, đầy đủ và hiệu quả.
- Giảm số lần kiểm tra và giảm thời gian chờ đợi tại biên giới Hoa Kỳ: Các doanh nghiệp đạt chứng nhận C-TPAT được xem là rủi ro thấp, do đó giảm tần suất kiểm tra bởi CBP, giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng hơn.
- Tiếp cận tuyến đường Thương mại Tự do và An toàn (FAST): Doanh nghiệp có thể ưu tiên thông quan tại các biên giới đất liền giữa Hoa Kỳ với Canada và Mexico, rút ngắn thời gian vận chuyển.
- Truy cập vào hệ thống Cổng thông tin C-TPAT: Cung cấp quyền sử dụng thư viện tài liệu đào tạo và các công cụ hỗ trợ về an ninh chuỗi cung ứng.
- Đủ điều kiện tham gia các chương trình thí điểm của Chính phủ Hoa Kỳ và Chương trình Tự đánh giá Nhà nhập khẩu (ISA).
- Ưu tiên nhập hàng trong tình huống khẩn cấp sau thảm họa thiên nhiên hoặc sự cố an ninh nghiêm trọng.
- Chỉ định chuyên gia an ninh chuỗi cung ứng, giúp nâng cao năng lực kiểm soát an ninh nội bộ.
- Nâng cao uy tín thương hiệu và được công nhận là Đối tác thương mại đáng tin cậy. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng xuất khẩu vào thị trường Hoa Kỳ mà còn nâng cao uy tín với các đối tác quốc tế.
- Tối ưu hóa chi phí và thời gian trong chuỗi cung ứng nhờ quy trình hiệu quả hơn và giảm thiểu rủi ro.
- Tuân thủ các yêu cầu pháp lý khi xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Hoa Kỳ và tránh rủi ro về pháp luật.
- Hỗ trợ doanh nghiệp thêm điều kiện để đạt được các tiêu chuẩn khác của thị trường Mỹ như FDA, USDA.
- Giảm thiểu rủi ro an ninh trong chuỗi cung ứng thông qua việc xác định các lỗ hổng bảo mật và thực hiện các biện pháp an ninh cụ thể.
III. Các nội dung chính trong Checklist Đánh giá CTPAT
Checklist C-TPAT bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng, được thiết kế để đảm bảo an ninh toàn diện trong chuỗi cung ứng. Các nội dung chính được kiểm tra bao gồm:
- Tầm nhìn và trách nhiệm bảo mật: Đánh giá sự tồn tại của các thủ tục bằng văn bản để xem xét chương trình an ninh chuỗi cung ứng, sự tham gia của các bên liên quan, và chính sách cam kết bảo mật chuỗi cung ứng được ký bởi quan chức cấp cao.
- Đánh giá rủi ro: Kiểm tra việc tiến hành tự đánh giá rủi ro dựa trên thông lệ, thủ tục và chính sách bảo mật cho cả cơ sở nằm trong và không nằm trong tầm kiểm soát của công ty, bao gồm việc xem xét các yếu tố như khối lượng, quốc gia xuất xứ, định tuyến, mối đe dọa khủng bố.
- Bảo mật đối tác kinh doanh: Xác minh quy trình dựa trên rủi ro để lựa chọn và giám sát tất cả các đối tác kinh doanh, yêu cầu họ hoàn thành bảng câu hỏi bảo mật hoặc cung cấp bằng chứng tuân thủ tiêu chí C-TPAT, bao gồm cả việc sửa chữa kịp thời những thiếu sót và cung cấp hướng dẫn đào tạo. Chương trình tuân thủ xã hội nghiêm cấm sử dụng lao động trẻ em, cưỡng bức cũng là một phần được kiểm tra.
- An ninh mạng: Đánh giá sự tồn tại và hiệu quả của các chính sách, quy trình bằng văn bản toàn diện về bảo vệ CNTT và an ninh mạng, bao gồm việc sử dụng phần mềm xác định và ngăn chặn truy cập trái phép, bảo vệ khỏi phần mềm độc hại, và quy trình xử lý kỷ luật vi phạm.
- Phương tiện vận chuyển và công cụ vận tải quốc tế (IIT): Kiểm tra các thủ tục bằng văn bản bao gồm kiểm tra an ninh và nông nghiệp đối với container, khu vực xếp dỡ và lưu trữ hàng hóa (kiểm tra 7 hoặc 8 điểm cho container rỗng và 10 điểm cho trailer). Đảm bảo tính toàn vẹn của thùng chứa trong quá trình xếp/đóng gói, thực hiện tìm kiếm ngẫu nhiên, và duy trì khu vực an toàn để xử lý và lưu trữ hàng hóa.
- Bảo mật niêm phong: Xác minh các thủ tục bằng văn bản để kiểm soát, ghi lại và dán các con dấu tuân thủ ISO 17712 trên tất cả các thùng chứa và IIT, cũng như việc kiểm tra định kỳ niêm phong và đối chiếu tài liệu.
- Bảo mật thủ tục: Đảm bảo hàng hóa được cất giữ trong khu vực an toàn nếu giữ lâu dài, kiểm tra định kỳ khu vực lưu trữ về khả năng nhiễm dịch hại, tách biệt hàng hóa quốc tế với nội địa, và hàng hóa nguy hiểm/độc hại với hàng hóa khác. Ngoài ra, kiểm tra việc đánh dấu, đếm, cân, lập hồ sơ hàng hóa đúng cách và tính toàn vẹn của thông tin thanh toán và quản lý hàng hóa.
- An ninh nông nghiệp: Tập trung vào các thủ tục bằng văn bản để ngăn ngừa ô nhiễm dịch hại từ vật liệu đóng gói bằng gỗ (WPM) theo Tiêu chuẩn Quốc tế của IPPC về các Biện pháp Kiểm dịch Thực vật số 15 (ISPM 15).
- Bảo mật vật lý: Kiểm tra việc thiết kế và xây dựng cơ sở bằng vật liệu thích hợp để ngăn chặn truy cập trái phép, bao gồm hàng rào chu vi, thiết bị khóa chức năng cho tất cả cửa ra vào, cửa sổ, cổng và hàng rào nội/ngoại, kiểm soát việc cấp và thu hồi chìa khóa, hệ thống chiếu sáng, báo động và camera giám sát.
- Kiểm soát tiếp cận vật lý: Đánh giá các quy trình bằng văn bản xác định các biện pháp kiểm soát truy cập cho nhân viên, tài xế và khách truy cập, bao gồm yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân và cấp ID tạm thời.
- Bảo mật nhân sự: Xác minh thông tin đơn xin việc, phỏng vấn, kiểm tra lý lịch của nhân viên tiềm năng trước khi tuyển dụng và kiểm tra định kỳ nhân viên hiện tại. Quy trình xử lý khi nhân viên nghỉ việc cũng cần được xem xét.
- Giáo dục, đào tạo và nhận thức: Đảm bảo công ty cung cấp dịch vụ đào tạo về an ninh và nông nghiệp cho nhân viên mới và đào tạo bồi dưỡng thường xuyên để nhân viên luôn cập nhật chính sách và thủ tục.
IV. Đối tượng nên tham gia C-TPAT
C-TPAT là chương trình phù hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp trong ngành thương mại quốc tế, bao gồm: Nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, hãng vận tải (hàng không, đường cao tốc, đường sắt, đường biển), nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL), người gom hàng, nhà môi giới hải quan, nhà sản xuất ở nước ngoài, và cơ quan quản lý cảng biển và bến bãi.
Các điều kiện cụ thể để tham gia C-TPAT thay đổi tùy thuộc vào vai trò của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng. Ví dụ, đối với Đơn vị xuất khẩu hoặc Đơn vị nhập khẩu, các yêu cầu bao gồm việc có văn phòng kinh doanh có nhân viên tại Hoa Kỳ/Canada, có mã số nhận dạng (EIN, DUNS, IOR), chỉ định một nhân viên an ninh hàng hóa chính, ký “Thỏa thuận tham gia tự nguyện”, hoàn thành hồ sơ bảo mật chuỗi cung ứng, có mức độ tuân thủ chấp nhận được và không có khoản nợ tài chính với CBP.
Đối với Hãng hàng không, yêu cầu bao gồm việc vận chuyển các lô hàng hóa đến Hoa Kỳ trong năm qua, có Mã IATA đang hoạt động, có giấy phép vận chuyển quốc tế liên tục hợp lệ, và các điều kiện tương tự về nhân viên, thỏa thuận, hồ sơ và không có nợ tài chính.
V. Quy trình đạt chứng nhận C-TPAT
Quá trình đạt được chứng nhận C-TPAT bao gồm các bước chính sau:
- Xác định đủ điều kiện: Doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các tiêu chí đủ điều kiện của C-TPAT trước khi nộp đơn.
- Hoàn tất đơn xin C-TPAT: Quy trình bắt đầu bằng việc điền đơn trực tuyến thông qua Cổng thông tin C-TPAT, yêu cầu thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh, các biện pháp bảo mật hiện có và chuỗi cung ứng.
- Thực hiện tự đánh giá và hoàn thành hồ sơ bảo mật chuỗi cung ứng: Sau khi nộp đơn, doanh nghiệp cần tự đánh giá kỹ lưỡng các hoạt động bảo mật của mình, bao gồm xem xét các chính sách liên quan đến an ninh nhân sự, vật lý, kiểm soát truy cập và an ninh mạng. Hồ sơ này cần giải thích rõ cách công ty đáp ứng và duy trì các tiêu chí bảo mật tối thiểu của C-TPAT.
- Thực hiện các biện pháp bảo mật: Dựa trên kết quả tự đánh giá, doanh nghiệp cần thực hiện các thay đổi cần thiết để đáp ứng các tiêu chí bảo mật C-TPAT, như nâng cấp hệ thống an ninh vật lý, tăng cường đào tạo nhân viên, hoặc cải thiện giao thức an ninh mạng.
- Nộp tài liệu hỗ trợ: Sau khi thực hiện các biện pháp bảo mật bắt buộc, doanh nghiệp nộp tài liệu cho CBP để chứng minh sự tuân thủ các tiêu chuẩn C-TPAT, bao gồm các chính sách, quy trình, hồ sơ đào tạo và bất kỳ chứng nhận liên quan nào.
- Quy trình xác thực CBP: CBP sẽ tiến hành chuyến thăm xác nhận đến cơ sở của doanh nghiệp để đánh giá các hoạt động bảo mật theo các tiêu chuẩn C-TPAT.
- Phê duyệt chứng nhận: Nếu doanh nghiệp vượt qua quá trình xác thực, CBP sẽ cấp chứng nhận C-TPAT chính thức và doanh nghiệp sẽ được liệt kê là thành viên được chứng nhận trong cơ sở dữ liệu C-TPAT. CBP có tối đa 90 ngày để chứng nhận hoặc từ chối đơn đăng ký.
Điều quan trọng cần lưu ý là C-TPAT là một chương trình tự nguyện và không có chi phí liên quan đến việc tham gia và nhận được chương trình này trực tiếp từ CBP. Tuy nhiên, các tổ chức tư vấn và chứng nhận bên thứ ba có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình xây dựng, áp dụng và đánh giá để đạt được chứng nhận này.
VI. Kết luận
Việc áp dụng và tuân thủ các yêu cầu của C-TPAT, đặc biệt thông qua việc sử dụng Checklist đánh giá chi tiết, là một bước đi chiến lược và cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào tham gia vào chuỗi cung ứng quốc tế và hướng tới thị trường Hoa Kỳ. Nó không chỉ là minh chứng cho cam kết về an ninh mà còn mở ra nhiều cơ hội thương mại và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
Để được hướng dẫn chi tiết và chuyên sâu trong việc xây dựng Checklist đánh giá CTPAT và áp dụng các yêu cầu của chương trình, các doanh nghiệp có thể liên hệ với các đơn vị tư vấn và chứng nhận chuyên nghiệp.
