Bị thiếu nhân lực vào giờ cao điểm là tình trạng phổ biến tại nhiều nhà máy sản xuất, từ FMCG, cơ khí, dệt may đến linh kiện điện tử. Cứ mỗi khi đơn hàng tăng đột biến – gần đến thời hạn giao – là dây chuyền vận hành bước vào “chế độ cao điểm”. Nhưng trớ trêu thay, đúng lúc cần người nhất thì lực lượng lao động lại thiếu hụt nghiêm trọng.
Hậu quả kéo theo là công suất không đạt, tiến độ chậm, sai sót tăng và chi phí bồi thường phát sinh. Vậy nguyên nhân sâu xa nào khiến các nhà quản lý vẫn liên tục “mắc kẹt” trong vòng xoáy này, dù đã có kinh nghiệm và quy trình vận hành chặt chẽ?
Bài viết sau tổng hợp các nguyên nhân chính, dựa trên trải nghiệm thực tế tại nhà máy Việt Nam. Cùng với đó là cách phân tích, gợi ý biện pháp khắc phục mang tính nhân văn và công nghệ – nhằm giúp bạn sớm thoát khỏi tình trạng “thiếu người mỗi khi lên cơn cao điểm”.
Các nguyên nhân thiếu nhân lực vào giờ cao điểm
1. Lịch làm việc không linh hoạt, ca kíp không tối ưu
Một tình huống thường gặp là lịch ca kíp được lập theo mẫu “cứng nhắc”: sáng – chiều – đêm, trong khi nhu cầu sản xuất lại lên cao vào sáng sớm trước giờ giao hàng hoặc chiều muộn. Kết quả là một số ca quá tải, đổ dồn, trong khi ca khác lại nhân lực thừa hoặc không có đủ kỹ năng phù hợp.
Ở các nhà máy có áp dụng công nghệ phân ca tự động, ca kíp được điều chỉnh linh hoạt theo điểm “giao cắt” giữa tăng ca, lượng nhân sự có kỹ năng – kết nối chặt với dữ liệu đơn hàng. Trái lại, nhiều nơi còn dùng lịch in giấy, cập nhật thủ công, không phản ứng kịp thời với tình huống phát sinh.
Giải pháp thuyết phục là áp dụng công cụ phân ca thông minh, tích hợp đồng bộ với phần mềm ERP. Hệ thống này hiểu được đặc thù nhân sự – kỹ năng – khả năng tăng ca của từng ca – và tự động đề xuất lịch tối ưu. Với mỗi đợt cao điểm, lịch làm việc được điều chỉnh linh hoạt theo thông số thực tế. Nhờ đó, nhân viên được phân bổ hợp lý, không bị quá tải, giảm nguy cơ nghỉ đột xuất giữa ca, bảo đảm hiệu suất sản xuất.
2. Dự báo nhu cầu sai lệch, không có dữ liệu dự báo
Doanh nghiệp hiện đại vẫn phải dự báo sản lượng sản xuất – tuy nhiên nhiều nơi dựa hoàn toàn vào kinh nghiệm hoặc đơn hàng “ngày mai phát sinh đột ngột” thành quen. Hết tháng thì vội vã, không chủ động trước 1–2 tuần.
Ví dụ đáng chú ý: một nhà máy linh kiện điện tử dự định sản xuất cho đơn hàng “x4” đúng giờ cao điểm, nhưng lại không phân bổ đủ dòng sản phẩm liên quan. Kết quả, vào thời gian quyết định – ca chiều – lại thiếu nhân sự có kỹ năng, phải điều từ nhiều bộ phận, gây chậm tiến độ.
Một hệ thống dự báo nhu cầu theo dữ liệu lịch sử – đơn hàng khách hàng – trend ngành sẽ giúp bạn nhận biết được “điểm nóng”, chuẩn bị nguồn lực trước 7–14 ngày. Công cụ này sẽ dự đoán số lượng nhân viên – loại kỹ năng – thời gian cao điểm – để bạn sắp lịch thông minh, chủ động hơn.
3. Không có chính sách thưởng nóng / phụ cấp giờ cao điểm
Giờ cao điểm đồng nghĩa với áp lực, tăng ca, thậm chí tăng thời gian làm thêm ngoài ca. Trong nhiều nhà máy vẫn áp dụng kiểu “cào bằng”: tăng ca đơn nào thì trả thêm tiền, không phân biệt “giờ cao điểm, nguy cơ sai sót cao”. Trong khi đó, so với ca thường ngày, ca cao điểm chịu áp lực tăng gấp đôi: tốc độ nhanh hơn, nghỉ giữa ca ít hơn, mắt phải căng hơn, rủi ro công nghệ – chất lượng cao hơn.
Đó là lý do cần có chính sách phụ cấp giờ cao điểm, thưởng nóng cho team đủ người đúng giờ, chất lượng đơn hàng đúng thời hạn. Điều này giúp ghi nhận sự cống hiến, động viên nhân sự, giảm tỉ lệ nghỉ không báo trước. Đồng thời, nếu kết hợp với văn hóa vận hành linh hoạt (Công khai – Công bằng – Cảm thông), nhân viên dễ cảm thấy đây không phải là “ép tăng ca”, mà là “đồng hành vì mục tiêu chung”.
4. Thiếu công cụ quản lý lịch làm việc và phân ca thông minh
Ở góc độ công nghệ, “thiếu người giờ cao điểm” phần lớn xuất phát từ hệ thống vận hành lạc hậu: lịch làm việc chưa liên kết dữ liệu sản lượng, lịch tăng ca, công suất, năng lực cá nhân và nhân viên dự phòng.
Nhiều nơi chỉ dùng Excel hoặc lịch giấy, hoàn toàn thủ công. Nếu cần tăng nhanh 10 người vào ngày mai, quản lý phải gọi từng nhân viên, nhắn tin, rồi trả lời, hỏi lại, xác nhận… mất hàng chục phút – thậm chí vài giờ giữa giờ cao điểm.
Giải pháp hiệu quả là sử dụng phần mềm phân ca và gọi nhân sự trực tiếp, có thể gửi tin nhắn tự động, tracking xác nhận và tạo báo cáo đầy đủ chỉ trong 30 giây. Khi nhân viên từ chối, hệ thống tự động gọi bản dự bị. Từ đó, nhà máy có được “thang backup” sẵn sàng. Khi xảy ra thiếu người, không cần chờ đợi – nhân sự đã phê duyệt “sẵn sàng tăng ca trong tuần” sẽ tự động được gọi.
5. Văn hóa doanh nghiệp chưa tốt, nhân sự nghỉ việc đột xuất
Khi văn hóa làm việc chưa gắn kết, nhân sự chưa cảm thấy mình là một phần của cả đội – họ dễ buông bỏ công việc khi thấy áp lực, công sức không được ghi nhận. Chỉ cần áp lực một chút ở giờ cao điểm – hoặc có mâu thuẫn nhỏ – nhân viên bỏ về, vắng đến vài người giữa chừng, ảnh hưởng cả dây chuyền sản xuất.
Thay vì phạt chồng phạt, nên xây dựng văn hóa tôn trọng và hỗ trợ khi thiếu người. Ví dụ: trong ca cao điểm, khách tăng đột xuất hoặc máy chết, nhân viên hỗ trợ nhau – tăng cường tinh thần đồng đội. Thậm chí, nhà máy có thể tổ chức “trà sữa thôi, xả stress cho ca cuối”. Việc tạo môi trường như vậy giúp giảm nghỉ không báo, và nhân viên cảm thấy “đồng cam cộng khổ” có giá trị.
Tinh Hoa từng triển khai dự án “đồng hành qua giờ cao điểm”: quản lý sử dụng app ghi nhận lời cảm ơn, những câu chuyện thấu hiểu giữa các ca, sau đó trích lời hay để đăng trên bảng nội bộ hàng tuần. Văn hóa được lan tỏa: nhân viên thấy mình được trân trọng, sẽ ít bỏ ca và tự nguyện lên back-up.
6. Không đào tạo kịp thời lực lượng dự phòng
Một số nhà máy xây dựng dạng “nhân viên võ sĩ đa năng”, nhưng không dành thời gian đào tạo đúng cách. Khi cần gọi phụ, phụ chỉ biết xử lý phần nhỏ, không thể thay thế vị trí then chốt. Khi thực sự gặp “giờ tuyển đột biến”, họ sợ sai, từ chối tăng ca – hoặc tăng ca nhưng làm kém, dẫn đến lỗi sản phẩm, gãy backorder.
Giải pháp hiệu quả là: xây dựng lộ trình “đào tạo chéo – thăng hạng linh hoạt”. Nếu bạn có “X nhân viên reserve” đã được huấn luyện cơ bản về kích hoạt dây chuyền, vận hành QC, đóng gói, thì khi cần mở rộng ca cao điểm, chỉ cần gọi họ vào – không phải “học chay” tại chỗ.
Qua phần mềm nhân sự, bạn có thể tích hợp module “kỹ năng & lịch sử đào tạo”. Khi vóc lớn – giai đoạn tăng đơn – trưởng ca còn chỉ việc chọn “kỹ năng cần tăng ca”, phần mềm sẽ lọc và mời trực tiếp từng cá nhân phù hợp. Nhờ đó ca cao điểm được bổ sung đúng người, đủ năng lực.
7. Quy trình tuyển dụng chậm chạp, thiếu người back-up
Đôi khi tình trạng thiếu người là do quy trình tuyển dụng – từ đăng tuyển, phỏng vấn, đến offer – kéo dài đến 2–3 tuần. Trong khi bạn cần người “xài liền” cho ca tăng đột biến. Hệ quả: dù sản xuất đã sắp hết giờ cao điểm nhưng chưa có nhân sự mới kịp xuất quân.
Một quy trình lý tưởng sẽ là: sau tuyển, duyệt và offer, ứng viên được onboard nhỏ giọt – nghĩa là chỉ đào tạo trước các module quan trọng để khi vào ca họ có thể chạy ngay. Phần onboarding sâu hơn làm sau.
Tinh Hoa khuyến nghị: thiết lập “kho back-up 10–20 nhân sự dự phòng” đã được xác nhận phỏng vấn xong – tuy chưa vào chính thức – nhưng sẵn sàng vào ca trong vòng 2–3 ngày. Khi xuất hiện đỉnh cao sản xuất, bạn chỉ việc cấp notify – họ sẽ lên ca ngay. Điều này giúp bạn giải quyết thiếu nhân lực đột xuất hiệu quả mà không phải chờ cả tháng.
8. Không tận dụng công nghệ tự động hóa hỗ trợ giờ cao điểm
Đôi khi công thức đơn giản nhất lại bị quên: nếu có thể chuyển một số khâu thủ công xuống tự động hoá, thì bạn không cần quá nhiều nhân sự. Các hoạt động như: kiểm tra kích thước, cân – đo – đóng gói, vận chuyển nội bộ, chấm công, báo lỗi – CRM… đều có thể hỗ trợ bằng robot, AI, IoT.
Ví dụ, một nhà máy dệt may sử dụng robot pick-pack ở khâu đóng gói thường xuyên, giúp giảm gần 30% áp lực tăng ca. Ngoài ra, hệ thống camera giám sát AI phát hiện lỗi chất lượng, tự cảnh báo khi đơn hàng vào “trạng thái nhạy cảm” để nhân sự phối hợp hỗ trợ, tránh đổ vỡ.
Với sự trợ giúp của Tinh Hoa, bạn có thể triển khai nhanh các module tự động hoá khung giờ cao điểm mà không phải đầu tư tốn kém. Một chiếc robot đơn giản với chi phí thấp hơn 2 ca cộng lại có thể giúp tránh việc kêu gọi 4–5 nhân sự dư thừa.
Kết luận: Thoát khỏi vòng luẩn quẩn “thích là cao điểm – thiếu là hiện thực”
Nhìn chung, tình trạng thiếu người trong giờ cao điểm tại các nhà máy sản xuất Việt Nam không hẳn là yếu tố khách quan – mà bắt nguồn từ cách tổ chức vận hành, phân ca, ứng dụng công nghệ, đào tạo và văn hóa nội bộ. Khi ta hiểu được bản chất từng điểm:
- Nếu bạn sửa ngay lịch làm việc + ca phân ca linh hoạt, bạn đã có thể giảm 40% rủi ro thiếu người.
- Nếu dự báo sớm, bạn sẽ chuẩn bị trước nhân sự.
- Phụ cấp công bằng, môi trường văn hoá “đồng hành”, sẽ giảm tỉ lệ nghỉ không lý do.
- Hệ thống đào tạo & back-up sẽ giúp ca cao điểm “chỉ cần gọi là lên”.
- Quy trình tuyển dụng nhanh giúp gắn nguồn dự phòng kịp thời.
- Cuối cùng, tự động hóa sẽ giảm áp lực đầu vào về con người.
Tóm lại, đằng sau mỗi “giờ cao điểm” là cơ hội để nhà quản lý thể hiện năng lực: từ việc tổ chức, trao quyền cho công nghệ, đến xây dựng tinh thần tập thể và hậu thuẫn nhân sự. Thay vì chật vật chống đỡ, bạn có thể chuyển mình – để khi đỉnh cao đến, nhà máy vẫn vận hành mượt mà như… chưa từng thiếu người.
Tham khảo các bài viết khác
Quản lý lương thưởng, lương 3P: Tầm quan trọng và cách áp dụng hiệu quả
Top 5 Thách thức về lương mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp gặp phải
