Chọn trang

Hướng dẫn triển khai Hợp đồng lao động điện tử theo Nghị Định 337 -checklist triển khai cho doanh nghiệp 200–2000 nhân sự

bởi | Th1 2, 2026 | Tinh Hoa | 0 Lời bình

 

1) Vì sao cần triển khai bài bản trước 01/07/2026?

Nghị định 337 có hiệu lực từ 01/01/2026, và quy định chậm nhất 01/07/2026 Nền tảng HĐLĐ điện tử phải vận hành; từ 01/07/2026 việc giao kết/thực hiện HĐLĐ điện tử theo Nghị định này được thực hiện. Thư Viện Pháp Luật+1

Ngoài “ký online”, Nghị định đặt ra yêu cầu hệ thống hóa: định danh – ký số – dấu thời gian – chứng thực thông điệp dữ liệu – gửi về Nền tảng để gắn ID – lưu trữ toàn vẹn – truy xuất – hỗ trợ báo cáo lao động. Thư Viện Pháp Luật+2Thư Viện Pháp Luật+2

 

2) Flow 8 bước triển khai theo Nghị định 337

1. Chọn mô hình triển khai

  • (A) Ký mới 100% HĐLĐ điện tử qua eContract

  • (B) Ký mới điện tử + chuyển đổi dần hợp đồng giấy → điện tử

  • (C) Giữ song song (tùy nhóm lao động), nhưng vẫn cần chuẩn ID và lưu trữ

2. Chọn eContract/nhà cung cấp đáp ứng điều kiện


eContract phải đáp ứng một loạt điều kiện (ký số/kiểm tra chữ ký số, bảo mật, lưu trữ toàn vẹn, định danh-xác thực, chức năng chứng thực trước khi gửi Nền tảng để gắn ID, kết nối API, an toàn thông tin…). Thư Viện Pháp Luật+1
Nhà cung cấp eContract có thêm điều kiện: công nghệ đối chiếu/định danh (bao gồm sinh trắc học theo mô tả), và có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy cho dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu. Thư Viện Pháp Luật

Nghị định 337

3. Chuẩn hóa “hồ sơ định danh”

  • NLĐ/NSDLĐ là cá nhân: giấy tờ tùy thân + (với nước ngoài: hộ chiếu/visa…), và yêu cầu định danh theo quy định. Thư Viện Pháp Luật+1

  • NSDLĐ là tổ chức: hồ sơ pháp nhân + giấy tờ người đại diện theo pháp luật. Thư Viện Pháp Luật

4. Thiết lập ký số + dấu thời gian

NLĐ/NSDLĐ cần có chữ ký số và dùng dịch vụ cấp dấu thời gian. Thư Viện Pháp Luật+1

5. Chuẩn hóa mẫu HĐLĐ + luồng phê duyệt

  • Mẫu theo loại (thử việc, xác định thời hạn/không xác định, phụ lục…)

  • Quy định rõ thẩm quyền ký, người duyệt, và tình huống phát sinh

6.Ký – chứng thực – gửi Nền tảng để gắn ID

  • HĐLĐ có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số + dấu thời gian + chứng thực thông điệp dữ liệu (trừ khi các bên thỏa thuận khác). Thư Viện Pháp Luật

  • Trong vòng 24 giờ từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi HĐLĐ điện tử về Nền tảng để gắn ID theo quy định Bộ Nội vụ. Thư Viện Pháp Luật

7. Lưu trữ – truy xuất – nhật ký giao dịch

Nguyên tắc chung yêu cầu tuân thủ quy định về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ; và hợp đồng phải được gửi cho cả NLĐ/NSDLĐ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Thư Viện Pháp Luật

8. Báo cáo tình hình sử dụng lao động

eContract phải hỗ trợ NSDLĐ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo giao thức/định dạng do Bộ Nội vụ quy định. Thư Viện Pháp Luật+1

3) Checklist triển khai theo vai trò (HR – IT – Pháp chế – An ninh)

Checklist cho HR

  • Chuẩn hóa bộ mẫu HĐLĐ/Phụ lục/Thông báo

  • Thiết kế luồng ký theo loại hợp đồng + thẩm quyền

  • Quy định “điều kiện ký”: định danh đủ? ký số? dấu thời gian?

  • Quy trình “sửa đổi/tạm hoãn/chấm dứt” cũng phải làm như giao kết điện tử Thư Viện Pháp Luật+1

  • Quản trị ID: phụ lục/thỏa thuận/Thông báo chấm dứt phải gắn cùng ID Thư Viện Pháp Luật

Checklist cho IT

Checklist cho Pháp chế/Compliance

  • Chính sách dữ liệu cá nhân, lưu trữ hồ sơ, thời hạn lưu trữ

  • Điều khoản thỏa thuận về phương tiện điện tử nhận hợp đồng Thư Viện Pháp Luật

  • Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp: giấy phép dịch vụ tin cậy (chứng thực thông điệp dữ liệu) Thư Viện Pháp Luật

4) Kế hoạch 90 ngày (gợi ý) để kịp mốc 01/07/2026

  • Tuần 1–2: rà soát quy trình + mẫu + phân quyền ký

  • Tuần 3–4: chọn eContract + kiểm tra điều kiện (API, chứng thực, lưu trữ, bảo mật…) Thư Viện Pháp Luật+1

  • Tháng 2: pilot 1–2 phòng ban (tuyển mới), đo lỗi vận hành

  • Tháng 3: mở rộng toàn công ty + quy trình chuyển đổi hợp đồng giấy (nếu cần)

  • Tháng 4–5: tinh chỉnh log/audit, DR, báo cáo lao động

  • Tháng 6: diễn tập “sự cố chứng thực/đứt kết nối”, chốt SOP

Danh sách các đơn vị cung cấp eContract

Ở Việt Nam, dịch vụ ký số (chữ ký số) thường do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) cung cấp (được quản lý trong hạ tầng Root CA quốc gia).

Dưới đây là các đơn vị CA phổ biến/đang được công bố trong hệ thống Root CA quốc gia

  • VNPT-CA

  • Viettel-CA

  • FPT-CA

  • BkavCA (Bkav-CA)

  • CA2 (Nacencomm)

  • Safe-CA

  • SmartSign (ViNa-CA)

  • EFY-CA

  • TrustCA (SAVIS)

  • MISA-CA

  • CMC-CA

  • NC-CA

  • LCS-CA

  • EASYCA

  • FASTCA

  • I-CA

  • Và một số CA khác đang được liệt kê theo chứng thư số như: Hilo-CA, ONE-CA, WINCA, MATBAO-CA, E-CA, MOBIFONE CA, VNPAY-CA, IntrustCA, MKCA…

 Vui lòng liên hệ với Tinh Hoa để được tư vấn chi tiết

Phần mềm quản lý nhân sự ezHR

Có quy trình sử dụng phù hợp với Nghị Định 337 và tương thích với nhiều đơn vị cung cấp eContract

 

phần mềm quản lí nhân sự EZHR9

Tìm hiểu chi tiết

Tham khảo thêm