“Công ty em bảo không có chính sách này” — đó là câu trả lời khiến không ít người lao động, và cả người làm nhân sự, giật mình khi tra lại Bộ luật Lao động. Nghỉ việc riêng có lương khi cha, mẹ, vợ, chồng hoặc con mất là quyền lợi đã được luật hóa từ nhiều năm nay, nhưng vẫn có không ít doanh nghiệp thiếu sót trong nội quy lao động, dẫn đến tranh chấp không đáng có ngay trong những thời điểm nhạy cảm nhất của người lao động.
Nghỉ việc riêng có lương là gì theo Bộ luật Lao động 2019?
Theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương trong các trường hợp: bản thân kết hôn (nghỉ 3 ngày), con đẻ/con nuôi kết hôn (nghỉ 1 ngày), và đặc biệt là khi cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, cha đẻ/mẹ đẻ/cha nuôi/mẹ nuôi của vợ hoặc chồng, vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi qua đời — người lao động được nghỉ 3 ngày và hưởng nguyên lương. Đây không phải là một chính sách phúc lợi “tùy tâm” doanh nghiệp có hay không có, mà là quyền lợi tối thiểu bắt buộc theo luật, áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, không phân biệt quy mô hay ngành nghề.
Vì sao HR không thể xem đây là chuyện nhỏ?
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ xây dựng nội quy lao động dựa trên mẫu có sẵn, sao chép qua lại nhiều năm mà không rà soát lại theo luật hiện hành, dẫn đến việc bỏ sót hẳn điều khoản về nghỉ việc riêng có lương, hoặc ghi không đầy đủ các trường hợp. Vấn đề này thường bị phát hiện muộn nhất — đúng lúc người lao động đang trong hoàn cảnh mất mát, không có tâm lý để “đấu tranh” đòi quyền lợi, nhưng lại rất dễ trở thành bức xúc âm ỉ, ảnh hưởng trực tiếp đến niềm tin vào công ty. Đây cũng là một phần trong bài toán lớn hơn về quản lý nghỉ phép trong doanh nghiệp sản xuất, nơi sai sót trong chính sách nghỉ luôn kéo theo hệ lụy về chấm công, tính lương và tuân thủ pháp luật.
Công ty không có chính sách này trong nội quy — có vi phạm luật không?
Câu trả lời là có. Nghỉ việc riêng có lương theo Điều 115 là quyền pháp định, không phụ thuộc vào việc nội quy lao động của công ty có ghi nhận hay không. Việc nội quy “im lặng” hoặc công ty tuyên bố “không có chính sách này” không làm mất đi quyền lợi của người lao động, và cũng không phải là căn cứ hợp pháp để từ chối trả lương những ngày nghỉ này. Nếu doanh nghiệp không trả lương cho những ngày nghỉ việc riêng hợp lệ, đây được xem là hành vi vi phạm quy định về tiền lương, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, đồng thời là căn cứ để người lao động khiếu nại hoặc khởi kiện.
Những rủi ro thực tế khi doanh nghiệp bỏ sót quy định này
- Tranh chấp lao động cá nhân: người lao động khiếu nại lên phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc khởi kiện ra tòa, kéo theo chi phí xử lý và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.
- Bị xử phạt khi thanh tra lao động kiểm tra: nội quy lao động thiếu điều khoản bắt buộc theo luật là một trong những lỗi phổ biến nhất khi doanh nghiệp đăng ký nội quy lao động hoặc bị thanh tra định kỳ.
- Xói mòn niềm tin nội bộ: đúng vào thời điểm nhân viên cần công ty đồng hành nhất, một quyết định sai về chính sách nghỉ có thể khiến nhân sự giỏi quyết định nghỉ việc ngay sau đó.
- Sai lệch dữ liệu chấm công – tính lương: nếu HR không phân loại đúng loại nghỉ (nghỉ việc riêng có lương khác với nghỉ phép năm hoặc nghỉ không lương), bảng lương cuối kỳ dễ bị tính sai, phát sinh thêm việc đối chiếu, điều chỉnh.
Cách phòng ngừa: những việc HR nên làm ngay
- Rà soát lại nội quy lao động để đảm bảo điều khoản nghỉ việc riêng có lương được ghi đầy đủ, đúng theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019, không chỉ chép từ mẫu cũ.
- Chuẩn hóa quy trình xác nhận: quy định rõ giấy tờ cần nộp (giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn…) và thời hạn nộp bổ sung, tránh tình huống nhân viên vừa mất người thân vừa phải lo thủ tục hành chính phức tạp.
- Phân loại đúng mã nghỉ trên hệ thống chấm công, tách bạch nghỉ việc riêng có lương với nghỉ phép năm và nghỉ không lương, để bảng lương phản ánh đúng và không bị trừ nhầm.
- Đào tạo lại cho quản lý trực tiếp, vì phần lớn trường hợp từ chối sai xuất phát từ quản lý cấp tổ/chuyền chưa nắm rõ quy định, không phải từ chủ trương của công ty.
- Cập nhật nội quy theo đúng chu kỳ pháp lý, vì Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn có thể thay đổi, nội quy lỗi thời là rủi ro âm thầm nhưng rất phổ biến.
Hiểu lầm thường gặp: “Không ghi trong nội quy thì không phải trả”
Đây là hiểu lầm phổ biến nhất, đặc biệt ở các doanh nghiệp nhỏ chưa có bộ phận pháp chế riêng. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng nội quy lao động là “luật riêng” của công ty, muốn quy định gì cũng được miễn nhân viên đã ký đồng ý khi vào làm. Trên thực tế, nội quy lao động chỉ được phép quy định chi tiết hơn hoặc bổ sung thêm quyền lợi so với luật, chứ không được phép quy định thấp hơn hoặc trái với quyền lợi tối thiểu luật đã ấn định. Vì vậy, kế hoạch hành động đúng không phải là “sửa nội quy để khỏi phải trả”, mà là chủ động rà soát và bổ sung ngay để tránh rủi ro pháp lý sau này.
Tiêu chuẩn compliance liên quan
Việc tuân thủ đầy đủ các quyền lợi nghỉ có lương theo luật lao động là một tiêu chí được đánh giá trong các bộ tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội mà nhiều doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là doanh nghiệp xuất khẩu, phải tuân thủ:
- SA8000 — bộ tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội quốc tế, trong đó các chế độ nghỉ có lương theo luật định là một phần của tiêu chí về giờ làm việc và đãi ngộ người lao động.
- SMETA — khi audit khách hàng quốc tế đánh giá nhà máy, hồ sơ nghỉ việc riêng có lương thường nằm trong danh mục hồ sơ nhân sự bị kiểm tra chéo với bảng lương và chấm công.
- RBA — áp dụng phổ biến với doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng điện tử, cũng yêu cầu minh bạch hồ sơ về các loại nghỉ có lương theo pháp luật sở tại.
Câu hỏi thường gặp
Nghỉ việc riêng có lương có bị trừ vào ngày phép năm không?
Không. Đây là hai loại nghỉ hoàn toàn khác nhau. Nghỉ việc riêng có lương theo Điều 115 là quyền lợi độc lập, không được tính trừ vào 12 ngày phép năm (hoặc nhiều hơn tùy thâm niên/điều kiện làm việc) của người lao động.
Người lao động thử việc có được hưởng chế độ này không?
Có. Quyền nghỉ việc riêng có lương áp dụng cho người lao động đang trong quan hệ lao động, kể cả trong thời gian thử việc theo hợp đồng thử việc, vì đây là quyền lợi gắn với sự kiện hộ tịch/nhân thân, không phụ thuộc loại hợp đồng.
Nếu người lao động cần nghỉ nhiều hơn 3 ngày thì xử lý thế nào?
Người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ thêm, nhưng những ngày vượt quá 3 ngày quy định sẽ không được hưởng lương trừ khi công ty có chính sách phúc lợi riêng rộng hơn luật (điều mà nội quy lao động hoàn toàn được phép bổ sung).
Doanh nghiệp có bắt buộc phải trả lương ngay trong kỳ lương đó không?
Có. Những ngày nghỉ việc riêng có lương được tính như ngày làm việc bình thường khi tính lương, phải được thể hiện đầy đủ trên bảng lương của đúng kỳ lương phát sinh, không được gộp hoãn sang kỳ sau.
Kết luận
Nghỉ việc riêng có lương khi người thân mất không phải là một khoản phúc lợi doanh nghiệp có thể tùy ý cắt bỏ, mà là quyền lợi tối thiểu bắt buộc theo Bộ luật Lao động 2019. Với HR, việc chủ động rà soát nội quy, chuẩn hóa quy trình xác nhận và đào tạo lại cho quản lý cấp trung không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, mà còn là cách thể hiện sự đồng hành đúng lúc với người lao động — điều khó đo đếm bằng số liệu nhưng ảnh hưởng rất lớn đến lòng trung thành và uy tín doanh nghiệp về lâu dài.
