Hồi tố lương là gì?
Hồi tố là thuật ngữ thường hay xuất hiện trong các văn bản quy phạm pháp luật mang nghĩa là trở về trước. Trong trường hợp liên quan đến lương của nhân viên thì nó lại mang ý nghĩa là sự điều chỉnh hoặc sai lệch trong việc tính toán tiền lương cho nhân viên. Những loại hồi tố lương phổ biến nhất là khi công ty trả ít hơn hoặc nhiều hơn so với mức lương đã thỏa thuận và cần phải điều chỉnh lại.
Trả thiếu lương cho nhân viên
Nguyên nhân
Tình trạng trả lương thiếu cho nhân viên thường xảy ra do những sai sót trong quá trình xử lý công và tính lương cho nhân viên. Các nguyên nhân thường thấy như:
- Sai sót trong việc tính tăng ca của nhân viên
- Chỉ trả lãi suất cơ bản cho các khoản thanh toán nghỉ phép hàng năm
- Không bao gồm hoa hồng và tiền thưởng khi nghỉ công tác dài hạn
- Thiếu đánh giá bảng lương và hệ thống lỗi thời
- …
Tác hại
Nếu bạn trả thiếu lương cho một nhân viên, điều quan trọng là phải bắt đầu quá trình hồi tố càng sớm càng tốt. Một nhân viên nhận thiếu tiền lương có quyền yêu cầu công ty thanh toán số tiền còn thiếu ngay khi nhận tháng lương tiếp theo.
Các khoản thanh toán trễ sẽ tích lũy càng lâu bạn càng mất nhiều thời gian để trả lại tiền cho nhân viên. Điều này sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh và uy tín công ty của bạn.
Vấn đề này nếu không được giải quyết nhanh chóng sẽ tạo sự bất mãn của nhân viên, giảm hiệu quả công việc và thậm chí dẫn đến sự can thiệp của tòa án.
Xử lý vấn đề trả lương thiếu
Hồi tố lương do thánh toán thiếu cho nhân viên
Trả lương thiếu có thể xảy ra vì nhiều lý do, nhưng chủ yếu là do sai sót của con người. Sau đây là những điều bạn nên làm nếu đã trả lương thiếu cho nhân viên:
Tính xem nhân viên bị trả lương thấp hơn bao nhiêu
Thông báo cho nhân viên về sai lầm và hành động tiếp theo (trả nợ)
Khắc phục tình hình bằng cách bao gồm các khoản lương bị thiếu trong lần trả lương tiếp theo của họ
Có hồ sơ về lỗi và đảm bảo nhân viên của bạn đã nhìn thấy chúng bằng cách yêu cầu họ ký tên vào việc sửa chữa.
Lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ và thận trọng có thể giúp bạn tránh các hình phạt tiềm ẩn, gây khó chịu cho nhân viên, các biện pháp pháp lý hoặc bất kỳ vấn đề nào khác phát sinh từ các khoản thanh toán không phù hợp. Và nếu có, việc có những dữ liệu này cũng sẽ giúp bạn sửa chúng nhanh chóng và duy trì hoạt động kinh doanh của bạn.
Trả thừa lương cho nhân viên
Nguyên nhân
Thanh toán thừa có thể xảy ra vì nhiều lý do bao gồm những lý do như:
- lỗi hành chính
- kết thúc muộn hoặc hồ sơ công việc không kết thúc đúng hạn
- lịch làm việc / giờ mặc định không kết thúc chính xác
- giao dịch trùng lặp
- xử lý sót các trường hợp nghỉ việc không lương
- thay đổi phần trăm thời gian hoặc lỗi báo cáo thời gian.
Tác hại
Nếu doanh nghiệp không phát hiện được tình trạng trả lương thừa cho nhân viên sẽ làm tổn thất một phần chi phí, dễ dàng dẫn đến các sai sót trong những lần tính lương tiếp theo.
Việc trả lương thừa cho nhân viên cũng có thể đã làm ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính của họ. Vì vậy doanh nghiệp cần phải khéo léo cũng như phải thật rõ ràng trong việc xử lý các khoản tiền lương thừa của nhân viên. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến sự bất mãn của nhân viên đối với doanh nghiệp
Xử lý vấn đề
Hồi tố lương do thanh toán thừa cho nhân viên
người sử dụng lao động trả tiền quá mức một lần cho nhân viên có thể hoàn lại khoản thanh toán thừa bằng cách khấu trừ số tiền đó vào phiếu lương tiếp theo của nhân viên. Nhưng cũng đừng tự ý trừ vào tiền lương của nhân viên mà hãy thông báo trước cho họ về vấn đề và cách xử lý như sau:
- Xác định số tiền bạn đã trả thừa cho nhân viên trong kỳ trả lương.
- Liên hệ với nhân viên mà bạn đã trả lương cao hơn và phân tích tình hình
- Thông báo cho họ rằng bạn dự định khấu trừ khoản thanh toán thừa trong lần trả lương tiếp theo của họ
- Hỏi họ xem điều này có gây ra gánh nặng tài chính không (hãy nhớ rằng, khi một nhân viên nhận thêm tiền – dù họ có để ý hay không – họ có thể tiêu ngay lập tức).
- Nếu có, hãy cố gắng sắp xếp các khoản trả góp mà cả hai đều đồng ý. Điều này hy vọng sẽ làm giảm những thay đổi của sự oán giận.
- Nếu không, chỉ cần thực hiện khấu trừ.
Làm thế nào để tránh tính trạng hồi tố lương?
Hầu hết các vấn đề liên quan đến hồi tố lương xảy ra đều do những sai sót trong quá trình kiểm tra công và tính lương cho nhân viên vì vậy một hệ thống quản lý những quy trình này là giải pháp tốt nhất. Doanh nghiệp có thể kết hợp các thiết bị chấm công với các phần mềm quản lý công lương để đảm bảo lưu trữ dữ liệu chính xác, quá trình thu thập và xử lý dữ liệu chấm công được xử lý một cách tự động giúp loại bỏ được những lỗi con người.
Phần mềm nhân sự sẽ xử lý các dữ liệu công cần thiết giúp quá trình tính lương cho nhân viên trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Tất cả các dữ liệu đều được ghi nhận lại trên hệ thống phần mềm, doanh nghiệp có thể xem báo cáo chi tiết và trình bày cho nhân viên nếu có bất kỳ khiếu nại về công hoặc lương.
Giải pháp của công ty Tinh Hoa
Phần mềm quản lý nhân sự của Tinh Hoa được thiết kế với đầy đủ tính năng nhân sự chuẩn hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian làm việc. Phần mềm hỗ trợ lưu trữ và xử lý dữ liệu công cũng như việc tính lương cơ bản, giải quyết được các vấn đề về công và lương cho nhân viên
