Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) là sự kết hợp của các hệ thống và quy trình kết nối quản lý nguồn nhân lực và công nghệ thông tin thông qua phần mềm nhân sự.
Việc tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian liên quan đến quản lý nguồn nhân lực sẽ giải phóng thời gian cho những nhân viên có giá trị của công ty và cho phép chuyển sự tập trung đến văn hóa, duy trì phát triển và các lĩnh vực có ảnh hưởng lớn khác.
HRMS – Hệ thống quản lý nguồn nhân lực
Hiện đại hóa HR
Chọn một hệ thống quản lý nguồn nhân lực để xử lý các hoạt động nhân sự là dấu hiệu của công ty hiện đại, có rất ít công ty thành công trong bất kỳ ngành nào mà không có một số loại tự động hóa cho các nhiệm vụ nhân sự tại thời điểm này. Khả năng tiếp cận với các thiết bị di động đã tiếp tục làm việc để biến đổi cảnh quan của HR, đặt thông tin và quản lý công việc trong tầm tay của nhân viên và người quản lý thông qua các ứng dụng quản lý nhân sự.
Chức năng của HRMS
Chức năng của bộ phận nhân sự liên quan đến việc theo dõi lịch sử, kỹ năng, khả năng, tiền lương và thành tích của nhân viên. Thay thế các quy trình nhất định bằng các cấp khác nhau của hệ thống HRMS có thể phân phối trách nhiệm quản lý thông tin để phần lớn việc thu thập thông tin không được ủy quyền nghiêm ngặt cho HR. Bằng cách cho phép nhân viên cập nhật thông tin cá nhân và thực hiện các nhiệm vụ khác.
HRMS cho phép nhân viên truy cập thông tin dễ dàng
Lợi ích của HRMS
Một HRMS là một tập hợp rộng lớn các hệ thống giúp cho công việc của các thành viên bộ phận nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Để hiểu được HRMS tác động như thế nào thì sau đây là một số lợi ích nổi bật mà hệ thống mang lại cho công ty.
Nhân viên tự quản lý
Một lợi ích chính của HRMS là khả năng đặt một số nhiệm vụ nhân sự nhất định vào tay nhân viên. Ví dụ: khi một nhân viên thay đổi địa chỉ của mình thì HRMS có thể cho phép nhân viên đó tự chỉnh sửa thông tin hồ sơ của họ.
Quản lý chấm công
HRMS có thể tự động hóa quy trình quản lý bảng chấm công của một công ty để xem xét kỹ lưỡng hiệu suất và tích hợp hoàn hảo với quản lý tiền lương và các mô-đun khác. Nó cũng có thể ước tính chi phí duy trì theo các thông số nhất định (bộ phận, nhân viên, vai trò, khách hàng, hoạt động, v.v.)
Quản lý tính lương
Xử lý biên chế là một hoạt động quan trọng đối với cả các bên liên quan – công ty và nhân viên. Tiền lương phải trả, thuế được khấu trừ, để lại tiền đóng gói, tất cả đều thuộc quản lý tiền lương cần phải có một quy trình kỹ lưỡng. HRMS giúp quản lý tiền lương và các nhiệm vụ liên quan đến lương thưởng cho nhân viên trải rộng trên nhiều bộ phận và vị trí địa lý.
Bảo vệ an ninh cho nhân sự
Một tính năng khác của HRMS là bảo mật tích hợp. Bảo mật trực tuyến là một yêu cầu không thể thương lượng ngày nay. Đối với các phòng nhân sự, việc quản lý hồ sơ ứng viên và nhân viên có nghĩa là phải tuân thủ các chính sách và giao thức bảo mật. Với công nghệ tiến bộ hàng ngày, bộ phận nhân sự cần phải tuân thủ mọi lúc. Một HRMS đi kèm với bảo mật tích hợp sẵn có, tiết kiệm thời gian và đảm bảo quyền riêng tư liên tục.
Đánh giá sự cần thiết của một giải pháp HRMS
Trước khi một công ty đưa ra quyết định liên quan đến việc lựa chọn giải pháp HRMS, điều quan trọng là đội ngũ quản lý phải xác định nhu cầu của công ty, các quy trình và mục tiêu cho cả dài hạn và ngắn hạn.
Điều cần thiết cho sự thành công của dự án là có sự tham gia sâu sắc của các chuyên gia nhân sự trong quá trình này. Tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc của công ty, có thể hữu ích khi có một cuộc họp toàn tổ chức hoặc chọn đại diện từ mỗi bộ phận để thảo luận về các mục tiêu và lựa chọn của hệ thống quản lý nguồn nhân lực.
Thảo luận về sự cần thiết của HRMS với công ty
Top 5 phần mềm quản lý nhân sự 2020
Lựa chọn và thực hiện HRMS phù hợp cho công ty của bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho sự phát triển và thành công trong tương lai. Mặc dù công ty có thể tự quản lý nhân sự của mình theo cách thủ công, một hệ thống tự động có thể giúp nâng cao mức năng suất và có thể thay đổi cách nhận thức của công ty bạn trên thị trường hiện đại.
Điều quan trọng cần nhớ là các hệ thống này không phải phù hợp với tất cả các công ty, hãy lựa chọn HRMS phù hợp nhất với công ty của bạn. Tham khảo thêm Top 5 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất năm 2020
