Bạn đang quan tâm đến cách tạo bảng chấm công theo giờ, nhưng bạn không biết phải tạo như thế nào cho chuẩn nhất và phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp mình. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng chấm công theo giờ trên excel và từ phần mềm nhân sự HRPRO7. Dựa vào thông tin chia sẻ, bạn có thể xem xét và đưa ra quyết định lựa chọn một hình thức tạo bảng chấm công theo giờ phù hợp nhất.
1. Cách tạo bảng chấm công theo giờ trên Excel
Bảng chấm công theo giờ trên excel có khả năng tự động thay đổi ngày, thứ và định dạng động bôi màu cột ngày chủ nhật khi người dùng chọn tháng. Công thức tính số phút trong excel được quy định gồm số phút đi muộn và số phút về sớm được tạo sẵn.
Dữ liệu nhập chấm công được nhập theo giờ, phút, giây trên excel. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở rộng thêm công thức, cách tính và hàm tính thời gian làm việc trên excel cho file dựa vào công thức tính số phút đi muộn về sớm.
Bảng chấm công theo giờ được thực hiện trên excel
Các kỹ thuật ứng dụng để thiết kế bảng chấm công theo giờ trên excel gồm có:
- Kỹ thuật dùng các hàm thời gian trong Excel cơ bản: Date, Day, Month, Weekday, Time, Minute, Hour
- Kỹ thuật dùng hàm lồng ghép và xử lý chuỗi trong Excel cơ bản: Choose, If
- Kỹ thuật ứng dụng công thức mảng trong Excel nâng cao
- Kỹ thuật Conditional Formatting phối hợp với công thức động
Tiện ích khi sử dụng excel lập bảng chấm công theo giờ:
- Đã có sẵn công thức tính số phút trong excel. Do đó, bạn có thể tính số phút đi muộn, tính số phút về sớm cụ thể.
- Thiết lập sẵn hàm định dạng format màu cho ngày chủ nhật
- Tự động hiển thị các thứ trong tuần của bảng chấm công trong excel
Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp vẫn đang áp dụng cách tạo bảng chấm công theo giờ trên excel. Tuy nhiên, theo đánh giá thì cách này gây tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí, nhất là với các doanh nghiệp có quy mô, sở hữu số lượng công nhân viên lớn.
2. Cách tạo bảng chấm công theo giờ bằng phần mềm nhân sự HRPRO7
Bảng chấm công theo giờ là hệ thống báo cáo hướng đến doanh nghiệp có nhu cầu chấm công theo số giờ làm được của nhân viên trong hệ thống, mà không cần quan tâm đến các thông số làm việc khác như đi muộn, về sớm, công làm, làm thêm… Để sử dụng hệ thống báo cáo này, trên trình đơn của phần mềm HRPRO7 bạn chọn Báo cáo -> Chấm công theo giờ.
Hệ thống phần mềm hoạt động dựa vào cơ chế tương đối đơn giản, dễ thực hiện. Theo đó, hệ thống sẽ lấy 2 lần chấm công gần nhất là 1 lần vào và một lần chấm công ra rồi tính ra số phút nhân viên làm được.
Bảng chấm công theo giờ được trích xuất từ máy chấm công và phần mềm HRPRO7
Để xuất báo cáo, bạn chọn nhân viên muốn xuất báo cáo trên danh sách nhân sự (nhân viên phòng ban hoặc tên công ty) sau đó chọn tháng xuất báo cáo, ngày bắt đầu muốn xem báo cáo. Sau đó thực hiện bấm lọc để phần mềm tiến hành tính toán.
Lưu ý: Nút “Cấu hình” là nút chức năng giúp bạn cấu hình 1 số thông số trong quá trình tính toán chấm công theo giờ.
Cụ thể:
- “Thời gian vào – ra lớn nhất” là số phút lớn nhất giữa 2 lần chấm công vào và ra để tính toán. Nếu 2 lần chấm công vào và ra vượt qua ngưỡng này, thì phần mềm HRPRO7 sẽ bỏ qua không tính đến.
- “Kiểu tính vào ra” là phần để phần mềm tính giờ vào và giờ ra, nếu chọn “Vào ra xen kẽ” thì phần mềm sẽ lấy 2 giờ chấm công gần nhất để tính giờ và giờ đầu tiên là vào và giờ tiếp theo là ra nếu chọn “Trạng thái theo máy” thì phần mềm sẽ lấy giờ vào ra theo cấu hình máy chấm công.
Sau khi bấm lọc, để xuất ra excel bạn chọn nút “Excel” sau đó chọn mẫu excel mà bạn muốn sử dụng. Tại đây sẽ có 2 mẫu để bạn lựa chọn:
- Mẫu bảng chấm công theo giờ tổng hợp: Mẫu này giúp bạn tổng hợp số giờ làm việc được theo từng ngày của từng nhân viên, tại cột tổng giờ là số giờ làm việc của nhân viên làm được trong ngày chủ nhật và tổng số giờ làm việc được trong cả tháng (bao gồm cả chủ nhật)
- Mẫu bảng chấm công theo giờ chi tiết: Đây là mẫu liệt kê chi tiết thời gian vào, thời gian ra, thời gian tính được của từng nhân viên.
Phần mềm HRPRO7 mang đến nhiều tiện ích hấp dẫn trong việc quản lý nhân sự
Theo thông tin khảo sát mới nhất, thì hiện có đến 52% các doanh nghiệp sử dụng cách tạo bảng chấm công theo giờ bằng phần mềm HRPRO7 kết hợp cùng máy chấm công. Điều này cho thấy, những tiện ích tuyệt vời của công nghệ mới trong việc quản lý nhân sự là thực sự hiệu quả. Nếu doanh nghiệp bạn cũng muốn trải nghiệm ứng dụng tạo bảng chấm công theo giờ bằng phần mềm HRPRO7, thì đừng ngần ngại liên hệ đến: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được tư vấn chi tiết hơn!
3. Nên chọn Excel hay phần mềm chấm công theo giờ?
Với doanh nghiệp dưới 20 nhân sự, lập bảng chấm công theo giờ trên Excel vẫn khả thi. Nhưng khi số lượng nhân viên tăng lên, phần mềm chấm công theo giờ tích hợp trực tiếp với máy chấm công (như HRPRO7) sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót hơn nhiều so với thao tác thủ công. Bạn có thể tham khảo thêm các phần mềm chấm công phù hợp với quy mô doanh nghiệp mình.
4. Góc nhìn theo ngành sản xuất (Manufacturing)
Với nhà máy nhiều ca kíp, bảng chấm công theo giờ cần thêm một số lưu ý riêng so với văn phòng hành chính:
- Quản đốc/Trưởng chuyền: cần bảng chấm công theo giờ tách riêng giờ làm chính thức và giờ tăng ca theo từng ca (ngày, đêm, ca gãy) để đối chiếu đúng năng suất từng công đoạn, tránh gộp chung một cột “tổng giờ” khiến khó truy vết khi có sai lệch.
- Chuyên viên C&B/Kế toán tiền lương: khi số lượng công nhân theo giờ lớn, việc đối chiếu thủ công giữa bảng chấm công theo giờ và bảng lương cuối tháng rất dễ sai sót — đây cũng là lý do nhiều nhà máy chuyển từ Excel sang phần mềm chấm công theo giờ tích hợp máy chấm công khi vượt quá vài chục lao động.
- Giám đốc nhà máy: cần dữ liệu giờ công theo giờ tổng hợp toàn nhà máy để kiểm soát chi phí nhân công theo giờ, đặc biệt khi có nhiều lao động thời vụ/bán thời gian tính lương theo giờ.
Compliance — Chấm công theo giờ và các tiêu chuẩn liên quan
- SA8000 / SMETA (Trách nhiệm xã hội): đoàn audit thường đối chiếu bảng chấm công theo giờ với bảng lương để phát hiện tình trạng tính thiếu giờ làm thêm hoặc ép giờ làm vượt quy định — bảng chấm công theo giờ ghi bằng Excel thủ công, thiếu lịch sử chỉnh sửa dễ bị đánh giá là rủi ro cao hơn dữ liệu trích xuất trực tiếp từ máy chấm công.
Câu hỏi thường gặp
Bảng chấm công theo giờ phù hợp với đối tượng nhân sự nào nhất?
Phù hợp nhất với nhân viên bán thời gian, lao động thời vụ, nhân viên khoán giờ hoặc làm theo ca linh hoạt — nhóm mà tính lương theo ngày công không phản ánh đúng thời gian làm việc thực tế.
Doanh nghiệp bao nhiêu nhân sự thì nên chuyển từ Excel sang phần mềm chấm công theo giờ?
Theo kinh nghiệm triển khai thực tế, dưới 20 nhân sự vẫn có thể dùng Excel; khi vượt ngưỡng này hoặc có nhiều ca kíp, phần mềm tích hợp máy chấm công giúp giảm đáng kể thời gian đối chiếu và sai sót.
Làm sao tránh tính sai giờ tăng ca trên bảng chấm công theo giờ?
Cần tách riêng cột giờ làm chính thức, giờ tăng ca và giờ làm đêm ngay từ khi thiết kế bảng, áp dụng đơn giá khác nhau cho từng loại thay vì gộp chung một công thức tính tổng giờ duy nhất.
Dữ liệu từ máy chấm công có tự động ra được bảng chấm công theo giờ không?
Có, nếu phần mềm chấm công hỗ trợ báo cáo theo giờ (như mẫu tổng hợp/chi tiết ở phần 2) — hệ thống tự lấy 2 lần chấm công gần nhất (vào/ra) để tính số phút làm được, không cần nhập tay.
Bảng chấm công theo giờ trên Excel có đủ làm căn cứ khi có tranh chấp lương không?
Có giá trị tham khảo nhưng yếu hơn dữ liệu trích xuất trực tiếp từ máy chấm công có dấu thời gian điện tử, vì Excel dễ chỉnh sửa mà không lưu lại lịch sử thay đổi.
