Sáu khái niệm giúp chấm công ca dịch vụ linh hoạt theo lượng khách, minh bạch giờ nghỉ và tính đúng lương. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba cách thiết kế ca dịch vụ và ghi giờ đúng theo nhu cầu khách.
Ca dịch vụ thay đổi theo lượng khách, nên cần thiết kế khung ca linh hoạt.
Là gì
Dịch vụ như nhà hàng, khách sạn, bảo vệ hay chăm sóc khách có lượng việc không đều trong ngày. Ca linh hoạt cho phép điều chỉnh giờ bắt đầu và kết thúc trong một khung đã định, thay vì cố định một ca cứng.
Cách làm
- Lập khung giờ cho ca linh hoạt, ví dụ từ 6 đến 10 giờ bắt đầu.
- Ghi rõ giờ thực tế vào và ra để tính công đúng.
- Đối chiếu tổng giờ theo tuần của từng người.
Lưu ý
Ca linh hoạt không được làm người lao động mất ngày nghỉ hằng tuần. Cần kiểm tra tổng giờ theo tuần.
Một ngày làm hai khoảng, có giờ nghỉ giữa là đặc thù của dịch vụ đông khách vào bữa.
Là gì
Ca gãy (split shift) là ca làm việc chia thành hai khoảng trong ngày, thường phục vụ giờ ăn trưa và giờ ăn tối. Điều quan trọng là ghi đủ cả hai khoảng và giờ nghỉ giữa để tính công chính xác.
Cách làm
- Ghi cả hai khoảng làm việc và khoảng nghỉ giữa ca.
- Quy định rõ việc nghỉ giữa ca có được tính công hay không.
- Thông báo ca gãy trước cho người lao động khi xếp lịch.
Lưu ý
Quy định về nghỉ giữa ca cần đối chiếu Bộ luật Lao động 2019 và nội quy đã đăng ký.
Giờ nghỉ được ghi nhận rõ để biết có tính công hay không.
Là gì
Giờ nghỉ trong ca gồm nghỉ ăn, nghỉ giải lao. Việc ghi nhận giờ nghỉ là cần thiết vì nó quyết định số giờ công thật. Nếu không ghi, bảng công thường bị cộng dồn sai.
Cách làm
- Quy định giờ nghỉ cố định hay tự chọn trong khung.
- Ghi giờ nghỉ bằng quẹt thẻ hoặc sổ có chữ ký.
- Kiểm tra ngày có nghỉ dài bất thường để phát hiện sai sót.
Lưu ý
Nghỉ không ghi chép thường bị tính thành giờ làm việc. Nên có quy tắc cố định cho từng loại ca.
Ba việc giúp công và phụ cấp đúng, có thể kiểm tra lại.
Số người trong ca nên phù hợp với lượng khách để biết có thừa hay thiếu công.
Là gì
Đối chiếu công với lượng khách là so sánh số giờ công được ghi với lượng việc thực tế của ca. Cách này giúp quản lý xếp ca đúng và phát hiện ghi công thừa.
Cách làm
- Lấy lượng khách hoặc số đơn theo giờ từ hệ thống bán hàng.
- So với số người có mặt theo giờ.
- Điều chỉnh lịch cho tuần sau dựa trên chênh lệch.
Lưu ý
Đối chiếu để điều chỉnh lịch, không để trừ công người lao động vì lượng khách thấp ngoài ý muốn.
Ca tối, ca cuối tuần và ca lễ có cách tính khoản phụ cấp riêng.
Là gì
Dịch vụ thường có phụ cấp cho ca tối hoặc ca cuối tuần. Khoản này cần được tính từ dữ liệu chấm công theo ca, không ước lượng bằng tay. Chi tiết mức và điều kiện do doanh nghiệp quy định, không được thấp hơn quy định pháp luật.
Cách làm
- Liệt kê các ca được hưởng phụ cấp và điều kiện đi kèm.
- Tính phụ cấp tự động từ mã ca trong dữ liệu chấm công.
- Đối chiếu tổng phụ cấp với bảng lương hằng tháng.
Lưu ý
Phụ cấp ghi trong nội quy cần khớp với bảng lương. Lệch giữa hai nơi là tranh chấp thường gặp.
Mọi điều chỉnh công phải có lý do, người duyệt và ghi lại dấu vết.
Là gì
Sửa công là điều chỉnh giờ đã ghi khi quên quẹt hoặc sai sót. Mỗi lần sửa cần lý do, người duyệt và giữ lại bản gốc để kiểm tra sau này.
Cách làm
- Lập đề nghị sửa công có lý do và ngày.
- Quản lý ca duyệt, không cho người lao động tự sửa.
- Lưu bản ghi gốc và bản điều chỉnh.
Lưu ý
Cho sửa công tự do làm dữ liệu không còn đáng tin. Nên có giới hạn số lần sửa mỗi tháng.
