Với những công dụng như theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH)… để từ đó tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng nhân viên và quản lý nguồn lao động; bảng chấm công là một phần quan trọng trong công ty nói chung và bộ phận kế toán nói riêng. Vậy làm cách nào thiết lập bảng chấm công tối ưu nhất? Giải Pháp Tinh Hoa sẽ mang đến bạn một giải pháp hữu ích, đơn giản mà cực kỳ hiệu quả nhé!
1. Phương pháp trách nhiệm và ghi
Bảng chấm công được sử dụng tại hầu hết các bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) vào hàng tháng.
Mỗi ngày, các tổ trưởng (trưởng bản, phòng, nhóm… ) hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vị để chấm công cho từng nhân viên trong ngày. Cách chấm là đánh dấu theo các ký hiệu quy định trong chứng từ vào các ngày tương ứng với các cột theo số thứ tự từ 1 đến 31, tương đương với từ ngày 1 đến ngày 31.
Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận sẽ ký vào Bảng chấm công. Sau đó, chuyển đến bộ phận kế toán bảng chấm công và những chứng từ liên quan (giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương… ). Cuối cùng, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu và quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội cho toàn thể nhân viên.
Bảng chấm công và các chứng từ liên quan sẽ được lưu tại bộ phận kế toán để tiện cho công việc kiểm tra và những vấn đề phát sinh sau này.
2. Phương pháp chấm công
Hiện nay đang phổ biến 3 phương pháp chấm công là chấm công ngày, chấm công giờ và chấm công nghỉ bù. Tùy theo điều kiện công tác và trình độ kế toán tại doanh nghiệp mà có thể áp dụng 1 trong 3 phương pháp chấm công trên:
Chấm công ngày:
Mỗi khi người lao động làm việc ngay tại doanh nghiệp hoặc tại những địa điểm do hình thức công việc như đi thị trường, đi họp, gặp khách hàng, tham dự hội nghị… thì mỗi ngày sẽ dùng ký hiệu đã được quy ước để chấm công cho ngày làm việc đó. Trong đó:
Trong một ngày làm việc, người lao động sẽ ưu tiên chấm công theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất nếu phải làm 2 việc khác nhau trong một ngày. Ví dụ nhân viên A làm việc theo lương tại công ty là 3 giờ và đi khảo sát thị trường trong 5 giờ thì sẽ chấm TT – khảo sát thị trường cho cả ngày làm việc hôm đó.
Trong một ngày làm việc, người lao động sẽ ưu tiên chấm công theo ký hiệu của công việc diễn ra trước nếu phải làm 2 việc khác nhau nhưng có thời gian bằng nhau trong ngày.
Chấm công theo giờ:
Trong một ngày làm việc, người lao động làm bao nhiêu công việc thì sẽ chấm công theo các ký hiệu đã được quy ước và ghi chú số giờ công thực hiện công việc đó ngay bên cạnh ký hiệu tương ứng.
Chấm công nghỉ bù:
Hình thức nghỉ bù chỉ được áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. Vì vậy, khi người lao động phát sinh nghỉ bù thì sẽ chấm NB – nghỉ bù và vẫn tính trả lương thời gian.
3. Một số loại máy chấm công phổ biến
Công nghệ ngày càng phát triển dẫn đến ngày càng có nhiều hơn các giải pháp trong việc quản lý nhân sự, một trong số đó là phần mềm chấm công. Nhờ vào đó mà các doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ tình hình nhân sự, tiết kiệm được thời gian và chi phí và hạn chế tối đa những sự cố bất ngờ như mất dữ liệu, trì trệ chấm công vì quá tải…
Những ưu điểm của máy chấm công:
- Theo dõi trực tuyến trạng thái hoạt động của thiết bị & tự động cảnh báo khi có vấn đề
- Tự động kết nối vào máy chấm công và download dữ liệu chấm công theo lịch định trước
- Tự động upload nhân viên mới theo từng bộ phận, khu vực
- Tự động Đồng bộ dữ liệu vân tay nhân viên theo từng phòng ban & khu vực theo lịch điều chuyển lao động tạm thời ( upload và xóa sau khi hết thời hạn điều chuyển)
- Tự động xóa dữ liệu nhân viên cũ đã nghỉ việc ra khỏi bộ nhớ máy
- và nhiều chức năng khác
Một số loại máy chấm công phổ biến hiện nay:
Hãy liên hệ ngay với Giải Pháp Tinh Hoa để được tư vấn chi tiết về các loại máy chấm công và hướng dẫn lắp đặt máy chấm công để đạt hiệu quả sử dụng cao nhất theo Hotline 0919.397.169 ( gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như).
Tải mẫu bảng chấm công:
