Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử: Doanh nghiệp cần biết gì từ 2026?

Từ 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tạo khung pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử, đồng thời quy định việc xây dựng và vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý. ( tham khảo Văn Bản Chính Phủ )

Điểm đặc biệt doanh nghiệp cần lưu ý: dù Nghị định có hiệu lực từ 01/01/2026, nhưng mốc áp dụng theo Nghị định cho hoạt động giao kết/thực hiện HĐLĐ điện tử gắn với thời điểm Nền tảng được đưa vào vận hành chính thức chậm nhất 01/07/2026, và từ 01/07/2026 việc giao kết/thực hiện HĐLĐ điện tử theo Nghị định này được triển khai. Thư Viện Pháp Luật+2Thư Viện Pháp Luật

Phần 1: Những khái niệm và những nguyên tắc cần biết về Nghị định 337

1) Nghị định 337/2025/NĐ-CP là gì?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP là văn bản quy định về hợp đồng lao động điện tử, bao gồm:

• Giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử

• Xây dựng, cập nhật, quản lý, duy trì, khai thác và sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Đối tượng áp dụng: người lao động, người sử dụng lao động và các tổ chức/cá nhân liên quan.

2) Các khái niệm quan trọng trong Nghị định 337 (dễ nhầm nhất)

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

HĐLĐ điện tử là hợp đồng lao động được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy nếu đáp ứng quy định pháp luật về lao động và giao dịch điện tử. Thư Viện Pháp Luật

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (National Platform)

Là hệ thống thông tin do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành, quản lý, có chức năng quản lý tập trung dữ liệu HĐLĐ điện tử và cung cấp dịch vụ dùng chung trên phạm vi toàn quốc. Thư Viện Pháp Luật

eContract và Nhà cung cấp eContract

• eContract: hệ thống thông tin liên kết với Nền tảng để NLĐ/NSDLĐ tạo lập – ký số – lưu trữ – truy xuất – quản lý HĐLĐ điện tử, đồng thời hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động và chứng thực HĐLĐ điện tử theo Nghị định. Thư Viện Pháp Luật

• Nhà cung cấp eContract: tổ chức/doanh nghiệp cung cấp eContract được các bên lựa chọn để giao kết, thực hiện và chứng thực HĐLĐ điện tử. Thư Viện Pháp Luật

Mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID)

ID là dãy số duy nhất do Nền tảng cấp cho mỗi HĐLĐ điện tử (kể cả hợp đồng điện tử chuyển đổi từ hợp đồng giấy). Thư Viện Pháp Luật

3) Nguyên tắc giao kết và thực hiện HĐLĐ điện tử

Nghị định nhấn mạnh nguyên tắc “đúng luật – đúng bảo mật – đúng dữ liệu”:

• Tuân thủ pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ.

• HĐLĐ điện tử phải được gửi cho cả NLĐ và NSDLĐ dưới dạng thông điệp dữ liệu qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận.

• Khuyến khích dùng HĐLĐ điện tử thay hợp đồng giấy trong quản trị nhân sự và thủ tục hành chính liên quan. Thư Viện Pháp Luật

4) Điều kiện để doanh nghiệp ký HĐLĐ điện tử qua eContract (lưu ý dành cho HR/IT )

Theo Nghị định, việc giao kết HĐLĐ điện tử thực hiện qua eContract phải đáp ứng nhiều điều kiện kỹ thuật – pháp lý, nổi bật gồm:

1. Có phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số theo quy định pháp luật giao dịch điện tử. Thư Viện Pháp Luật+1
2. Có biện pháp bảo mật và phương án duy trì/khôi phục hoạt động chứng thực khi sự cố. Thư Viện Pháp Luật
3. Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, tra cứu được hợp đồng đã ký trên eContract. Thư Viện Pháp Luật
4. Có chức năng định danh – xác thực danh tính đúng quy định. Thư Viện Pháp Luật+1
5. Có biện pháp kỹ thuật xác nhận chủ thể đã định danh đồng ý với nội dung hợp đồng. Thư Viện Pháp Luật
6. Có chức năng chứng thực HĐLĐ điện tử theo pháp luật giao dịch điện tử trước khi gửi về Nền tảng để gắn ID. Thư Viện Pháp Luật+1
7. Kết nối API tiêu chuẩn với Nền tảng theo quy định Bộ Nội vụ. Thư Viện Pháp Luật
8. Có chức năng hỗ trợ NSDLĐ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo giao thức/định dạng do Bộ Nội vụ quy định. Thư Viện Pháp Luật+1

Tóm lại: không chỉ “ký PDF online” là xong; hệ thống phải đáp ứng định danh – ký số – chứng thực – lưu trữ toàn vẹn – kết nối Nền tảng – hỗ trợ báo cáo.

5) Khi nào HĐLĐ điện tử có hiệu lực?

HĐLĐ điện tử có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số, kèm dấu thời gian gắn với chữ ký số và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract (trừ khi các bên có thỏa thuận khác).

6) Nền tảng hợp đồng lao động điện tử: dữ liệu, tài khoản, kết nối

Nghị định dành hẳn một chương về Nền tảng, trong đó có các ý lớn:

Tài khoản trên Nền tảng

Tài khoản do Bộ Nội vụ cấp, quản lý và sử dụng theo pháp luật về giao dịch điện tử. Thư Viện Pháp Luật+1

Hạ tầng kỹ thuật

Hạ tầng Nền tảng được lưu trữ, vận hành trên cơ sở hạ tầng của Trung tâm Dữ liệu quốc gia. Thư Viện Pháp Luật

Dữ liệu và dịch vụ dữ liệu

Dữ liệu HĐLĐ điện tử được quản lý, lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ và dữ liệu; Nền tảng cung cấp dịch vụ dữ liệu phục vụ thủ tục hành chính và phát triển kinh tế số/xã hội số. Thư Viện Pháp Luật+1

Kết nối, chia sẻ dữ liệu

Các CSDL quốc gia/chuyên ngành, cổng dịch vụ công, hệ thống giải quyết TTHC… có thể kết nối/chia sẻ dữ liệu với Nền tảng theo quy định.

Phần 2: Doanh nghiệp cần làm gì với Nghị Định 337?

7) Trách nhiệm của các bên: doanh nghiệp cần làm gì?

Người lao động (NLĐ)

NLĐ có nghĩa vụ bảo mật tài khoản, cập nhật thông tin chính xác, thông báo khi có rủi ro bảo mật… Thư Viện Pháp Luật+1

Người sử dụng lao động (NSDLĐ)

NSDLĐ thực hiện giao kết/sửa đổi/tạm hoãn/chấm dứt theo Nghị định; đồng thời có trách nhiệm lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng… Thư Viện Pháp Luật+1

Nhà cung cấp eContract

Phải gửi bản hợp đồng có gắn ID cho hai bên; thiết lập kênh kết nối kỹ thuật ổn định và bảo mật với Nền tảng; công khai quy trình/biểu mẫu/chi phí/dịch vụ… Thư Viện Pháp Luật+1

Bộ Nội vụ

Chủ trì triển khai, ban hành kiến trúc/quy chế, hướng dẫn kỹ thuật, hướng dẫn cấp và quản lý ID, công bố danh sách nhà cung cấp eContract đủ điều kiện kết nối…

8) Chuyển đổi hợp đồng giấy ↔ hợp đồng điện tử có được không?

Có. Nghị định quy định rõ việc chuyển đổi hình thức:

Chuyển hợp đồng giấy → hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu, trong đó đáng chú ý:

• Chủ thể giao kết hợp đồng giấy phải được xác thực theo quy định định danh/xác thực điện tử.

• Hợp đồng điện tử chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của NSDLĐ để xác nhận đúng/đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm về nội dung chuyển đổi.

• Sau chuyển đổi, hợp đồng phải được gắn ID. Thư Viện Pháp Luật+1

Chuyển hợp đồng điện tử → hợp đồng giấy

Thực hiện theo quy định pháp luật giao dịch điện tử; và hợp đồng chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ điều kiện theo pháp luật

9) Sửa đổi, phụ lục, tạm hoãn, chấm dứt: phải “đi cùng” ID

Một điểm rất quan trọng cho quản trị hồ sơ:

• Phụ lục hợp đồng, thỏa thuận tạm hoãn, thông báo chấm dứt… của HĐLĐ điện tử (kể cả hợp đồng điện tử chuyển đổi) phải được gắn cùng ID để đảm bảo thống nhất, toàn vẹn và truy xuất lịch sử giao dịch.

10) Mốc thời gian áp dụng Nghị định 337 (rất quan trọng khi lập kế hoạch)

• 01/01/2026: Nghị định có hiệu lực. Thư Viện Pháp Luật+1

• Chậm nhất 01/07/2026: Nền tảng HĐLĐ điện tử phải được đưa vào vận hành chính thức. Thư Viện Pháp Luật+1

• Từ 01/07/2026: việc giao kết và thực hiện HĐLĐ điện tử theo Nghị định 337 được thực hiện.

Phần 3: FAQ (câu hỏi thường gặp)

1) Từ 01/07/2026 có bắt buộc ký HĐLĐ điện tử không?
Nghị định nêu: từ 01/07/2026 việc giao kết/thực hiện HĐLĐ điện tử được thực hiện theo quy định Nghị định 337 (gắn với Nền tảng vận hành). Thư Viện Pháp Luật+1
(Tùy trường hợp áp dụng cụ thể, doanh nghiệp nên theo dõi hướng dẫn triển khai và danh sách nhà cung cấp eContract đủ điều kiện do cơ quan quản lý công bố. Thư Viện Pháp Luật)

2) Hợp đồng giấy có cần chuyển đổi hết sang điện tử không?
Nghị định cho phép chuyển đổi; không bắt buộc mọi hợp đồng phải chuyển đổi ngay. Tuy nhiên hợp đồng chuyển đổi sang điện tử phải được ký số xác nhận và gắn ID. Thư Viện Pháp Luật+1

3) “Ký số + dấu thời gian + chứng thực” là gì và vì sao quan trọng?
Vì đây là căn cứ xác định thời điểm hiệu lực của HĐLĐ điện tử trong Nghị định

Tóm tắt: Checklist triển khai nhanh cho HR/IT

1. Rà soát quy trình HĐLĐ: tuyển dụng → ký → phụ lục → tạm hoãn → chấm dứt → lưu trữ.
2. Chuẩn hóa mẫu hợp đồng & quy trình phê duyệt người ký đúng thẩm quyền.
3. Chọn giải pháp eContract đáp ứng: ký số, định danh/xác thực, chứng thực, lưu trữ toàn vẹn, kết nối API, báo cáo lao động. Thư Viện Pháp Luật+1
4. Thiết kế quy chế dữ liệu cá nhân (phân quyền, nhật ký truy cập, chính sách lưu trữ). (Nghị định yêu cầu tuân thủ pháp luật về dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân.) Thư Viện Pháp Luật
5. Chuẩn bị kế hoạch chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử theo nhu cầu (ưu tiên nhóm nhân sự biến động nhiều). Thư Viện Pháp Luật+1
6. Xây dựng cơ chế quản trị ID để mọi phát sinh (phụ lục, thông báo chấm dứt…) đi cùng một ID.

Danh sách các đơn vị cung cấp eContract

Ở Việt Nam, dịch vụ ký số (chữ ký số) thường do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) cung cấp (được quản lý trong hạ tầng Root CA quốc gia).

Dưới đây là các đơn vị CA phổ biến/đang được công bố trong hệ thống Root CA quốc gia

• VNPT-CA

• Viettel-CA

• FPT-CA

• BkavCA (Bkav-CA)

• CA2 (Nacencomm)

• Safe-CA

• SmartSign (ViNa-CA)

• EFY-CA

• TrustCA (SAVIS)

• MISA-CA

• CMC-CA

• NC-CA

• LCS-CA

• EASYCA

• FASTCA

• I-CA

• Và một số CA khác đang được liệt kê theo chứng thư số như: Hilo-CA, ONE-CA, WINCA, MATBAO-CA, E-CA, MOBIFONE CA, VNPAY-CA, IntrustCA, MKCA…

 Vui lòng liên hệ với Tinh Hoa để được tư vấn chi tiết