Cách lập bảng chấm công cá nhân như thế nào đơn giản, nhanh chóng và chuyên nghiệp luôn là điều mà nhiều nhân sự hiện nay quan tâm đến. Bảng chấm công cá nhân là một biểu mẫu dùng để theo dõi ngày công, các chế độ, trợ cấp,… và dùng làm căn cứ để tính lương cho từng nhân viên vào cuối tháng. Vậy, làm thế nào để có thể lập một bảng chấm công cá nhân khoa học, dễ hiểu? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn!
- Một số thông tin cần có trong bảng chấm công cá nhân
Trước khi lập file excel, bạn cần xác định số lượng nhân viên trong doanh nghiệp và những nội dung cụ thể bên trong bảng excel,… Thông thường, một bảng excel chuẩn sẽ gồm 13 sheet, mỗi sheet là 1 tháng và 1 sheet là danh sách nhân viên,…
Mẫu bảng chấm công được sử dụng phổ biến
Bạn cần xác định ký hiệu chấm công được dùng. Trong mỗi bảng chấm công cần ghi rõ ngày trong tháng. Vào ngày nghỉ thì để màu khác so với ngày thường. Các ngày nghỉ lễ cũng cần đánh dấu màu sắc để dễ theo dõi và quan sát.
Việc chấm công sẽ được thực hiện vào các ngày trong tháng. Cuối tháng sẽ tự tính tổng số ngày công trong tháng.
2. Hướng dẫn cách lập bảng chấm công cá nhân dành cho nhân sự
Nếu bạn quan tâm đến cách lập bảng chấm công cá nhân, thì có thể theo dõi những hướng dẫn được chia sẻ cụ thể dưới đây.
- Tạo sheet danh sách nhân viên
Trước hết, bạn cần tạo sheet danh sách từng cá nhân thuộc nhân viên của doanh nghiệp. Nội dung chủ yếu trong sheet này là tên và mã số nhân viên. Cần tạo mã để tránh trường hợp trùng tên. Ngoài ra, bạn có thể bổ sung các thông tin liên quan như: số CMND, quê quán, địa chỉ, ngày sinh,…
Lưu ý: Bạn nên để trống khoảng 2 -3 dòng trên cùng, để tạo liên kết tới các sheet khác. Bên trái cách ra 1 cột để dự phòng nếu cần bổ sung thêm.
Tạo sheet danh sách nhân viên để lập bảng chấm công
Bạn cần tao khung cho bảng chấm công nhân viên, gồm: Tiêu đề – Bảng chấm công, tháng trong năm, bộ phận chấm công, định mức ngày công trong tháng, mã nhân viên, tên nhân viên, ngày trong tháng, 4 – 5 Cột tính quy ra công trong tháng và sau cùng là cột ghi chú.
Bạn nên để độ rộng của các cột sao cho gọn và dễ nhìn. Chủ yếu cột tên và mã nhân viên để rộng, các cột còn lại chủ yếu là số và ký hiệu nên không cần để quá rộng. Đặc biệt, bạn đừng quên tạo ngày tháng trong bảng chấm công cá nhân.
- Đặt ký hiệu chấm công
Nhân sự chọn một vài ký hiệu chấm công cho 1 số loại công như sau: Ngày công thực tế đi làm, nửa ngày công, ngày nghỉ hưởng nguyên lương, nghỉ không lương,…
Lưu ý: Mỗi ký hiệu chấm công sẽ tương ứng với một cột quy ra công. Ngoài ra, thêm 1 cột tính tổng số công.
Thực hiện đầy đủ các thông tin trên đây, là bạn đã hoàn tất việc lập bảng chấm công cá nhân cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để bảng chấm công hoàn thiện các chỉ tiêu, bạn cần đưa ra một số công thức tính cho các cột dựa vào hàm đếm có điều kiện để thống kê.
3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm HRPRO7 trong việc lập bảng chấm công cá nhân
Ngoài excel, bộ phận nhân sự cũng có thể sử dụng phần mềm để lập bảng chấm công cá nhân. Đây là cách thức mới được áp dụng từ công nghệ 4.0 hiện đại. Sử dụng phần mềm HRPRO7, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích thiết thực trong việc chấm công như:
- Tích hợp cùng máy chấm công, dữ liệu nhập vào hàng ngày sẽ tự động được lưu chuyển thành thông tin trên hệ thống phần mềm. Từ đó, người quản lý sẽ kiểm soát được thời gian làm việc của nhân viên cũng như dễ dàng tổng hợp số ngày công nhân viên đi làm, nghỉ phép, nghỉ ốm để lập bảng chấm công.
- Mỗi nhân viên có thể xin phép, báo cáo nghỉ làm trong phân hệ xin nghỉ làm của phần mềm giúp nhà quản lý dễ dàng chấm công
- Tự động hóa trong quy trình tính lương cho doanh nghiệp, từ đó giảm thiểu được thời gian tính lương, thuế, bảo hiểm cho nhân viên hàng tháng. Ngoài ra, với phân hệ quản lý lương, phần mềm còn giúp nhà quản lý dễ dàng tính lương theo ca làm, giờ làm hoặc sản phẩm căn cứ vào bảng chấm công hàng ngày….
- Bảng chấm công cá nhân được lập với đầy đủ các thông tin cần thiết. Nhân sự chỉ cần căn cứ theo đó để tính lương thưởng cho từ cá nhân công nhân viên. Nhờ đó, hạn chế sai sót trong khi tính ngày công đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên đông.
Lập bảng chấm công cá nhân dễ dàng, nhanh chóng với phần mềm HRPRO7
Lập bảng chấm công cá nhân thủ công trên excel và từ phần mềm nhân sự HRPRO7 tiện lợi, bạn muốn sử dụng phương thức nào? Liên hệ ngay cho Công ty giải pháp Tinh Hoa qua hotline: 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) hoặc 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã), chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn cách lập bảng chấm công cá nhân phù hợp, đảm bảo chuyên nghiệp và dễ hiểu nhất!
4. Dữ liệu chấm công cá nhân trong bức tranh dữ liệu chấm công chung
Bảng chấm công cá nhân là hình thức ghi nhận dữ liệu chấm công ở quy mô nhỏ nhất — từng người tự cập nhật hoặc quản lý trực tiếp cập nhật thủ công. Cách này phù hợp với freelancer, nhân sự làm việc từ xa hoặc doanh nghiệp rất nhỏ chưa triển khai hệ thống chấm công tập trung, nhưng khi số lượng nhân sự tăng lên, dữ liệu rời rạc từ nhiều bảng cá nhân rất dễ sai lệch khi tổng hợp lương. Đây là lúc doanh nghiệp cần cân nhắc chuyển sang một hệ thống dữ liệu chấm công tập trung, đồng bộ trực tiếp với bảng lương.
5. Bảng chấm công cá nhân và yêu cầu tuân thủ hồ sơ lao động
Dù ở quy mô nhỏ, bảng chấm công cá nhân vẫn cần có xác nhận rõ ràng từ người lao động và quản lý trực tiếp để đủ tin cậy làm căn cứ tính lương và giải quyết tranh chấp. Trong các đợt đánh giá trách nhiệm xã hội như tiêu chuẩn SMETA, hồ sơ chấm công (kể cả bảng chấm công cá nhân ở các bộ phận nhỏ, vệ tinh) thường được kiểm tra chéo với bảng lương để xác minh không có tình trạng làm thêm giờ vượt quy định hoặc thiếu minh bạch trong ghi nhận ngày công.
6. Câu hỏi thường gặp về bảng chấm công cá nhân
Bảng chấm công cá nhân có được chấp nhận làm căn cứ tính lương không?
Có thể được chấp nhận nếu có xác nhận rõ ràng từ quản lý hoặc người có thẩm quyền, nhưng độ tin cậy thấp hơn dữ liệu điện tử từ máy chấm công.
Khi nào nên chuyển từ bảng chấm công cá nhân sang hệ thống tập trung?
Khi số lượng nhân sự tăng lên hoặc cần đối chiếu dữ liệu giữa nhiều người, hệ thống tập trung giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian tổng hợp hơn nhiều.
Nên lưu trữ bảng chấm công cá nhân trong bao lâu?
Nên lưu tối thiểu vài năm để làm căn cứ khi có tranh chấp về tiền lương hoặc kiểm tra của cơ quan chức năng.
Bảng chấm công cá nhân trên Excel có đủ pháp lý không?
Có giá trị tham khảo và có thể dùng làm chứng cứ nếu có xác nhận đầy đủ, nhưng nên bổ sung cơ chế khóa dữ liệu sau khi chốt để tránh chỉnh sửa sau này.
Làm sao xác nhận bảng chấm công cá nhân không bị chỉnh sửa sau khi chốt?
Cần có bước ký duyệt hoặc xác nhận qua email từ quản lý trực tiếp ngay khi chốt số liệu cuối kỳ, tránh để việc chỉnh sửa xảy ra sau khi đã dùng để tính lương.
