Phần mềm tính lương (Payroll software) là một hệ thống xử lý các dịch vụ trả lương, bao gồm thuế lương, bồi thường, tiền thưởng cuối năm, cuống phiếu lương, thời gian nghỉ, quản lý lợi ích và theo dõi hồ sơ nhân viên. Nhiều tổ chức thuê ngoài cho các loại nhiệm vụ quản trị này, nhưng bạn có thể quyết định rằng nội bộ là tốt nhất cho công ty của bạn và có nhiều giải pháp phần mềm nhân sự tiền lương có sẵn để hỗ trợ thực hiện công việc này cho bạn.
Nhưng xác định giải pháp nào là tốt nhất cho bạn không phải là một công việc dễ dàng. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu biết thêm về phần mềm tính lương để ra các quyết định cho doanh nghiệp của mình.
Phần mềm tính lương
Tại sao nên đầu tư vào phần mềm tính lương
Vì bảng lương là thứ phải được thực hiện chính xác và thường xuyên, nên các công ty cần đầu tư vào một hệ thống tự động hóa các quy trình. Phần mềm tính lương có thể giúp giảm thiểu lỗi và cải thiện sự tuân thủ trong khi tiết kiệm thời gian.
Loại giải pháp này theo dõi nhiều thông tin liên quan đến tiền lương cho nhân viên và thường bao gồm các tính năng quản trị lợi ích. Điều này bao gồm tất cả mọi thứ liên quan đến tiền lương, các khoản trợ cấp nghỉ hè và nghỉ phép và các khoản trợ cấp một lần hoặc định kỳ như bảo hiểm y tế, hỗ trợ giáo dục, chi phí di chuyển và kế hoạch nghỉ hưu.
Lợi ích của phần mềm tính lương
nếu công ty của bạn đang theo dõi thông tin nhân viên và xử lý thanh toán một cách thủ công, các giải pháp trả lương có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và rất nhiều vấn đề đau đầu bằng cách giảm thiểu rủi ro.
Tiết kiệm thời gian
Lợi ích lớn nhất và rõ ràng nhất của hệ thống quản lý tiền lương là tiết kiệm thời gian, từ đó giúp tiết kiệm tiền. Các giải pháp này được thiết kế thân thiện với người dùng nên đường cong học tập để thiết lập và bắt đầu xử lý bảng lương là rất thấp.
Tăng độ chính xác và giảm rủi ro
Ngoài ra, các giải pháp tính lương giúp chủ doanh nghiệp đảm bảo họ nộp đúng số thuế liên quan đến tiền lương và nộp báo cáo áp dụng đúng hạn. Khi chạy bảng lương theo cách thủ công, ngay cả một lỗi trung thực, chẳng hạn như lỗi nhân hoặc làm tròn, có thể có tác động đáng kể. Các giải pháp này sẽ hoàn tất hồ sơ thuế và báo cáo cho bạn và nhắc nhở bạn khi họ đến hạn.
Chỉ theo kịp các thay đổi về mã số thuế đã là một nhiệm vụ tốn rất nhiều thời gian. Phần mềm tính lương sẽ theo dõi những thay đổi này giúp bạn để bạn không cần phải tốn quá nhiều thời gian cho một công việc.
Tạo báo cáo.
Cuối cùng, giải pháp tính lương cho phép bạn theo dõi thông tin bảng lương theo thời gian và nhanh chóng tạo ra các báo cáo hữu ích cho những người ra quyết định nội bộ, kế toán viên và kiểm toán viên. Ví dụ bao gồm tóm tắt chi phí hàng quý, chuyển tiền thuế hàng năm.
Sử dụng phần mềm tính lương so với thuê ngoài
Trước đây, việc thuê ngoài được xem là một cách để tránh tuyển nhân viên toàn thời gian hoặc giảm năng suất bằng cách ủy thác bảng lương cho một nhân viên hiện có. Nhiều công ty vẫn chọn cách thuê ngoài để tính lương nhưng sử dụng phần mềm tính lương hiện là một lựa chọn thay thế được rất nhiều người ưa chuộng.
Với việc sử dụng các phần mềm nhân sự tiền lương ngày càng dễ dàng hơn, các công ty giờ đây có thể giữ bảng lương trong công ty mà không phải ủy thác cho lao động khác. Sử dụng phần mềm tính lương có thể giúp các công ty duy trì quyền kiểm soát nhiều hơn đối với các quy trình trả lương trong khi vẫn có được sự linh hoạt cao hơn so với khi việc tính lương được thuê ngoài, do đó việc thực hiện các thay đổi sẽ dễ dàng hơn.
Phần mềm tính lương so với thuê ngoài
Bạn là loại người mua nào?
Đối với nhiều công ty, bảng lương chỉ là một thành phần trong nhu cầu phần mềm của họ, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Có một số cấp độ người mua khác nhau và các danh mục này sẽ giúp bạn xác định phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn:
Các doanh nghiệp nhỏ
Các chủ doanh nghiệp nhỏ chỉ đơn giản là tìm cách hợp lý hóa việc xử lý bảng lương của họ sẽ muốn một giải pháp dành riêng 100% cho bảng lương, nhưng với mức giá cơ bản rất phải chăng.
Doanh nghiệp cỡ vừa
Các chuyên gia nhân sự tại các công ty cỡ trung bình hoặc lớn hơn (hơn 50 nhân viên) sẽ được hưởng lợi nhiều hơn là các chức năng trả lương cơ bản. Ở cấp độ này, việc đưa hàng lên tàu, ký gửi trực tiếp, nộp thuế và các tính năng khác như theo dõi tham dự và theo dõi thời gian trở nên có giá trị hơn và người mua sẽ muốn có một hệ thống quản lý nhân sự toàn diện hơn.
Doanh nghiệp lớn
Những người mua này đang tìm cách mở rộng ra ngoài bộ phận nhân sự thành một bộ phận hoạch định nguồn lực doanh nghiệp kết hợp xử lý bảng lương, quản lý nhân tài và có thể là hệ thống quản lý nguồn nhân lực. Điều này sẽ đảm bảo sự tích hợp chặt chẽ giữa bảng lương và các chức năng nhân sự khác, cũng như kế toán và các hệ thống cụ thể khác của bộ phận.
Tính khả dụng của một ứng dụng di động cũng có thể là một yếu tố khi xem xét phần mềm tính lương trực tuyến. Không phải là bạn sẽ có thể chạy bảng lương hoặc thực hiện hồ sơ thuế, nhưng nhân viên có thể gửi yêu cầu hết giờ, cập nhật thông tin cá nhân của họ như số điện thoại và thay đổi các tùy chọn bảng lương khác.
Xác định quy mô doanh nghiệp để lựa chọn phần mềm tính lương
Phần mềm tính lương là một giải pháp công nghệ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến quản lý tiền lương cho nhân viên của mình. Hãy lựa chọn cho doanh nghiệp mình một phần mềm nhân sự tiền lương phù hợp để giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những sai sót và bắt kịp với xu hướng pháp triển của thời đại 4.0.
