- Thực trạng và Các loại Thất thoát Vật tư
- Những Thách thức trong Quản lý Kho Vật tư Truyền thống
- Các Phương pháp Quản lý Kho Vật tư Hiệu quả để Giảm Thất thoát
- Vai trò của Công nghệ trong Quản lý Vật tư
Trong bối cảnh ngành xây dựng và sản xuất ngày càng phát triển, việc quản lý vật tư và vật liệu một cách hiệu quả là một yếu tố then chốt, không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo chất lượng và tiến độ dự án. Thực trạng thất thoát vật tư đã tồn tại từ lâu như một “căn bệnh nan y”, gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng khi thường chỉ được phát hiện vào giai đoạn cuối của công trình. Bài viết này sẽ phân tích thực trạng thất thoát, những thách thức trong quản lý truyền thống và đề xuất các giải pháp toàn diện để giảm thiểu tối đa rủi ro này.
Thực trạng và Các loại Thất thoát Vật tư
Thất thoát trong xây dựng là một khái niệm có thể hiểu theo nghĩa hẹp là hành vi bớt xén vật liệu, nhân công để chất lượng công trình giảm sút. Theo nghĩa rộng, nó bao gồm cả lãng phí. Tóm lại, thất thoát, lãng phí trong xây dựng là những thiệt hại do việc sử dụng kém hiệu quả hay do sử dụng những công trình không đạt được hiệu quả mục tiêu dự án đề ra, những thiệt hại làm công trình giảm chất lượng, do đó không tương xứng với giá trị, với chi phí vốn đầu tư.
Có hai loại thất thoát chính được xác định:
- Thất thoát hữu hình (chủ động): Đây là những thiệt hại rõ ràng, chủ yếu do con người cố ý gây ra vì mục đích vụ lợi cá nhân. Các hình thức phổ biến bao gồm ăn cắp, bớt xén, sử dụng vật liệu không đảm bảo chất lượng, khai khống khối lượng, ăn bớt vật liệu trong quá trình thi công, dẫn đến chất lượng công trình không được đảm bảo.
- Thất thoát vô hình (bị động): Loại thất thoát này phát sinh do bị động, chủ yếu do năng lực hạn chế của những người tham gia đầu tư xây dựng ở tất cả các khâu. Ví dụ điển hình là việc không đảm bảo khối lượng theo thiết kế được phê duyệt hoặc thi công không đúng thiết kế, dẫn đến phải phá đi làm lại.
Tình trạng thất thoát vật tư không phải mới xuất hiện mà đã tồn tại từ rất lâu, như một căn bệnh nan y, âm thầm. Trong ngành xây dựng, thất thoát vật tư, đặc biệt, có thể lên tới 20-30% tổng số vốn đầu tư trong một dự án.
Những Thách thức trong Quản lý Kho Vật tư Truyền thống
Quản lý kho vật tư theo phương pháp truyền thống, đặc biệt là thông qua Excel hoặc sổ sách thủ công, thường gây ra nhiều khó khăn đáng kể cho doanh nghiệp. Những thách thức phổ biến bao gồm:
- Khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu: Thông tin về hàng hóa, vật tư thường được lưu trữ phân tán ở nhiều nơi, nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Điều này dễ dẫn đến tình trạng nhập sai, nhập thiếu, nhập thừa, gây mất mát và thất lạc dữ liệu.
- Không kiểm tra được tình trạng vật tư ngay lập tức: Dữ liệu tài sản của doanh nghiệp thường được lưu trữ ở một số máy, một số người nhất định, dẫn đến doanh nghiệp bị động trong công tác quản lý và khó đưa ra các quyết định vận hành hiệu quả ngay lập tức.
- Không đảm bảo được định mức hàng tồn kho: Trong vận hành doanh nghiệp, việc không kiểm soát chính xác lượng tồn kho có thể làm gián đoạn kế hoạch sản xuất, kinh doanh và không đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường khi có biến động mạnh.
- Sắp xếp hàng hóa thiếu khoa học: Trong quá trình nhập kho, nếu không sắp xếp hàng hóa theo trật tự, khoa học, sẽ rất khó để kiểm soát, tìm kiếm hàng hóa. Điều này không chỉ tốn diện tích kho bãi mà còn lãng phí thời gian và công sức của người thực hiện.
- Kiểm tra hàng hóa khó khăn: Khối lượng công việc lớn tại kho, bao gồm tiếp nhận hàng nhập – xuất, giám sát hoạt động mua bán, sắp xếp và quản lý hàng hóa, khiến việc kiểm tra hàng hóa trở nên phức tạp và dễ phát sinh sai sót.
Các Phương pháp Quản lý Kho Vật tư Hiệu quả để Giảm Thất thoát
Để khắc phục những thách thức trên và giảm thiểu thất thoát, các doanh nghiệp cần xây dựng và áp dụng một quy trình quản lý vật tư toàn diện, khoa học.
1. Xây dựng Quy trình Quản lý Vật tư Chặt chẽ:
- Quản lý mã vật tư và thông tin hàng hóa: Chuẩn hóa bộ mã vật tư và tên vật tư là cần thiết để tránh rối loạn và sai sót khi nhập, xuất, kiểm kê. Mỗi loại mặt hàng, sản phẩm cần được kiểm soát thông qua mã hàng hóa và có mã định danh duy nhất, được phân loại rõ ràng theo nhóm, quy cách, đơn vị tính.
- Quản lý quy trình nhập kho: Quy trình nhập kho cần được thực hiện chặt chẽ, bắt đầu bằng việc thông báo kế hoạch nhập. Hàng hóa khi được giao đến kho phải được kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng, chủng loại theo hợp đồng và phiếu mua hàng. Mọi vật tư nhập kho phải có đầy đủ giấy tờ theo quy định và được cập nhật vào hệ thống dữ liệu quản lý kho ngay lập tức.
- Kiểm soát quy trình xuất kho theo định mức: Quy trình xuất kho nên diễn ra theo trình tự từ gửi yêu cầu, kiểm tra chứng từ và tồn kho, lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng, đến xuất kho và theo dõi quy trình. Xuất kho cần dựa trên yêu cầu từ công trình và đối chiếu với định mức dự toán đã được duyệt. Việc này giúp đo lường chính xác mức tiêu hao vật liệu cho từng công trình và cảnh báo khi lũy kế xuất vượt dự toán. Phiếu xuất kho cần đầy đủ thông tin về địa điểm, thời gian, bộ phận/người sử dụng, số lượng, giá trị.
- Quản lý vật tư thừa (phế liệu): Phế liệu phát sinh từ quá trình thi công cần được thu gom (đầu mẩu), cân đo khối lượng và nhập kho riêng để quản lý, có biên bản xác định khối lượng. Việc xuất bán phế liệu cũng cần theo quy định để thu hồi vốn và giảm thiểu lãng phí.
2. Tối ưu hóa Không gian Lưu trữ và Sắp xếp:
- Thiết kế và xây dựng kho đạt tiêu chuẩn: Kho cần được thiết kế khoa học với vị trí kệ hàng, lối đi, khu vực sắp xếp hàng hóa thuận tiện và tối ưu cho các hoạt động xuất nhập. Nên lập sơ đồ kho chi tiết. Nhân viên kho cần ghi thẻ bài cho các mẫu hàng hóa đầy đủ thông tin như mã hàng, màu sắc, kích thước. Đặc biệt, cần kiểm tra và thiết kế kho có vị trí đặt bình xịt cứu hỏa để phòng chống cháy nổ.
- Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa: Áp dụng nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) đặc biệt với các loại hàng hóa có thời hạn sử dụng để tránh hư hỏng. Hàng hóa cần được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, tách biệt hàng tồn kho và hàng mới nhập. Cần phân quyền sắp xếp trong kho; chỉ những người có trách nhiệm và quyền hạn mới được phép sắp xếp hoặc di chuyển hàng hóa.
- Vai trò của pallet: Pallet đóng vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức, nhận diện, di chuyển và xuất nhập hàng hóa hiệu quả và an toàn. Pallet giúp tối ưu diện tích kho, tăng mật độ lưu trữ hàng hóa lên nhiều lần và bảo vệ vật tư khỏi ẩm mốc, hư hỏng do tiếp xúc trực tiếp với nền đất. Pallet sắt được khuyến nghị do khả năng chịu tải vượt trội (3000kg/pallet), độ bền cao gần như tuyệt đối, tuổi thọ lên tới 15 năm, ứng dụng trong môi trường nhiệt độ thấp và đặc biệt là khả năng an toàn khi tải hàng nặng đến cực nặng, giảm nguy cơ cháy nổ.
3. Kiểm kê và Báo cáo Tồn kho Định kỳ:
- Tầm quan trọng của kiểm kê: Kiểm kê kho định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với dữ liệu trong hệ thống. Điều này giúp phát hiện sự không khớp, xác định nguyên nhân chênh lệch và phản ánh năng lực quản lý tài sản, hỗ trợ cải tiến qua các kỳ kinh doanh.
- Báo cáo tồn kho: Dữ liệu hàng tồn kho cần được theo dõi và cập nhật sát sao. Các báo cáo nhập – xuất – tồn theo công trình và thời gian thực giúp đánh giá xu hướng tiêu hao, hỗ trợ lập kế hoạch mua sắm vật tư hợp lý và đưa ra quyết định vận hành hiệu quả.
4. Quản lý Công cụ, Dụng cụ (CCDC) Xây dựng:
- Thách thức: CCDC thường xuyên bị thất thoát, hư hỏng do việc quản lý lịch sử mượn – trả không chặt chẽ, thiếu hệ thống theo dõi tình trạng thiết bị và quy trình bảo trì, bảo dưỡng định kỳ.
- Giải pháp quản lý sổ mượn tập trung: Việc theo dõi tình trạng xuất kho CCDC trên một không gian số giúp ghi nhận chi tiết người mượn, thời gian mượn, số ngày quá hạn, số lượng và tình trạng CCDC. Điều này giúp kiểm soát chặt chẽ vòng đời CCDC, hạn chế thất thoát, tối ưu thời gian luân chuyển và đảm bảo công cụ luôn sẵn sàng cho thi công.
5. Phân rõ Trách nhiệm và Giám sát:
- Trách nhiệm của các bên liên quan: Cần phân rõ trách nhiệm của chủ đầu tư, quản lý dự án, nhà thầu thiết kế, nhà thầu thi công, và nhà thầu giám sát thi công xây dựng.
- Giám sát thường xuyên: Kiểm tra và giám sát thường xuyên các công việc tại hiện trường. Kết quả kiểm tra đều phải ghi nhật ký hoặc biên bản kiểm tra theo quy định. Nhà thầu giám sát thi công cần theo dõi giá cả, số lượng và chất lượng vật tư được nhập về, đồng thời phải đảm bảo giám sát nhà thầu thi công thực hiện đúng định mức vật tư, tỷ lệ vật liệu trong xây dựng ở từng bước. Chủ đầu tư cần kiểm tra biện pháp thi công của nhà thầu thi công và kiểm soát mọi hoạt động của nhà thầu giám sát (được gọi là “giám sát của giám sát”).
Vai trò của Công nghệ trong Quản lý Vật tư
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý vật tư không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu thiết yếu để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu thất thoát. Một trong những giải pháp nổi bật là sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư kết hợp với hệ thống kiểm soát ra vào thông minh.
Phần mềm giúp số hóa toàn bộ quy trình quản lý, từ nhập – xuất kho, kiểm kê, theo dõi tồn kho đến phân tích dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thiết lập một hệ thống quản lý minh bạch, tập trung và đồng bộ, giúp giảm đáng kể thời gian thao tác và hạn chế sai sót so với các phương pháp thủ công như ghi sổ hay file Excel.
Bên cạnh đó, việc tích hợp các công nghệ kiểm soát ra vào như camera giám sát, máy chấm công, cổng an ninh, thiết bị nhận diện (vân tay, khuôn mặt), cảm biến và hệ thống cảnh báo giúp kiểm soát chặt chẽ luồng di chuyển của người và hàng hóa trong kho. Những công nghệ này không chỉ tăng tính an toàn mà còn hỗ trợ truy xuất nhanh khi xảy ra sai lệch hoặc nghi ngờ thất thoát.
Tổng thể, công nghệ không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là “người gác cổng thông minh” giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản, tối ưu nguồn lực và tiến tới vận hành kho vật tư một cách chuyên nghiệp và bền vững.
Kết luận
Quản lý kho vật tư và công cụ dụng cụ (CCDC) trong xây dựng không chỉ là bài toán tối ưu chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công và uy tín của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các quy trình quản lý khoa học, kết hợp với việc phân rõ trách nhiệm, giám sát chặt chẽ và tận dụng sức mạnh của công nghệ, các doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn diện mọi khâu từ nhập kho đến xuất kho, từ quản lý vật tư đến CCDC. Điều này không chỉ giúp giảm đáng kể tỷ lệ thất thoát mà còn nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu hóa dòng tiền và đảm bảo sự liên tục trong chuỗi cung ứng, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
