Trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng phức tạp, việc đảm bảo an ninh chuỗi cung ứng đóng vai trò tối quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu. Chương trình Đối tác Hải quan – Thương mại Chống Khủng bố (C-TPAT) được thiết lập nhằm tăng cường an ninh chuỗi cung ứng quốc tế thông qua sự hợp tác giữa các doanh nghiệp và cơ quan hải quan.
Việc xây dựng và tuân thủ quy trình an ninh C-TPAT không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả quản lý mà còn duy trì uy tín trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Bài viết này sẽ đi sâu vào các bước chính và chi tiết trong quy trình an ninh C-TPAT, cùng với các hồ sơ tài liệu cần thiết và quy trình kiểm tra container theo yêu cầu của chương trình.
1. Các Giai Đoạn Chính Trong Quy Trình An Ninh C-TPAT
Quy trình an ninh C-TPAT được cấu trúc thành các giai đoạn tuần tự nhằm đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả. Các nguồn tin của chúng tôi mô tả một quy trình gồm 5 bước cốt lõi:
- Bước 1: Thiết lập Chính sách An ninh cho chuỗi cung ứng Chính sách an ninh là kim chỉ nam cho việc xây dựng và cải tiến mức độ an toàn trong chuỗi cung ứng. Nó cần phản ánh sự cam kết của lãnh đạo cao nhất trong việc tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các quy định khác về an ninh hàng hóa. Đây là giai đoạn khởi đầu và là nền tảng để xây dựng Hệ thống quản lý an ninh. Chính sách này phải được xem xét thường xuyên để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế.
- Bước 2: Lập kế hoạch thực hiện quy trình C-TPAT Sau khi chính sách an ninh được phê duyệt, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết các bước áp dụng tiêu chuẩn C-TPAT. Bước này tương ứng với giai đoạn “Plan” trong mô hình PDCA. Một kế hoạch hoàn chỉnh phải tuân thủ các yêu cầu pháp luật và tiêu chuẩn C-TPAT, đồng thời đáp ứng các mục tiêu an ninh do tổ chức đề ra. Các công việc bao gồm xác định yêu cầu pháp luật, yếu tố an ninh ảnh hưởng, và thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu cùng chương trình quản lý an ninh.
- Bước 3: Thực hiện quy trình an ninh C-TPAT Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần cung cấp các công cụ, quy trình và nguồn lực cần thiết để hiện thực hóa kế hoạch C-TPAT một cách hiệu quả và bền vững. Điều này bao gồm phân công trách nhiệm, quyền hạn cho nhân viên, cung cấp các khóa đào tạo năng lực và nhận thức, phổ biến và áp dụng chính sách cùng các thủ tục cải tiến. Các công việc cụ thể như lựa chọn người chỉ đạo, tổ chức đào tạo, trang bị thiết bị an ninh (camera, khóa), xây dựng kênh thông tin nội bộ và bên ngoài, và thực hiện công việc theo đúng quy trình hướng dẫn.
- Bước 4: Giám sát và Đánh giá kết quả thực hiện C-TPAT Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần tiến hành giám sát và đánh giá kết quả thực hiện C-TPAT. Nhiệm vụ trong giai đoạn này bao gồm thành lập bộ phận chuyên trách giám sát, áp dụng quy trình giám sát tại các bộ phận, đo lường, tổng kết, phân tích kết quả thực hiện, và đánh giá mức độ tuân thủ Hệ thống quản lý an ninh so với yêu cầu của pháp luật, các bên liên quan, mục tiêu an ninh tổ chức và tiêu chuẩn C-TPAT.
- Bước 5: Hành động khắc phục và cải tiến quy trình an ninh C-TPAT Dựa trên kết quả đánh giá, tổ chức cần thực hiện hành động khắc phục tại những điểm không phù hợp và lập kế hoạch cải tiến an ninh chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần lưu giữ tất cả các hồ sơ, tài liệu liên quan, báo cáo kết quả và kế hoạch thực hiện cho lãnh đạo cấp cao để xem xét và chỉ đạo kịp thời.
2. Chi Tiết Quy Trình Triển Khai C-TPAT (17 Bước)
Để triển khai C-TPAT một cách khoa học và đạt được thành công trong việc đảm bảo an ninh chuỗi cung ứng, các tổ chức/doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình 17 bước chi tiết sau:
- Bước 1: Khởi động Dự án Áp dụng C-TPAT Lãnh đạo doanh nghiệp tuyên bố việc xây dựng hệ thống quản lý an ninh theo tiêu chuẩn C-TPAT cho toàn thể cán bộ công nhân viên.
- Bước 2: Thành lập các Bộ phận Chuyên trách Lựa chọn thành viên, thành lập Ban tiêu chuẩn C-TPAT, bổ nhiệm trưởng Ban và phân công trách nhiệm, quyền hạn cho các thành viên.
- Bước 3: Khảo sát Thực trạng Đánh giá sơ bộ để xác định điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức đối với việc áp dụng Chương trình An ninh chuỗi cung ứng, đồng thời xác định các yêu cầu pháp lý về bảo mật, an ninh hàng hóa và mong đợi của các bên liên quan.
- Bước 4: Đào tạo Nhận thức C-TPAT Lựa chọn chuyên gia để đào tạo nhận thức cho Đại diện lãnh đạo, các thành viên Ban tiêu chuẩn và nhân viên liên quan, làm rõ nội dung và yêu cầu của tiêu chuẩn C-TPAT.
- Bước 5: Lập Kế hoạch Triển khai Chương trình C-TPAT Ban tiêu chuẩn lập kế hoạch triển khai cụ thể, phân công công việc cho từng phòng/ban, xác định người chịu trách nhiệm chính, kết quả dự kiến và thời gian hoàn thành.
- Bước 6: Soạn thảo Quy trình, Tài liệu C-TPAT Ban tiêu chuẩn xây dựng các quy trình, tài liệu, hướng dẫn công việc cụ thể để triển khai kế hoạch C-TPAT, sau đó trình lên lãnh đạo cao nhất để phê duyệt.
- Bước 7: Hoàn thiện Hạ tầng, Trang bị Công nghệ (nếu cần) Điều chỉnh cơ sở hạ tầng, xây dựng hoặc bảo trì/sửa chữa hệ thống khóa, ánh sáng, hàng rào, báo động an ninh, camera hoặc áp dụng công nghệ giám sát hiện đại nếu cần thiết.
- Bước 8: Triển khai Áp dụng C-TPAT Các phòng/ban, đơn vị, bộ phận, khu vực áp dụng các quy trình, tài liệu, biểu mẫu đã được phê duyệt vào thực tế, đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn công việc đã đề ra.
- Bước 9: Đào tạo Đánh giá Nội bộ Các thành viên Ban tiêu chuẩn được đào tạo kỹ năng đánh giá nội bộ theo yêu cầu của tiêu chuẩn C-TPAT, chỉ những cá nhân hoàn thành bài kiểm tra mới được thực hiện đánh giá.
- Bước 10: Đánh giá Nội bộ Giai đoạn 1 Chuyên gia đánh giá nội bộ tiến hành đánh giá mức độ an toàn của chuỗi cung ứng theo yêu cầu của tiêu chuẩn C-TPAT một cách không thiên vị và không giấu lỗi.
- Bước 11: Hành động Khắc phục Giai đoạn 1 Tổ chức tiến hành khắc phục những điểm chưa phù hợp phát hiện được trong quá trình đánh giá nội bộ giai đoạn 1, thảo luận và tìm nguyên nhân, sau đó thực hiện các hành động khắc phục.
- Bước 12: Đánh giá Nội bộ Giai đoạn 2 Mục đích của việc đánh giá nội bộ giai đoạn 2 là rà soát lại những điểm chưa phù hợp phát hiện trong đánh giá giai đoạn một và đánh giá hiệu quả của hành động khắc phục.
- Bước 13: Xem xét của Lãnh đạo Lãnh đạo xem xét kết quả đánh giá nội bộ, đưa ra các chỉ đạo, quyết định điều chỉnh nếu cần thiết, đồng thời xem xét việc chuẩn bị chứng nhận An ninh chuỗi cung ứng.
- Bước 14: Đăng ký Chứng nhận C-TPAT Khi nhận thấy mức độ an toàn của chuỗi cung ứng đã sẵn sàng, doanh nghiệp tiến hành đăng ký chứng nhận C-TPAT với cơ quan chứng nhận có thẩm quyền.
- Bước 15: Đánh giá Chứng nhận C-TPAT Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chứng nhận sẽ cử chuyên gia xuống cơ sở để đánh giá hiện trường. Chuyên gia tư vấn cũng sẽ thẩm tra hệ thống quy trình, hồ sơ, tài liệu liên quan tới việc áp dụng tiêu chuẩn C-TPAT của doanh nghiệp.
- Bước 16: Hành động Khắc phục Giai đoạn 2 Tổ chức đánh giá sẽ thông báo các điểm chưa tuân thủ mà doanh nghiệp cần khắc phục. Doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành khắc phục theo đúng yêu cầu và thời gian quy định.
- Bước 17: Nhận Chứng chỉ C-TPAT Cơ quan chứng nhận xác minh việc hoàn thành khắc phục của tổ chức và cấp chứng chỉ C-TPAT có hiệu lực 1 năm, chứng minh tổ chức đã hoàn thành chương trình an ninh chuỗi cung ứng.
3. Các Hồ Sơ và Tài Liệu C-TPAT Thiết Yếu
Để hỗ trợ việc triển khai và duy trì chương trình C-TPAT, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu giữ một số hồ sơ, tài liệu quan trọng sau:
Một số Giấy phép / Hợp đồng:
- Giấy phép kinh doanh và đăng ký thuế.
- Hợp đồng thuê nhà xưởng (nếu có).
- Hợp đồng vận chuyển với tất cả đối tác kinh doanh trong 12 tháng.
- Hợp đồng dịch vụ với công ty bảo vệ bên ngoài.
Một số Danh sách:
- Danh sách lực lượng bảo vệ.
- Danh sách nhân viên được phép truy cập tài liệu vận chuyển thương mại.
- Danh sách nhân viên chịu trách nhiệm phát hành và theo dõi con dấu thương mại.
- Danh sách nhân viên có quyền truy cập vào khu vực xếp hàng/đóng gói hoàn thiện.
- Danh sách nhân viên giám sát xếp dỡ container an ninh.
- Danh sách nhân viên đăng nhập/đăng xuất/đăng ký quyền vào khu vực hạn chế.
- Danh sách xe tải được ủy quyền thương mại.
- Danh sách Lô hàng Xuất và Nhập khẩu.
- Danh sách các nhà thầu phụ.
- Danh sách các khu vực hạn chế.
- Danh sách khách và xe đăng ký ra vào.
- Danh sách các gói hàng và thư đến.
Một số Tài liệu Huấn luyện C-TPAT:
- Hồ sơ đào tạo nhận thức về an ninh chuỗi cung ứng.
- Tài liệu đào tạo và Hồ sơ định hướng nhân viên.
- Hồ sơ về diễn tập bảo mật an ninh.
- Hồ sơ đào tạo Lực lượng Bảo vệ An ninh (theo FSP).
- Lịch trình huấn luyện an ninh.
Một số Tài liệu Hướng dẫn C-TPAT:
- Mô tả công việc của Quản trị viên Bảo vệ.
- Thủ tục vận chuyển hàng hóa thành phẩm cho người nhận.
- Quy trình và tiêu chuẩn an ninh bằng văn bản dành cho nhà thầu.
- Chính sách thủ tục bảo mật (FSP).
- Chính sách trong việc kiểm soát an ninh của các khu vực làm hàng và cất giữ hàng hóa.
- Quy trình kiểm tra bằng văn bản đối với các công-te-nơ rỗng ngoài biển.
- Thủ tục báo cáo vi phạm cho Ban Quản lý.
- Chính sách/thủ tục bằng văn bản để sử dụng, thay thế và theo dõi con dấu.
- Kế hoạch quản lý khủng hoảng/rủi ro.
- Sổ tay nêu rõ các quy tắc và quy định của công ty.
- Hướng dẫn an ninh nhân sự bằng văn bản để tuyển dụng nhân sự.
- Thủ tục chấm dứt hợp đồng và niêm yết trên hồ sơ của bộ phận nhân sự.
- Quy trình kiểm soát truy cập thông tin CNTT.
- Quy trình và chính sách bảo mật máy tính CNTT.
- Quy trình kiểm tra an ninh của các gói hàng và thư đến.
- Quy trình kiểm tra 7 điểm & hồ sơ bảo mật của nó.
Một số Hồ sơ, Tài liệu khác:
- Văn bản liên hệ với đơn vị vận chuyển thương mại.
- Biên bản kiểm tra tại chỗ sự tuân thủ của các nhà thầu phụ.
- Thông báo bằng văn bản về các yêu cầu C-TPAT cho nhà thầu.
- Kiểm tra lý lịch về sự tuân thủ của nhà thầu phụ.
- Báo cáo Đánh giá Nội bộ.
- Quy trình đóng gói hàng hóa thành phẩm hoàn thiện.
- Hồ sơ kiểm tra lý lịch của nhân sự.
- Hồ sơ kiểm tra/bảo trì của camera giám sát và cảnh báo.
- Đăng ký nhân sự nắm giữ chìa khóa/thẻ của nhà máy & Chính sách giữ chìa khóa quản lý.
- Sổ đăng ký niêm phong của container an ninh.
- Đăng ký lưu hồ sơ niêm phong và số container an ninh.
- Nhật ký vận chuyển hàng hóa.
- Hồ sơ sự cố bảo mật an ninh.
- Hồ sơ cá nhân của mỗi tài xế đang được kiểm tra và phê duyệt.
- Sổ đăng ký kiểm tra an ninh không báo trước & quy trình của nó.
- Hồ sơ về hàng hóa nguy cơ mất an ninh cao.
- Hồ sơ cuộc họp an ninh với danh sách tham dự cuộc họp.
4. Quy Trình Kiểm Tra Container 7 Điểm Theo Yêu Cầu C-TPAT
Việc kiểm tra container đúng quy trình là vô cùng quan trọng để đảm bảo an ninh hàng hóa và tuân thủ các quy định của chương trình C-TPAT. Chương trình C-TPAT đặt ra những yêu cầu nghiêm ngặt nhằm bảo vệ chuỗi cung ứng toàn cầu khỏi các mối đe dọa an ninh, trong đó kiểm tra container là một bước then chốt. Quy trình kiểm tra 7 điểm chi tiết bao gồm:
- 1. Kiểm tra bên ngoài, gầm và khung dầm container: Quan sát tổng quát toàn bộ bề mặt bên ngoài container, đặc biệt là gầm và khung dầm, để phát hiện các dấu hiệu bất thường như vết rách, lỗ thủng, biến dạng hoặc dấu hiệu cạy phá. Chú ý đến các vị trí khó thấy và góc khuất.
- 2. Kiểm tra bên trong và bên ngoài cửa container: Đóng kín cửa container từ bên trong và quan sát xem có ánh sáng lọt qua không để đảm bảo độ kín nước. Kiểm tra đinh tán, ri-vê tại vị trí lỗ khóa niêm phong để đảm bảo chắc chắn. Đảm bảo cửa và then cài hoạt động trơn tru, an toàn, không bị rỉ sét hoặc hở. Đối với container lạnh, kiểm tra kỹ các tấm bọc phủ, lỗ thông gió, ống dẫn hơi lạnh và bộ phận máy làm lạnh.
- 3. Kiểm tra mép hông và vách phải container: Quan sát kỹ mép hông và vách phải container, đặc biệt là khu vực tiếp xúc với mặt đất, tìm kiếm các vết gỉ sét, lỗ hổng hoặc dấu hiệu bị mài mòn.
- 4. Kiểm tra mép hông và vách trái container: Thực hiện tương tự như bước kiểm tra vách phải để đảm bảo không có lỗi hư hỏng hoặc rủi ro tiềm ẩn.
- 5. Kiểm tra vách trước container: Kiểm tra kỹ lưỡng mép và vách trước container, đảm bảo không có gỉ sét, lỗ thủng hay biến dạng.
- 6. Kiểm tra trần, nóc và sàn ngoài container: Kiểm tra kỹ trần và nóc, cả bên trong lẫn bên ngoài, để phát hiện các lỗ thủng hoặc vết nứt có thể gây rò rỉ nước. Đảm bảo bề mặt sàn ngoài không có vết rách, biến dạng hoặc hư hỏng nghiêm trọng.
- 7. Kiểm tra sàn trong container: Đảm bảo sàn trong sạch sẽ, khô ráo, không có mùi khó chịu, vết bẩn hoặc nước đọng. Quan sát các dấu hiệu gỉ sét, han mục do ẩm ướt hoặc các tác nhân khác, nhằm đảm bảo sàn trong đủ điều kiện chứa hàng.
Ngoài quy trình 7 điểm, cần lưu ý các thông số kỹ thuật sau được ghi bên ngoài container: trọng lượng tối đa (Maximum Gross Weight), trọng tải tịnh (Maximum Payload), trọng lượng vỏ container (Tare Weight), và dung tích container (Container Internal Capacity).
Kết luận
Việc triển khai và tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu của chương trình C-TPAT thông qua các bước quy trình chi tiết, việc lập hồ sơ tài liệu đầy đủ và thực hiện nghiêm ngặt các kiểm tra an ninh như quy trình kiểm tra container 7 điểm là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn cho hàng hóa, giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng chống khủng bố trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Đây là một khoản đầu tư chiến lược mang lại lợi ích lâu dài cho hoạt động kinh doanh quốc tế của doanh nghiệp.
Nếu Quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tư vấn hoặc triển khai quy trình an ninh C-TPAT, xin vui lòng liên hệ với các đơn vị chuyên nghiệp để được hỗ trợ cụ thể.
Tham khảo thêm
Tất tần tật về Huấn luyện an toàn vệ sinh lao động theo Nghị định 44
Hiểu Rõ Về 6 Nhóm Huấn Luyện An Toàn Vệ Sinh Lao Động Theo Quy Định Pháp Luật
