Việc thiết lập một phương án bảo vệ an ninh chuẩn và hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo sự an toàn cho tài sản và con người, đồng thời duy trì hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Phương án bảo vệ an ninh là một bản đánh giá chi tiết về tình trạng của đối tượng cần được bảo vệ, nhằm đáp ứng các yêu cầu cụ thể và đưa ra giải pháp cho các tình huống khẩn cấp.
Một quy trình kiểm soát an ninh nhà máy chặt chẽ không chỉ là hàng rào bảo vệ vững chắc mà còn là nền tảng tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thúc đẩy niềm tin và sự gắn kết của người lao động, từ đó mở ra cơ hội phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
1. Tầm Quan Trọng của Quy Trình An Ninh Nhà Máy
Việc xây dựng và thực hiện quy trình kiểm soát an ninh tại nhà máy mang lại nhiều lợi ích thiết thực và cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Các nhà máy thường tập trung một lượng lớn máy móc, thiết bị, hàng hóa có giá trị cao và số lượng lớn công nhân. Do đó, việc đảm bảo an toàn cho khu vực này là ưu tiên hàng đầu.
Những lợi ích chính của một quy trình an ninh nhà máy tốt bao gồm:
- Bảo vệ tài sản và thiết bị: Ngăn chặn nguy cơ mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép đối với các tài sản quan trọng như máy móc, nguyên vật liệu và dữ liệu.
- Đảm bảo an toàn cho nhân viên: Bảo vệ quyền lợi, lợi ích và năng lực của cá nhân, tổ chức trước các hành vi xâm phạm và gây thiệt hại, duy trì môi trường làm việc an toàn.
- Duy trì hoạt động liên tục và hiệu suất: Phòng ngừa, ngăn chặn, đối phó và khắc phục các rủi ro, nguy cơ an ninh, giúp hoạt động sản xuất không bị gián đoạn và tối ưu hóa quản lý.
- Bảo vệ thông tin và dữ liệu kinh doanh: Đảm bảo an ninh cho các dữ liệu quan trọng khỏi các mối đe dọa.
- Tăng cường sự uy tín và tính chuyên nghiệp: Một quy trình an ninh tốt giúp xây dựng và duy trì niềm tin của khách hàng, đối tác và nhà đầu tư vào sự an toàn và bảo mật của nhà máy, góp phần thúc đẩy sự phát triển.
2. Các Bước Xây Dựng Quy Trình An Ninh Nhà Máy
Việc xây dựng quy trình an ninh nhà máy bao gồm nhiều bước chi tiết và cần sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Để có phương án bảo vệ tốt nhất, quy trình cần đảm bảo nghiêm ngặt từ khảo sát, lên kế hoạch đến triển khai.
Bước 1: Đánh giá Tình hình Mục tiêu Bảo vệ Đây là bước quan trọng và đầu tiên để xây dựng phương án bảo vệ phù hợp với đặc điểm và điều kiện cụ thể của đối tượng.
- Thu thập thông tin địa lý và quy mô: Bao gồm vị trí địa lý của công ty/doanh nghiệp, số liệu về phương hướng, khí hậu, địa hình. Cần tập trung vào khu vực cần kiểm soát an ninh như văn phòng, nhà máy, khu vực lân cận, diện tích, thống kê số lượng cán bộ, công nhân viên, các loại tài sản, hệ thống máy móc cần kiểm soát, và dự kiến lượng người ra vào hàng ngày.
- Đánh giá cơ cấu tổ chức: Yêu cầu bản vẽ kiến trúc, sơ đồ điện nước, phòng ban để hiểu rõ cơ cấu phân bổ tài sản.
- Kiểm tra tình trạng hệ thống bảo vệ hiện có: Đánh giá tường, hàng rào, cửa, cổng, khóa, hệ thống đèn, điện, camera để xác định nhu cầu sửa chữa hoặc bổ sung.
- Xác định tình hình an ninh nội bộ và bên ngoài: Đánh giá thành phần nhân sự, môi trường làm việc và các khu vực kinh doanh xung quanh để xác định nguy cơ bất ổn.
- Thu thập thông tin liên quan khác: Bao gồm quan hệ với cơ quan nhà nước, lý do thay đổi dịch vụ bảo vệ và các yêu cầu cụ thể từ chủ quản.
Bước 2: Lập Nội dung Kế hoạch Bảo vệ Bước này giải thích chi tiết việc bố trí lực lượng bảo vệ và phân bổ trách nhiệm cho từng khu vực, đảm bảo tính thống nhất trong nguyên tắc xử lý tình huống và quản lý lực lượng.
- Xác định thời gian và lịch trình làm việc: Ghi rõ thời gian làm việc, trong ca, nghỉ ngơi và tuần tra.
- Triển khai lực lượng an ninh: Xác định khu vực cần bảo vệ và số lượng bảo vệ cần thiết cho từng khu vực, bao gồm số người trực ban đêm.
- Xây dựng chính sách và quy định an ninh: Đặt ra các mục tiêu cụ thể và quy định về an ninh, trách nhiệm của nhân viên.
Bước 3: Lựa chọn và Triển khai các Biện pháp An ninh
- Kiểm soát truy cập: Sử dụng hệ thống thẻ từ, nhận dạng sinh trắc học hoặc mã PIN để kiểm soát ra vào các khu vực quan trọng. Phương Việt cung cấp các giải pháp kiểm soát xe ra/vào thông minh bằng rào chắn thẻ từ tự động, kết hợp chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, vân tay hoặc thẻ từ. Đối với các khu vực đặc biệt quan trọng như phòng lãnh đạo, phòng kế toán, có thể lắp đặt khóa cửa thông minh sử dụng công nghệ sinh trắc vân tay, nhận diện gương mặt hoặc thẻ từ.
- Giám sát video (CCTV): Lắp đặt camera giám sát tại các vị trí chiến lược để theo dõi hoạt động 24/7 và phát hiện sớm hành vi đáng ngờ. Phương Việt trang bị camera công nghệ tối tân từ HIKVISION với góc quét rộng, chức năng hồng ngoại quan sát ban đêm cho bãi đậu xe, sảnh, lối vào; và camera hiện đại với hình ảnh rõ nét, chân thực, hỗ trợ âm thanh để giám sát quá trình làm việc trong các phòng ban.
- Hệ thống báo động: Triển khai hệ thống báo động để phát hiện và cảnh báo kịp thời khi có sự cố an ninh.
- Hạ tầng mạng và Wi-Fi: Cung cấp hệ thống mạng Wi-Fi với đường truyền ổn định, tốc độ cao, đảm bảo thời gian làm việc liên tục và khả năng mở rộng kết nối, hỗ trợ liên kết các bộ phận trong doanh nghiệp.
- Bảo mật mạng và hệ thống thông tin: Sử dụng tường lửa, phần mềm chống virus và mã hóa dữ liệu.
Bước 4: Đào tạo và Nâng cao Nhận thức An ninh Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ về quy trình an ninh, cách sử dụng thiết bị an ninh và phản ứng khi có sự cố. Thực hiện các chiến dịch nâng cao nhận thức về an ninh cho toàn bộ nhân viên, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định.
Bước 5: Thực hiện Kiểm tra và Giám sát Tiến hành các cuộc kiểm tra định kỳ để đảm bảo các biện pháp an ninh được thực hiện đúng cách và hiệu quả. Sử dụng các hệ thống giám sát để theo dõi liên tục hoạt động trong nhà máy và phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường.
Bước 6: Xử lý Sự cố và Phục hồi Xây dựng kế hoạch phản ứng nhanh khi xảy ra sự cố an ninh, bao gồm thông báo, cách ly và xử lý sự cố. Thiết lập quy trình phục hồi sau sự cố để đảm bảo hoạt động của nhà máy trở lại bình thường nhanh chóng.
Bước 7: Đánh giá và Cải tiến Liên tục Định kỳ đánh giá hiệu quả của các biện pháp an ninh và quy trình đã triển khai. Dựa trên kết quả đánh giá và phản hồi, tiến hành cải tiến quy trình an ninh để đáp ứng tốt hơn các mối đe dọa mới và nâng cao hiệu quả bảo vệ.
Bước 8: Hợp tác và Phối hợp Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan chức năng như cảnh sát, lực lượng phòng cháy chữa cháy để đảm bảo hỗ trợ kịp thời khi có sự cố. Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong nhà máy như bộ phận an ninh, bộ phận IT và bộ phận quản lý nhân sự.
3. Các Vị Trí Bảo vệ Quan Trọng và Nhiệm Vụ Cụ Thể
Quy trình kiểm soát an ninh nhà máy được xây dựng dựa trên sơ đồ thiết kế của từng nhà máy, với các phương án bảo vệ được phân chia theo từng khu vực cụ thể.
Vị trí Cổng Chính và Cổng Phụ: Kiểm soát nghiêm ngặt toàn bộ người và phương tiện ra vào nhà máy.
- Đối với nhân viên: Bảo vệ mở cổng, kiểm tra tác phong, đồng phục, thẻ tên; nhắc nhở xếp hàng, không chen lấn; báo cáo trường hợp đi làm muộn cho bộ phận nhân sự và chỉ cho phép vào khi có sự đồng ý. Trong giờ làm việc, công nhân ra ngoài cần có giấy xác nhận và chữ ký của phòng quản lý nhân sự. Khi ra về, tăng cường tuần tra, mở cổng trước giờ về 5 phút và kiểm soát vé xe cẩn thận.
- Đối với khách hàng: Hỏi thông tin, mục đích thăm; xác nhận với cấp trên; mời khách đến phòng bảo vệ làm thủ tục (hướng dẫn đậu xe, ghi vé xe, mượn CCCD, phát thẻ đeo); tuyệt đối không để khách tự ý vào khu vực nhà máy. Trường hợp khách mang theo tài sản (thiết bị, laptop), bảo vệ cần làm phiếu tạm nhập tài sản. Khi ra về, kiểm tra bất thường, trả lại CCCD và mở cổng.
- Đối với nhân viên nhà thầu: Lấy thông tin đơn vị nhà thầu, báo quản lý nhân sự, phát thẻ xe và hướng dẫn đậu xe. Cập nhật thông tin ngày giờ, mục đích, người liên hệ; mượn CCCD; đăng ký tạm nhập tài sản thiết bị có chữ ký hai bên; phát thẻ đeo và dẫn đến ban quản lý. Bảo vệ có trách nhiệm giám sát, tuần tra khu vực thi công và nhắc nhở nhà thầu tuân thủ quy định an toàn lao động và nội quy nhà máy. Khi ra về, kiểm tra lại tài sản mang ra, yêu cầu giấy xác nhận nếu mang tài sản của nhà máy, trả lại CCCD, thu vé xe và mở cổng.
Vị trí Kiểm soát Hàng hóa Xuất – Nhập: Theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm.
- Kiểm soát nhập hàng: Yêu cầu tài xế xuất trình giấy tờ, vật dụng mang vào, đăng ký biển số; liên lạc với đơn vị tiếp nhận; kiểm tra hóa đơn, số lượng, chủng loại, mã số; ghi sổ nhập hàng.
- Kiểm soát xuất hàng: Ghi giờ ra vào, đăng ký vào sổ; kiểm tra giấy xuất hàng và đối chiếu thực tế hàng hóa; tài xế cần xuất trình giấy tờ liên quan khi mang hàng ra ngoài.
Vị trí Tuần tra và Bảo vệ: Thực hiện các đợt tuần tra định kỳ và đột xuất tại những khu vực trọng yếu.
- Nhiệm vụ chung: Thường xuyên tuần tra các khu vực dễ cháy nổ, kiểm tra hệ thống PCCC; giám sát an ninh tổng thể khuôn viên nhà máy; nhắc nhở công nhân thực hiện nội quy; kiểm soát khu vực hàng rào, tường bao tránh đột nhập; đóng/mở và niêm phong cửa ra vào theo quy định; tuyệt đối không cho người không có thẩm quyền vào khu vực cấm.
- Quy trình xử lý trộm cắp: Khi nhận thông tin, bảo vệ tiến hành kiểm tra, xác nhận thông tin, tìm hiểu chi tiết, bảo quản hiện trường, không làm mất dấu vết. Kiểm tra sổ giao ca và camera an ninh, khoanh vùng đối tượng tình nghi, yêu cầu tường trình từ nhân viên liên quan, nhận định nguyên nhân, lập biên bản và báo cáo ban quản lý và công ty dịch vụ bảo vệ. Sau vụ việc, tăng cường tuần tra và họp rút kinh nghiệm. Trách nhiệm bồi thường được xác định dựa trên mức độ lỗi và hợp đồng bảo vệ.
- Quy trình xử lý khi kẻ gian đột nhập: Khi phát hiện, truy đuổi và thông báo cho nhân viên khác vây bắt. Đưa kẻ gian vào phòng trực, lập biên bản, yêu cầu ký tên, thông báo công an phường. Bảo quản hiện trường và thu thập vật chứng, giám sát nghiêm ngặt, phối hợp với công an để lập biên bản bàn giao kẻ gian, ghi rõ tình trạng sức khỏe và danh sách vật chứng. Sau đó lập báo cáo chi tiết gửi ban quản lý, cơ quan điều tra và công ty bảo vệ.
4. Thách Thức và Giải Pháp An ninh cho Doanh nghiệp
Các doanh nghiệp, đặc biệt là vừa và nhỏ, thường gặp khó khăn và tốn kém về chi phí, nhân lực khi tự xây dựng quy trình kiểm soát an ninh. Những bất cập phổ biến bao gồm:
- Kiểm soát truy cập không hiệu quả: Ngay cả khi có camera, việc quản lý 24/7 toàn bộ khu vực là khó khăn, dẫn đến việc nhân viên hoặc người lạ có thể ra vào khu vực hạn chế mà không bị phát hiện kịp thời. Việc ghi nhận thông tin ra vào thường thủ công, tốn kém thời gian và nhân lực.
- Tính xác thực danh tính thấp: Các thiết bị điểm danh và nhận diện có thể gây tốn thời gian do định danh không chính xác, hoặc thẻ có thể bị người khác sử dụng, tạo ra nguy cơ mất an toàn.
- Khó khăn trong phát hiện tình huống bất thường: Các phương pháp truyền thống khó phản ứng nhanh khi có sự cố trộm cắp, đột nhập. Việc kiểm soát sức khỏe nhân viên (ví dụ: đo thân nhiệt trong dịch bệnh) cũng gặp khó khăn.
- Quản lý không đồng bộ: Hệ thống an ninh hiện tại thường không thể truy xuất lịch sử ra vào, thông tin nhiệt độ một cách đồng bộ trên nhiều khu vực hay chi nhánh, gây khó khăn cho công tác truy vết.
Để giải quyết những vấn đề này, việc áp dụng các giải pháp giám sát an ninh thông minh là cần thiết. Hệ thống eGCS là một giải pháp chuyển đổi số hỗ trợ đảm bảo an ninh doanh nghiệp, giúp ghi nhận chính xác danh tính và thân nhiệt qua hệ thống nhận diện khuôn mặt, phát cảnh báo khi có bất thường, tự động lưu lịch sử ra vào và tình trạng thân nhiệt để phục vụ công tác truy vết.
Giải pháp khả thi nhất để khắc phục những thách thức này là hợp tác với các công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp. Những đơn vị này có đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, am hiểu sâu sắc về quy trình vận hành, tiêu chuẩn an ninh và công nghệ hiện đại. Họ có thể nhanh chóng triển khai từ tư vấn thiết kế hệ thống, cung cấp nhân sự đến giám sát vận hành, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực đáng kể.
Kết luận
Quy trình kiểm soát an ninh nhà máy là một yếu tố không thể thiếu để quản lý và điều hành doanh nghiệp hiệu quả, giảm thiểu rủi ro về tài sản và thông tin. Một quy trình an ninh chuyên nghiệp và hiệu quả không chỉ bảo vệ tài sản, đảm bảo an toàn cho nhân viên mà còn góp phần duy trì hoạt động liên tục và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó, đầu tư vào một hệ thống an ninh toàn diện là một quyết định chiến lược cho sự phát triển bền vững.
eGCS mang đến giải pháp kiểm soát ra vào toàn diện dành cho nhà máy và khu công nghiệp, với khả năng phân quyền chặt chẽ, theo dõi lịch sử truy cập, kết nối camera và tích hợp linh hoạt với hệ thống chấm công, báo động và quản lý nhân sự. Giao diện thân thiện, vận hành ổn định và dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
👉 Khám phá chi tiết phần mềm tại đây:
https://giaiphaptinhhoa.com/phan-mem-kiem-soat-ra-vao/
eGCS – Giải pháp kiểm soát an ninh toàn diện cho nhà máy hiện đại.
Tham khảo thêm
Tất tần tật về Huấn luyện an toàn vệ sinh lao động theo Nghị định 44
Hiểu Rõ Về 6 Nhóm Huấn Luyện An Toàn Vệ Sinh Lao Động Theo Quy Định Pháp Luật
