Cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, tạo ra một cuộc đua công nghệ khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Trong bối cảnh này, “số hóa” và “chuyển đổi số” là hai khái niệm được nhắc đến thường xuyên, và đôi khi gây nhầm lẫn. Vậy, số hóa là gì? Số hóa khác biệt như thế nào so với chuyển đổi số?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau giải đáp những thắc mắc trên, đồng thời đưa ra những gợi ý cụ thể để doanh nghiệp có thể xây dựng thành công “văn phòng điện tử“.
1. Số hóa là gì? Ví dụ về Số hóa
1.1 Khái niệm Số hóa
Số hóa là quá trình sử dụng công nghệ để quét hoặc chụp thông tin từ dạng giấy và chuyển đổi chúng thành định dạng kỹ thuật số (bit và byte), cho phép việc xử lý, lưu trữ và chia sẻ qua internet. Ví dụ: Quét một bức ảnh hoặc một báo cáo giấy và chuyển chúng thành tệp PDF. Thông tin không bị thay đổi, mà chỉ đơn giản là được mã hóa thành định dạng số.
Thông tin lưu trữ dưới dạng vật lý (analog) thường ổn định hơn, nhưng thông tin số hóa lại dễ dàng truy cập và truyền tải hơn, đồng thời không bị hao mòn theo thời gian. Hơn nữa, số hóa mở ra nhiều tiện ích và ứng dụng mới mà thông tin vật lý không thể đáp ứng.
1.2 Ví dụ về Số hóa
Trong quy trình thủ công truyền thống, công văn và tài liệu giấy thường được lưu trữ tại các phòng ban, gây tốn kém thời gian khi tìm kiếm thông tin cần thiết. Tuy nhiên, bằng cách số hóa, tất cả tài liệu sẽ được chuyển đổi sang các định dạng file như Excel, Word hoặc PDF và lưu trữ trong hệ thống máy tính của công ty, giúp việc truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
2. Hai Cấp độ Số hóa trong Doanh nghiệp
Hiện nay, quá trình số hóa trong doanh nghiệp thường diễn ra theo 2 cấp độ: Số hóa thông tin (Digitization) và Số hóa quy trình (Digitalization).
2.1 Digitization – Số hóa Thông tin: Biến Thông tin Analog thành Dữ liệu Số
Số hóa thông tin là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) truyền thống sang dữ liệu kỹ thuật số (digital).
Ví dụ: Trước đây, một công ty sản xuất quản lý hồ sơ, thông tin khách hàng thông qua giấy tờ. Sau khi áp dụng số hóa thông tin, họ chuyển đổi tất cả thông tin khách hàng thành các file điện tử dưới dạng Excel, PDF và lưu trữ tại server của công ty.
2.2 Digitalization – Số hóa Quy trình: Sử dụng Dữ liệu Số để Đơn giản hóa Cách bạn Làm việc
Số hóa quy trình là quá trình sử dụng công nghệ số để tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình làm việc thủ công. Thay vì chỉ chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số (như quá trình số hóa thông tin), số hóa quy trình tập trung vào việc sử dụng công nghệ để cải thiện và nâng cao hiệu suất hoạt động và quản lý công việc.
Ví dụ, trong quy trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp:
- Trước khi số hóa: Nhân viên chỉ hỗ trợ khách hàng qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc theo dõi lịch sử chăm sóc và hiệu quả giải quyết vấn đề của nhân viên.
- Sau khi số hóa: Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), doanh nghiệp có thể quản lý, theo dõi và đánh giá tất cả các tương tác của nhân viên với khách hàng qua đa kênh (điện thoại, email, live chat), từ đó giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng sự hài lòng của khách hàng.
3. So sánh Số hóa và Chuyển đổi Số
Số hóa và chuyển đổi số là hai khái niệm khác nhau, nhưng có liên quan mật thiết với nhau. Để phân biệt rõ hơn, chúng ta hãy xem xét bảng so sánh dưới đây:
| Khía cạnh | Số hóa | Chuyển đổi số |
| Định nghĩa | Chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (analog) sang dạng số | Tích hợp công nghệ số vào tất cả các lĩnh vực hoạt động và quản lý công việc của doanh nghiệp |
| Mục tiêu | Tối ưu hóa và đơn giản hóa việc truy cập và lưu trữ dữ liệu | Cải thiện cách thức hoạt động và tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp |
| Phạm vi thực hiện | Giới hạn trong các quy trình hoặc dữ liệu thông tin cụ thể | Bao trùm lên toàn bộ mô hình kinh doanh |
| Công nghệ | Công cụ số hóa cơ bản (ví dụ: máy quét, bộ chuyển đổi file) | Công nghệ số tiên tiến (ví dụ: Cloud, AI, IoT, big data) |
| Thời gian thực hiện | Thường triển khai trong thời gian ngắn và không có lộ trình cụ thể | Thường diễn ra trong thời gian dài (3 đến 5 năm) và cần có lộ trình thực hiện bài bản theo từng giai đoạn |
| Lợi ích | Tăng hiệu quả trong việc xử lý hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp | Thay đổi toàn diện cách thức hoạt động của doanh nghiệp, và/hoặc tạo ra các mô hình kinh doanh mới. Các kết quả đột phá có thể đo lường được. |
4. Tại sao Doanh nghiệp Cần Số hóa?
Số hóa (Digitalization) có ảnh hưởng lớn đối với cả công ty B2C và B2B. Các công ty phải thích nghi với việc số hóa tài liệu và đặt khách hàng làm trung tâm của việc bán hàng, bởi vì tương lai của mô hình kinh doanh sẽ được quyết định bởi khách hàng cuối cùng.
- Nhu cầu khách hàng gia tăng
- Năng lực mua sắm cao hơn
- Cạnh tranh ngày càng tăng
- Thị trường thay đổi liên tục
- Công nghệ mới
5. Lợi ích của Số hóa đối với Doanh nghiệp
Số hóa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay.
5.1 Tăng Cường Hiệu suất Làm việc
Trong số hóa, các thông tin, tài liệu, hợp đồng và giấy tờ được chuyển đổi từ dạng giấy truyền thống thành dạng dữ liệu số, thường là trong các tập tin điện tử như PDF, DOCX hoặc các định dạng khác. Khi dữ liệu được số hóa, nhân viên không cần phải tìm kiếm trong các ngăn tủ tài liệu vật lý, mà có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm trên máy tính để nhanh chóng truy cập đến tài liệu cần thiết. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng của nhân viên, đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc.
Ngoài ra, số hóa dữ liệu thành văn bản số, hình ảnh hay video còn giúp cho việc giao tiếp và làm việc nhóm trở nên thuận tiện hơn. Khi các thông tin dưới dạng vật lý được số hóa, các hoạt động chia sẻ và truyền tải thông tin thông qua các ứng dụng app chat hoặc email như Gmail, Zalo sẽ giúp cho việc giao tiếp và làm việc nhóm trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
5.2 Tiết kiệm Ngân sách
Số hóa giúp cho việc lưu trữ và quản lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm chi phí. Thay vì phải sử dụng các tài liệu giấy tờ và bảo quản chúng trong kho lưu trữ, các doanh nghiệp có thể số hóa các tài liệu vật lý thành dữ liệu dạng điện tử để lưu trữ và quản lý thông tin trên nền tảng số. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho việc mua sắm và bảo quản giấy tờ, cũng như giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin.
5.3 Số hóa giúp Doanh nghiệp Quản lý Dữ liệu Linh hoạt
Số hóa cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu trên hệ thống máy chủ hoặc nền tảng đám mây, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và xử lý dữ liệu từ xa, mọi lúc, mọi nơi. Doanh nghiệp cũng tránh được rủi ro hư hỏng tài liệu do mối mọt, ẩm mốc, đảm bảo thông tin và dữ liệu quan trọng được bảo quản cẩn thận trong nhiều năm.
6. Giải pháp Số hóa cho Doanh nghiệp
6.1 Số hóa Cuộc họp
Trong lĩnh vực số hóa các cuộc họp, phần mềm họp online giúp doanh nghiệp:
- Quản lý, lên kế hoạch và tổ chức các cuộc họp nhanh chóng;
- Phân chia trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân tham gia trước, trong, và sau cuộc họp;
- Ghi chú thông tin quan trọng, lưu trữ lịch sử và nội dung cuộc họp để tra cứu;
- Tự động thông báo các thông tin liên quan đến cuộc họp cho các thành viên.
6.2 Số hóa Văn bản, Công văn
Giải pháp phần mềm quản lý văn bản giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề lưu trữ công văn truyền thống:
- Tiết kiệm không gian và chi phí lưu trữ giấy tờ;
- Giảm thiểu rủi ro bảo mật cho văn bản, công văn;
- Tinh gọn quy trình gửi, xét duyệt, và ban hành công văn nội bộ. Phần mềm quản lý thông tin doanh nghiệp giúp tạo ra hệ thống thông tin tập trung và hiệu quả, hỗ trợ việc truyền thông nội bộ:
- Định hình văn hóa doanh nghiệp;
- Truyền tải các giá trị cốt lõi, gắn kết nhân viên với mục tiêu doanh nghiệp;
- Tăng cường tương tác và sự gắn kết giữa các nhân viên.
6.3 Số hóa Quy trình, Công việc
Phần mềm quản lý công việc và dự án cho phép doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý luồng công việc, từ lập kế hoạch, giao việc, đến đánh giá hiệu quả:
- Tổ chức công việc và quản lý dự án trên nền tảng chung;
- Đánh giá kết quả làm việc minh bạch và công bằng;
- Cải thiện năng suất và giảm thiểu rủi ro;
- Theo dõi tiến độ và phân bổ nguồn lực hợp lý;
- Thúc đẩy văn hóa hợp tác và trao đổi thông tin nội bộ. Phần mềm quản lý quy trình số hóa các bước từ thực thi, kiểm soát, đo lường, tương tác, đến tối ưu hóa quy trình làm việc:
- Tự động hóa quy trình;
- Thiết lập và chuẩn hóa quy trình làm việc cho từng bộ phận;
- Kết nối và tối ưu hóa luồng thông tin trong doanh nghiệp.
6.4 Số hóa Yêu cầu, Đề xuất
Phần mềm quản lý yêu cầu và đề xuất dưới dạng biểu mẫu điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Tinh gọn quy trình xử lý yêu cầu và đề xuất;
- Tăng tốc độ giải quyết các nhu cầu cấp bách;
- Tiết kiệm chi phí và cắt giảm chất thải giấy;
- Tăng cường tính bảo mật và xác thực dữ liệu.
6.5 Số hóa Thông tin Nhân sự, Bảng công, Bảng lương
Phần mềm quản trị nhân sự toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp trong việc:
- Quản lý ứng viên và quy trình tuyển dụng;
- Lưu trữ dữ liệu nhân sự, thiết kế sơ đồ tổ chức;
- Chấm công và tính lương tự động dựa trên dữ liệu;
- Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc, thiết lập mục tiêu.
6.6 Lưu trữ và Quản lý Dữ liệu số
Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức lưu trữ dữ liệu số như:
- Lưu trữ trên đám mây (Google Drive, Dropbox, OneDrive…);
- Lưu trữ cục bộ (máy tính cá nhân, máy chủ nội bộ);
- Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) giúp tổ chức và quản lý tài liệu hiệu quả;
- Lưu trữ hybrid kết hợp giữa đám mây và cục bộ, đảm bảo linh hoạt và an ninh dữ liệu.
6.7 Số hóa Dữ liệu Chấm công Nhân viên
Phần mềm chấm công điện tử giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình chấm công và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả:
- Đa dạng phương thức chấm công như nhận diện khuôn mặt, GPS, máy chấm công, hoặc chấm công qua ứng dụng di động;
- Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, nghỉ phép và không phép để tính lương chính xác;
- Giảm thiểu sai sót và gian lận trong việc ghi nhận giờ làm việc của nhân viên;
- Tích hợp dữ liệu chấm công với hệ thống quản lý nhân sự và bảng lương, giúp tối ưu hóa quy trình tính lương và đánh giá hiệu quả công việc;
- Cung cấp báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, lịch sử chấm công của nhân viên để quản lý dễ dàng tra cứu và theo dõi.
6.8 Nhược điểm của Số hóa
Dù có nhiều ưu điểm, số hóa cũng mang lại một số nhược điểm:
- Rủi ro bảo mật: Dữ liệu số dễ bị đánh cắp hoặc tấn công mạng nếu không có biện pháp bảo mật thích hợp;
- Chi phí ban đầu cao: Đòi hỏi đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng và phần mềm, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Kết luận
Số hóa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Để đạt được những lợi ích này, các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số, cũng như áp dụng các công nghệ số một cách hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình.
Tham khảo thêm
Ma trận ANSOFF: Công cụ hữu hiệu để xây dựng chiến lược và tăng trưởng doanh nghiệp
Lương Gross và Lương Net: Những điều cần biết cho người lao động Việt Nam
Quản trị rủi ro là gì? Quy trình, nguyên tắc cho doanh nghiệp Việt Nam
Phân Biệt OKR và KPI: 3 Điểm Khác Biệt Quan Trọng Nhà Quản Lý Cần Nắm Rõ
