Bộ phận IT doanh nghiệp sản xuất không chỉ “sửa máy tính” mà còn phải đảm bảo hệ thống chạy ổn định 24/7, không làm gián đoạn dây chuyền, kiểm soát rủi ro an ninh và hỗ trợ hàng trăm–hàng nghìn người dùng theo ca. Vì vậy, việc sở hữu bộ tài liệu & mẫu biểu chuẩn giúp IT quản trị công việc minh bạch, đo được hiệu suất, giảm sự cố lặp lại và đáp ứng yêu cầu audit/tuân thủ.
Bài viết này tổng hợp danh sách các tài liệu, mẫu biểu quan trọng mà IT trong nhà máy thường quan tâm và nên có để vận hành bài bản.
1) Nhóm biểu mẫu ITSM: Ticket – SLA – Báo cáo vận hành IT doanh nghiệp sản xuất
Đây là “xương sống” của IT nhà máy, giúp kiểm soát khối lượng hỗ trợ theo ca, theo khu vực và theo mức độ ưu tiên.
Mẫu biểu cần có
- Phiếu yêu cầu hỗ trợ / sự cố (Incident Ticket)
- Phiếu yêu cầu dịch vụ (Service Request): cấp email, cấp tài khoản, cài phần mềm, cấp VPN…
- Bảng phân loại mức độ ưu tiên (P1–P4) & tiêu chí ảnh hưởng sản xuất
- SLA/OLA: thời gian phản hồi – khắc phục theo loại sự cố
- Báo cáo tuần/tháng: số ticket, % đạt SLA, top lỗi, backlog, xu hướng theo ca/điểm
2) Nhóm tài liệu quản lý thay đổi (Change/Release) – tránh dừng chuyền – dành cho IT doanh nghiệp sản xuất
Mọi thay đổi (cấu hình mạng, cập nhật server, nâng cấp phần mềm) đều có thể ảnh hưởng sản xuất. Do đó, nhà máy thường yêu cầu quy trình change chặt chẽ.
Mẫu biểu cần có
- Change Request (CR): mô tả, tác động, rủi ro, kế hoạch rollback
- Runbook triển khai: từng bước, checkpoint, người phụ trách
- Biên bản phê duyệt CAB (đặc biệt thay đổi ngoài giờ)
- Checklist Go-live & Post-Implementation Review (PIR)
Lợi ích: giảm lỗi triển khai, dễ truy vết nguyên nhân, chuẩn audit.
3) Nhóm tài liệu An ninh thông tin (ISMS) & phân quyền – dành cho IT doanh nghiệp sản xuất
IT nhà máy thường phải bảo vệ dữ liệu nhân sự, dữ liệu sản xuất, dữ liệu khách hàng, đồng thời ngăn các rủi ro như phishing, ransomware, lộ tài khoản.
Mẫu biểu cần có
- Chính sách An ninh thông tin tổng thể (IS Policy)
- Chính sách mật khẩu/MFA, email & internet, BYOD/USB
- Biểu mẫu cấp quyền truy cập (Access Request/RBAC)
- Biểu mẫu cấp quyền admin tạm thời (Privileged Access)
- Mẫu rà soát quyền định kỳ (User Access Review)
- Mẫu báo cáo sự cố an ninh (Incident Report) + timeline + RCA/CAPA
- Risk Register (sổ rủi ro) & kế hoạch xử lý rủi ro
- Vendor Security Questionnaire (đánh giá nhà cung cấp)
Tham khảo thư viên tài liệu an ninh thông tin tại đây
4) Nhóm biểu mẫu quản lý tài sản IT (Asset) & vòng đời thiết bị
Nhà máy có nhiều thiết bị phân tán: văn phòng, xưởng, cổng, nhà ăn, kho, phòng server. Asset không rõ ràng sẽ dẫn đến thất thoát, khó bảo trì và khó quyết toán.
Mẫu biểu cần có
- Asset Register: mã tài sản, serial, vị trí, người dùng, tình trạng, bảo hành
- Biên bản bàn giao/thu hồi thiết bị
- Checklist kiểm tra thiết bị khi cấp phát/thu hồi
- Chuẩn cấu hình thiết bị (Standard Build) + baseline hardening
- Kế hoạch thay thế/khấu hao (Lifecycle Plan) & dự toán CAPEX/OPEX
5) Nhóm tài liệu Mạng & hạ tầng nhà máy (Network/System)
Với nhà máy, “mạng chết” đồng nghĩa các hệ thống chấm công, kiểm soát cổng, MES/WMS, máy in tem… có thể tê liệt.
Mẫu biểu cần có
- Sơ đồ mạng (Network Diagram) theo khu vực: văn phòng – xưởng – cổng – kho
- IP Plan / VLAN Plan (quy hoạch IP & phân đoạn mạng)
- Tài liệu cấu hình thiết bị mạng + quy trình backup config
- Checklist vận hành: monitoring, log, dung lượng, cảnh báo
- Checklist WiFi nhà xưởng: vùng phủ, roaming, chống nhiễu, dự phòng
6) Nhóm tài liệu OT/ICS (PLC/SCADA/MES) – khác biệt lớn của nhà máy
Nếu doanh nghiệp có hệ thống OT, IT sẽ phải phối hợp chặt với kỹ thuật/production để đảm bảo an toàn vận hành.
Mẫu biểu cần có
- Danh mục tài sản OT: PLC, HMI, SCADA, gateway, line controller…
- Quy định kết nối IT–OT & mô hình phân vùng mạng (segmentation)
- OT Change Checklist: cập nhật/đổi cấu hình có kiểm thử, có cửa sổ dừng máy
- Backup chương trình PLC/SCADA & quản lý phiên bản (version control)
7) Nhóm sao lưu – khôi phục – DR/BCP (Backup/Restore/DR)
Với nhà máy, câu hỏi không phải “có sự cố không?” mà là “khi sự cố xảy ra, khôi phục trong bao lâu?”.
Mẫu biểu cần có
- Chính sách backup: tần suất, retention, mã hoá, nơi lưu
- Backup Job Register: theo hệ thống, lịch chạy, kết quả
- Biên bản test restore định kỳ
- Kế hoạch DR/BCP IT: RTO/RPO, kịch bản mất điện/mất mạng/ransomware
- Biên bản diễn tập DR & kế hoạch cải tiến
8) Nhóm biểu mẫu hệ thống tại cổng, chấm công, nhà ăn, kho (điểm nóng nhà máy)
Các hệ thống “đầu ca” như chấm công/cổng/canteen nếu lỗi sẽ gây tắc nghẽn và khiếu nại lớn.
Mẫu biểu cần có
- Checklist vận hành thiết bị: máy chấm công, đầu đọc, barrier/turnstile
- Sổ nhật ký hệ thống (System Logbook) theo ca
- Biên bản bảo trì – thay thế linh kiện
- Quy trình xử lý sự cố nhanh (ưu tiên theo ca, phương án vận hành tạm)
9) Nhóm tài liệu tích hợp & dữ liệu (Integration/Data governance)
Nhà máy thường tích hợp HRM–Payroll–Chấm công–Kiểm soát ra vào–Canteen–ERP.
Mẫu biểu cần có
- Data dictionary & mapping (định nghĩa trường dữ liệu)
- Biên bản UAT/Test case cho tích hợp
- Checklist kiểm thử giao diện API/file
- Quy trình phân quyền dữ liệu theo vai trò
10) Nhóm mua sắm – nhà cung cấp – nghiệm thu
IT nhà máy mua nhiều hạng mục: thiết bị mạng, máy chủ, camera, thiết bị kiểm soát, license phần mềm…
Mẫu biểu cần có
- Bảng so sánh báo giá theo tiêu chí kỹ thuật + SLA
- Biên bản nghiệm thu kỹ thuật (Acceptance/UAT)
- Checklist điều khoản bảo mật trong hợp đồng
- Biên bản đánh giá nhà cung cấp định kỳ
Bộ “Top 20” mẫu biểu IT nhà máy nên có ngay
- Incident Ticket
- Service Request
- SLA/OLA
- Change Request (CR)
- Runbook triển khai
- PIR (đánh giá sau triển khai)
- Access Request (RBAC)
- Privileged Access (admin tạm thời)
- User Access Review (rà soát quyền)
- IS Policy (chính sách ATTT)
- Asset Register
- Biên bản bàn giao/thu hồi thiết bị
- Network Diagram
- IP/VLAN Plan
- Checklist vận hành hạ tầng
- Backup Policy + Backup register
- Restore test report
- DR Plan (RTO/RPO)
- Vendor security questionnaire
- Biên bản nghiệm thu kỹ thuật
Kết luận
Một bộ tài liệu & mẫu biểu chuẩn giúp IT trong doanh nghiệp sản xuất:
- Giảm thời gian xử lý sự cố, giảm gián đoạn dây chuyền
- Kiểm soát thay đổi, hạn chế lỗi do triển khai ngoài giờ
- Minh bạch phân quyền & bảo mật, đáp ứng audit/tuân thủ
- Quản lý tài sản tốt hơn, tiết kiệm chi phí và dễ dự toán
