Ở những doanh nghiệp có quy mô, số lượng công nhân viên lớn thì việc tính lương thủ công sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian của nhà quản lý. Tuy nhiên, trong thời đại 4.0 hiện nay, với sự hỗ trợ của công nghệ doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tích hợp với tính năng chấm công, để tạo bảng chấm công nhân viên đảm bảo sự tiện lợi, nhanh chóng và chuẩn xác.
Cùng tham khảo bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn cách tạo bảng chấm công nhân viên bằng phần mềm quản lý nhân sự uy tín mang tên gọi HRPRO7 này!
1. Một số tiêu chuẩn để thiết lập bảng chấm công nhân viên
Có một thực tế, rất nhiều đơn vị không biết phải thiết lập bảng chấm công nhân viên theo tiêu chuẩn nào là chuẩn nhất. Và điều này, đã gây không ít khó khăn cho việc tính toán lương, thưởng vào cuối mỗi tháng.
Theo khảo sát thì ở mỗi đơn vị sẽ có một cách chấm công, tính lương khác nhau, nhưng nhìn chung thì bảng chấm công nhân viên có thể quy về 1 tiêu chuẩn để tính.
Thế nhưng, vấn đề đặt ra ở đây là tạo bảng chấm công nhân viên với những quy ước chấm công thế nào, cụ thể là các trường hợp: tăng ca thêm giờ, tăng ca chủ nhật, phép, nghỉ bù… phải chấm ra sao để đảm bảo sự chính xác 100%.
Mẫu bảng chấm công nhân viên được áp dụng phổ biến
Sau đây là một số quy ước mà doanh nghiệp khi tạo bảng chấm công nhân viên có thể áp dụng:
+ Quy ước chấm công
X: Công trong giờ, 1 ngày làm việc thường 8 tiếng, nếu ít hơn 8 giờ thì ghi số giờ
P: Phép hưởng lương
L: Lễ nghỉ hưởng lương
TC: Tăng ca chủ nhật, nếu tăng ca ít hơn 8 giờ ghi số giờ
TCL: Tăng ca lễ, nếu tăng ca ít hơn 8 giờ ghi số giờ
NB: Nghỉ bù hưởng lương
TB: Chủ nhật, lễ, tăng ca nếu nghỉ bù (không tính lương)
Số giờ làm việc ghi số
+ Một số quy ước tính lương từ số ngày công, giờ công (có thể khác nhau tùy từng doanh nghiệp)
Ngày thường: Tăng ca sau 5 giờ nhân 1.5, sau 9 giờ nhân 2
Chủ nhật: Nhân 1.5, tăng thêm giờ sau 5 giờ nhân 2, sau 9 giờ nhân 3
Lễ: Nhân 3, tăng thêm giờ sau 5 giờ nhân 4.5
+ Quy ước khác (Tuỳ từng doanh nghiệp sẽ có các quy ước khác nhau)
Phụ cấp đi lại cho 1 ngày có đi làm, phụ cấp tiền ăn trưa, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp công trình bằng tỷ lệ % so với lương chính, tăng ca trên 3 giờ 1 ngày hưởng thêm phụ cấp tiền ăn tối.
Việc sử dụng những quy ước trên đây trong bảng chấm công nhân viên, sẽ giúp bảng chấm công được thể hiện ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ thông tin hơn.
Vậy, khi tạo bảng chấm công nhân viên trên phần mềm quản lý nhân sự, thì có cần áp dụng những tiêu chuẩn trên đây hay không?! Mời các bạn cùng theo dõi tiếp ở mục 2 nhé!
2. Tạo bảng chấm công nhân viên chuẩn xác bằng phần mềm quản lý nhân sự HRPRO7
Phần mềm quản lý nhân sự, chấm công HRPRO7 của Công ty giải pháp Tinh Hoa là sản phẩm cung cấp giải pháp quản lý tổng thể, linh hoạt, theo hướng đơn giản hóa nghiệp vụ quản lý nhân sự – chấm công – tiền lương với đầy đủ các công cụ. Đặc biệt là có khả năng thực hiện được hầu hết các chức năng tạo lập, tổ chức, lưu trữ, khai thác và quản lý thông tin….
Tạo bảng chấm công nhân viên từ phần mềm nhân sự HRPRO7
Với phần mềm quản lý nhân sự HRPRO7, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích thiết thực như:
- Quản lý nhất quán, đầy đủ, không hạn chế về số lượng hồ sơ nhân sự.
- Đơn giản hóa nhưng chính xác và có tính tự động hóa cao trong việc quản lý giờ làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.
- Quản lý và tính toán tiền lương nhanh chóng, chính xác tuyệt đối.
- Linh động, thay đổi trong từng thời kỳ hoặc theo từng nhóm cán bộ công nhân viên.
- Dễ dàng bảo trì và phát triển ứng dụng, không giới hạn phạm vi, quy mô phát triển của mỗi đơn vị, doanh nghiệp.
- Phát triển trên nền ứng dụng web cho phép truy cập mọi lúc – mọi nơi.
- Sẵn sàng cho mọi nhu cầu mở rộng trong tương lai.
- Chi phí sử dụng thấp.
Phần mềm nhân sự HRPRO7 cung cấp nhiều chức năng, trong đó có phân hệ chấm công với đặc điểm nổi bật là cụ thể, chi tiết và chuẩn xác 100% cho từng nhân viên.
- Mục đích: Hỗ trợ chấm công thủ công theo ngày, tháng.
- Thông tin quản lý: Chấm công ngày, chấm công tháng và thiết lập các ngày nghỉ phép trong năm.
- Báo cáo: Bảng chấm công nhân viên tổng hợp theo tháng.
Sự vượt trội của phân hệ quản lý chấm công từ phần mềm HRPRO7:
Phần mềm nhân sự HRPRO7 cho phép ghi nhận, theo dõi thông tin chấm công trực tiếp từ người quản lý hoặc chấm công tự động bằng các thiết bị chấm công (vân tay, thẻ từ, mã vạch…). Các chức năng quản lý theo dõi chấm công gồm:
- Phân ca làm việc
- Xác nhận giờ vào/ra
- Tổng hợp bảng chấm công
- Tổng hợp nợ công, dư công
- Tổng hợp các ngày nghỉ
Mẫu bảng chấm công nhân viên trích xuất từ phần mềm HRPRO7
So với cách tạo bảng chấm công nhân viên thủ công truyền thống, thì cách tạo bảng chấm công mới bằng phần mềm nhân sự HRPRO7 này, được đánh giá là phù hợp với mọi yêu cầu về nghiệp vụ quản trị và phát triển nguồn nhân lực, tương thích với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp hiện nay.
Nếu doanh nghiệp bạn cũng muốn áp dụng bảng chấm công nhân viên trích xuất từ dữ liệu phần mềm chấm công HRPRO7, thì hãy liên hệ đến Công ty giải pháp Tinh Hoa qua hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được tư vấn và hướng dẫn cách sử dụng đạt hiệu quả tốt nhất!
3. Những lỗi thường gặp khi tính tăng ca trên bảng chấm công (Overtime Errors)
Ngay cả khi đã có quy ước chấm công rõ ràng, bảng chấm công tính tăng ca vẫn là phần dễ phát sinh sai sót nhất vì nhiều mốc hệ số khác nhau (ngày thường, chủ nhật, ngày lễ). Một số lỗi phổ biến:
- Nhầm hệ số nhân giữa tăng ca ngày thường và tăng ca ngày lễ/chủ nhật – dẫn đến trả thiếu hoặc trả thừa lương cho người lao động.
- Không tách riêng mốc giờ tính hệ số (ví dụ sau 5 giờ, sau 9 giờ) khi tổng hợp bằng Excel thủ công, gây sai lệch hàng loạt khi số lượng nhân viên lớn.
- Chấm công tay và chấm công máy lệch nhau vài phút mỗi lần vào/ra, cộng dồn thành sai số giờ tăng ca đáng kể trong tháng.
- Quên trừ thời gian nghỉ bù (NB, TB) khi nhân viên đã nghỉ bù nhưng bảng chấm công vẫn tính là ngày công tăng ca hưởng lương.
- Không cập nhật kịp thời khi thay đổi ca làm việc, khiến hệ thống áp sai hệ số tăng ca cho các ca đêm/ca gãy.
Đây chính là lý do doanh nghiệp nên dùng phần mềm chấm công – tính lương có phân hệ tự động áp hệ số tăng ca theo quy ước đã thiết lập sẵn, thay vì tổng hợp thủ công trên Excel. Tham khảo thêm giải pháp tổng thể tại phần mềm chấm công – tính lương của Giải Pháp Tinh Hoa.
Tiêu chuẩn liên quan
- ISO 45001 – liên quan trực tiếp vì tăng ca quá mức hoặc tính sai giờ nghỉ bù ảnh hưởng đến sức khỏe và an toàn lao động của nhân viên.
- SA8000 – liên quan vì tính sai lương tăng ca là vi phạm trực tiếp quyền lợi người lao động, một tiêu chí quan trọng của bộ tiêu chuẩn này.
