Vì sao cần xóa dữ liệu máy chấm công của nhân viên đã nghỉ việc?
Xóa dữ liệu máy chấm công của nhân viên đã nghỉ việc là một bước quan trọng nhưng thường bị bỏ quên trong quy trình quản lý dữ liệu nhân viên. Hậu quả hay gặp:
- Dữ liệu cũ còn “treo” khiến trùng mã, sai mapping, hoặc phát sinh log “ảo”
- Thiết bị vẫn giữ template vân tay/face → rủi ro bị lợi dụng chấm công hộ
- Dữ liệu sinh trắc học lưu quá lâu → tăng rủi ro bảo mật & tuân thủ nội bộ
Mục tiêu đúng là:
không phải xóa sạch ngay lập tức, mà là khoanh vùng – khóa quyền – lưu trữ đúng hạn – rồi xóa/ẩn theo chính sách.
Lưu ý khi xóa dữ liệu máy chấm công của nhân viên đã nghỉ
1) Phân loại dữ liệu cần xử lý khi nhân viên nghỉ việc trước khí xóa dữ liệu máy chấm công
Khi offboarding, hãy tách 4 nhóm dữ liệu:
Nhóm A – Dữ liệu định danh & quyền truy cập (phải khóa ngay)
- Mã nhân viên (status chuyển sang “inactive”)
- Quyền truy cập phần mềm chấm công/HRM
- Quyền mở cửa / access control (nếu có)
Nhóm B – Dữ liệu trên thiết bị chấm công (xóa khỏi thiết bị theo lịch)
- Template vân tay / khuôn mặt
- User ID trên thiết bị
- Thẻ từ / PIN (nếu dùng)
Xem thêm cách phần mềm quản lý máy chấm công ePAD có thể tự động xóa dữ liệu của nhân viên sau khi nghỉ việc.
Nhóm C – Dữ liệu phục vụ tính lương & đối soát (cần lưu theo thời hạn)
- Log chấm công lịch sử
- Bảng công đã chốt, phiếu OT, biên bản bổ sung công
- Audit trail (ai sửa gì, khi nào, lý do)
Nhóm D – Dữ liệu nhạy cảm (ưu tiên giảm lưu giữ)
- Sinh trắc học (template), hình ảnh nhận diện (nếu có lưu)
- Số giấy tờ, thông tin cá nhân liên quan
Xem thêm về cách quản lý dữ liệu nhân sự trên phần mềm nhân sự ezhr
2) Nguyên tắc “Khóa ngay – Xóa theo hạn – Truy vết được” khi xóa dữ liệu máy chấm công
Một quy trình tốt thường theo 3 lớp:
(1) Ngay ngày nghỉ việc / ngày cuối cùng làm việc
- Chuyển trạng thái nhân viên sang Inactive
- Thu hồi quyền truy cập hệ thống
- Khóa khả năng phát sinh chỉnh sửa dữ liệu (chỉ HR Admin được mở lại nếu có tranh chấp)
(2) Sau khi chốt công & hoàn tất thanh toán liên quan (ví dụ 7–30 ngày)
- Xóa định danh khỏi thiết bị (vân tay/face/user)
- Hủy/thu hồi thẻ từ/QR/định danh ra vào
- Đóng “hồ sơ công” và lưu ở kho lưu trữ
(3) Sau thời hạn lưu trữ theo chính sách (ví dụ 6–24 tháng tùy DN)
- Ẩn/ẩn danh (anonymize) hoặc xóa dữ liệu nhạy cảm (đặc biệt sinh trắc học)
- Giữ lại dữ liệu tối thiểu phục vụ báo cáo tổng hợp (không định danh cá nhân)
Gợi ý thực dụng: với sinh trắc học, ưu tiên xóa sớm (sau khi chắc chắn không cần đối soát), còn log công/lương thì lưu đủ hạn để xử lý khiếu nại.
3) Checklist trước khi xóa dữ liệu máy chấm công cho HR/IT/Bảo vệ
Bạn có thể đưa checklist này thành “SOP 1 trang”:
A. HR
- Chuyển trạng thái nhân viên: Active → Inactive
- Khóa quyền đăng nhập hệ thống chấm công/HRM
- Chốt công kỳ cuối + lưu hồ sơ liên quan (OT, missing punch, quyết định nghỉ việc)
- Gắn nhãn hồ sơ: “Đã hoàn tất” / “Đang tranh chấp”
B. IT / Admin thiết bị
- Xóa user khỏi máy chấm công (ID + template)
- Đồng bộ kết quả xóa (log xác nhận/biên bản)
- Kiểm tra trùng ID/mã nhân viên trên thiết bị và hệ thống
- Backup theo chính sách trước khi purge (nếu DN yêu cầu)
C. Bảo vệ / Access control (nếu có)
- Thu hồi thẻ/QR
- Disable quyền ra/vào cổng
- Đối chiếu danh sách “inactive” theo tuần để tránh sót
FAQ
Nhân viên nghỉ việc thì có nên xóa toàn bộ dữ liệu chấm công ngay không?
Không nên xóa ngay toàn bộ. Nên khóa quyền & chuyển inactive trước, lưu dữ liệu cần thiết để chốt công/đối soát, sau đó xóa theo thời hạn—đặc biệt với dữ liệu nhạy cảm như sinh trắc học.
Xóa dữ liệu trên phần mềm rồi, có cần xóa trên máy chấm công không?
Có. Nếu chỉ xóa trên phần mềm mà không xóa trên thiết bị, user/biometric template có thể vẫn tồn tại và tạo rủi ro phát sinh log hoặc lạm dụng.
