Xử lý khi mất điện ảnh hưởng đến hệ thống an ninh ra vào: Giải pháp dành cho doanh nghiệp hiện đại

Table of contents

Hệ thống an ninh ra vào phụ thuộc quá nhiều vào điện – điểm yếu lớn chưa được khắc phục

Trong bối cảnh công nghệ hóa mạnh mẽ, các doanh nghiệp hiện đại ngày càng ưa chuộng hệ thống an ninh tự động, từ cổng từ, máy quét vân tay đến nhận diện khuôn mặt. Tuy nhiên, sự phụ thuộc vào điện năng trở thành điểm yếu chí mạng. Khi mất điện, toàn bộ hệ thống gần như “về mo”. Nhân viên không thể vào làm việc, hàng hóa không thể vận chuyển, thậm chí xe ra vào bãi giữ xe bị kẹt cứng.

Tại một khu công nghệ cao ở TP.HCM, chỉ trong một lần cúp điện đột ngột kéo dài 45 phút, gần 200 nhân viên phải đứng ngoài cổng do hệ thống kiểm soát vân tay không hoạt động. Đây không phải sự cố cá biệt mà là điều có thể xảy ra ở bất kỳ cơ sở nào chưa chuẩn bị tốt. Hệ thống càng hiện đại, càng dễ tổn thương nếu thiếu kịch bản ứng phó hợp lý.

Điều đáng nói là nhiều nơi chỉ nghĩ đến hiệu năng và tốc độ mà bỏ qua tính ổn định, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp. Công nghệ nên phục vụ con người, nhưng nếu thiếu kế hoạch dự phòng, nó có thể trở thành rào cản nghiêm trọng.

Thiếu nguồn điện dự phòng – sai lầm “kinh điển”

Một trong những lỗi phổ biến nhất của các doanh nghiệp vừa và nhỏ là xem nhẹ vai trò của điện dự phòng. Máy phát điện, UPS (hệ thống lưu điện) hay pin mặt trời đều được liệt vào diện “nếu có thì tốt” thay vì là yêu cầu tối thiểu. Tuy nhiên, mất điện ngày nay không còn là rủi ro hiếm hoi mà là một phần của hiện thực vận hành.

Không ít đơn vị đầu tư hàng trăm triệu cho hệ thống kiểm soát ra vào bằng thẻ từ, nhưng lại không lắp đặt UPS cho tủ điều khiển. Kết quả? Mỗi lần mất điện, bảo vệ phải ngồi vẽ sơ đồ ghi tay nhân viên ra vào, tạo ra nguy cơ lớn về bảo mật.

Nguồn điện dự phòng không chỉ giúp hệ thống hoạt động trong thời gian chờ cấp điện trở lại, mà còn giúp tránh mất dữ liệu, gián đoạn log truy cập – điều rất quan trọng trong các vụ điều tra sau sự cố. Các doanh nghiệp nên đầu tư ít nhất một tổ hợp UPS + máy phát điện tự khởi động, đồng thời kiểm tra định kỳ.

Nhiều giải pháp hiện nay như đã tích hợp UPS mini và pin siêu tụ điện vào từng thiết bị đầu cuối, giúp tiết kiệm chi phí và vẫn đảm bảo hoạt động an toàn khi mất điện. Đây là hướng đi đáng tham khảo, đặc biệt cho các tòa nhà văn phòng cỡ vừa.

Giải pháp khóa cơ học thay thế tạm thời: Ưu – nhược và cách triển khai

Khi hệ thống điện tử không còn hoạt động, khóa cơ học là phương án cuối cùng để đảm bảo an ninh. Tuy nhiên, không phải lúc nào giải pháp này cũng được thực thi bài bản. Nhiều doanh nghiệp thậm chí không biết bộ phận kỹ thuật đã cất chìa khóa cơ học ở đâu, hoặc ai là người có quyền sử dụng.

Khóa cơ học mang lại sự tin cậy – không cần điện, ít hỏng hóc, và dễ kiểm soát. Tuy nhiên, rủi ro lớn nhất là việc sao chép, thất lạc, hoặc bị sử dụng trái phép. Vì vậy, nếu coi khóa cơ học là phương án dự phòng, thì phải có quy trình chặt chẽ đi kèm:

Ghi chép rõ ai giữ chìa khóa, ai là người có quyền mở
Niêm phong tại chốt để phát hiện việc mở bất hợp pháp
Cập nhật định kỳ vị trí lưu trữ và trạng thái hoạt động

Một số doanh nghiệp khéo léo kết hợp hệ thống khóa cơ học với cảm biến rung hoặc mở cửa, để ghi nhận khi cửa được mở bằng tay – ít nhất vẫn có log về thời gian. Đây là sự kết hợp giữa cũ và mới, vừa đơn giản, vừa hiệu quả.

Quy trình khẩn cấp khi hệ thống an ninh dừng hoạt động: Ai chịu trách nhiệm?

Câu hỏi thường gặp nhất trong các tình huống khẩn cấp là: “Ai sẽ làm gì?”. Trong nhiều tổ chức, khi mất điện, cả kỹ thuật lẫn bảo vệ đều lúng túng vì không có quy trình cụ thể.

Một quy trình ứng phó khi hệ thống an ninh ngừng hoạt động nên bao gồm các bước sau:

Xác định tình trạng: Mất điện toàn bộ hay cục bộ?
Kích hoạt điện dự phòng nếu có
Cử nhân sự kiểm soát bằng tay tại các điểm trọng yếu
Ghi nhận log ra vào bằng sổ tay hoặc biểu mẫu có sẵn
Báo cáo sự cố về trung tâm điều hành hoặc người có thẩm quyền

Quan trọng nhất là phân công rõ ràng: ai là người bật máy phát, ai là người trực cửa, ai là người ghi log. Đặc biệt, trưởng bộ phận an ninh cần được quyền xử lý linh hoạt trong khung quy định cho phép.

Mô hình “sơ đồ trách nhiệm” in và dán tại phòng kỹ thuật – giúp nhân sự mới hay cũ đều dễ dàng thực hiện đúng quy trình, giảm thiểu rối loạn khi có sự cố bất ngờ.

Rủi ro an ninh từ kẻ gian lợi dụng tình huống mất điện

Khi mọi thứ hỗn loạn, kẻ gian sẽ ra tay. Mất điện là thời điểm lý tưởng để kẻ xấu thử thách hệ thống bảo vệ của bạn. Đặc biệt ở các kho hàng, nhà xưởng, nơi có tài sản giá trị cao nhưng hệ thống ánh sáng, camera, và kiểm soát cửa đều phụ thuộc điện.

Một vụ mất trộm ở Bình Dương vào năm 2023 cho thấy bài học đắt giá: chỉ trong 17 phút mất điện, nhóm trộm đã cắt khóa, vào nhà kho, và rút 4 thùng hàng trị giá hơn 400 triệu đồng. Camera không ghi hình vì không có UPS, cổng từ không hoạt động, bảo vệ chỉ biết báo công an khi đã quá muộn.

Giải pháp ở đây không chỉ là công nghệ, mà còn là dự đoán hành vi tội phạm và xây dựng các lớp phòng thủ đa tầng:

Đảm bảo camera và cảm biến chuyển động có pin dự phòng
Luân phiên tuần tra khi mất điện kéo dài
Đào tạo bảo vệ nhận diện hành vi bất thường

Không nên đợi đến khi xảy ra mới đi tìm nguyên nhân. Hãy coi mỗi đợt mất điện là một “cuộc diễn tập có thật” để kiểm tra độ vững của hệ thống an ninh.

Ứng dụng IoT và điện toán biên: Giảm phụ thuộc, tăng độ ổn định

IoT (Internet of Things) không chỉ là xu hướng – nó là một hướng đi giúp hệ thống an ninh chống chịu tốt hơn với gián đoạn điện. Các thiết bị IoT hiện đại có thể vận hành độc lập trong thời gian ngắn, đồng bộ dữ liệu khi điện trở lại.

Điện toán biên (edge computing) cũng là một công nghệ đáng chú ý. Thay vì mọi dữ liệu phải gửi về server trung tâm, hệ thống phân tích và xử lý tại chỗ – giảm thiểu rủi ro khi mất kết nối.

Chẳng hạn, một đầu đọc khuôn mặt sử dụng công nghệ của Tinh Hoa có thể lưu trữ cục bộ dữ liệu 1000 nhân viên, nhận diện ngoại tuyến, và đồng bộ sau. Điều này giúp doanh nghiệp vẫn kiểm soát được ai ra ai vào trong thời gian không có mạng hay điện lưới.

Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao hơn, nhưng về lâu dài lại rẻ hơn nhiều so với thiệt hại do sự cố mất điện không được kiểm soát.

Nhân sự trực tại chốt an ninh thủ công – vai trò “cứu cánh” trong thời đại số

Trong thời đại mà AI và cảm biến lên ngôi, nhiều người dễ xem nhẹ vai trò của con người. Nhưng chính trong khủng hoảng, con người lại là mắt xích quan trọng nhất. Nhân sự an ninh có kinh nghiệm, được đào tạo tốt, là lớp bảo vệ cuối cùng – và đôi khi là hiệu quả nhất.

Doanh nghiệp nên:

Tổ chức luân phiên trực thủ công tại các cổng chính
Đào tạo nhân viên an ninh các tình huống bất thường
Cung cấp sơ đồ hệ thống để họ hiểu và xử lý linh hoạt

Một nhân viên bảo vệ tại khu công nghệ cao ở quận 9 từng phát hiện nhóm người lạ mặt vào ban đêm trong thời gian mất điện. Dù camera tạm ngưng, anh vẫn kiểm tra bằng cảm quan, phát hiện kẻ giả danh giao hàng và báo cho cấp trên – tránh được vụ trộm.

Không ai thay thế được cảm giác cảnh giác và kinh nghiệm xử lý tình huống của con người. Công nghệ hỗ trợ, nhưng con người vẫn là gốc rễ của an ninh.

Kết luận: Bài học không chỉ từ mất điện mà từ cách ứng xử với rủi ro

Mất điện không phải là điều có thể tránh hoàn toàn, nhưng mất kiểm soát trong lúc mất điện thì có thể. Đó là khác biệt giữa một doanh nghiệp chủ động và một doanh nghiệp bị động.

Một hệ thống an ninh vững mạnh không chỉ dựa vào thiết bị hiện đại, mà còn là sự phối hợp nhịp nhàng giữa con người, quy trình và công nghệ. Từ nguồn điện dự phòng, khóa cơ học, cho đến nhân sự trực chốt – tất cả phải được chuẩn hóa và kiểm tra thường xuyên.

Tinh Hoa từng đưa ra thông điệp: “An ninh không nằm ở tường cao, mà ở việc bạn sẵn sàng cho điều bất ngờ đến đâu”. Đó cũng là điều doanh nghiệp cần nhớ trong thời đại rủi ro chồng chéo.

Không có gì đảm bảo hệ thống bạn sẽ không gặp sự cố. Nhưng có một điều chắc chắn: nếu bạn chuẩn bị đủ tốt, bạn sẽ không gục ngã vì bất kỳ mất điện nào.