CHECKLIST CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG SẢN XUẤT

Table of contents

A. KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA TRƯỞNG PHÒNG SẢN XUẤT

Trưởng phòng Sản xuất (Production Manager) là một vị trí quản lý cấp cao, phù hợp cho các chuyên gia mong muốn làm việc trong ngành sản xuất và sở hữu khả năng lãnh đạo vượt trội. Vai trò cốt lõi của họ là trực tiếp tham gia vào việc lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát quy trình sản xuất.

Mục tiêu tối thượng của vị trí này là đảm bảo hàng hóa và dịch vụ được sản xuất đúng theo tiêu chuẩn chất lượng, cung cấp đủ số lượng và đúng thời hạn, đồng thời duy trì mức chi phí hiệu quả và thấp nhất. Năng lực của Trưởng phòng Sản xuất đóng vai trò rất lớn trong việc duy trì sản phẩm chất lượng với mức giá tốt nhất, từ đó tạo vị thế cạnh tranh hiệu quả cho doanh nghiệp trên thương trường.

Để đáp ứng các yêu cầu khắt khe này, ứng viên cần có bằng cử nhân về quản trị kinh doanh, kỹ sư hoặc các ngành liên quan. Họ phải là người có chuyên môn giỏi đồng thời sở hữu năng lực quản lý linh hoạt, cùng với kinh nghiệm làm việc ở vị trí quản lý sản xuất từ 3 năm trở lên.

CHECKLIST CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG SẢN XUẤT

B. TỔNG QUAN VỀ NHIỆM VỤ CHÍNH

Phạm vi công việc của Trưởng phòng Sản xuất thường chịu trách nhiệm chung cho cả nguồn nhân lực và vật lực, bao gồm các chức năng quản lý vĩ mô sau:

Lập kế hoạch và Điều phối

Tham gia vào cả giai đoạn tiền sản xuất (lập kế hoạch) và giai đoạn sản xuất (kiểm soát và giám sát).
Phối hợp cùng Giám đốc Nhà máy và phòng Kho vận để lên kế hoạch sản xuất và định mức tồn kho.
Dự thảo thời gian triển khai và hoàn thành công việc.
Linh hoạt điều chỉnh kế hoạch theo thực trạng nguồn nguyên vật liệu và xử lý các tình huống khẩn cấp.

Quản lý Vận hành và Thiết bị

Giám sát quá trình sản xuất và điều hành các bộ phận trực thuộc.
Ước tính chi phí và chuẩn bị ngân sách, đảm bảo quy trình sản xuất không vượt quá ngân sách đã định.
Kiểm soát chặt chẽ quá trình sử dụng nguyên vật liệu.
Chịu trách nhiệm lựa chọn, tổ chức bảo dưỡng, và định kỳ đề xuất bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy móc dây chuyền sản xuất.

Kiểm soát Chất lượng và Quy trình

Thiết lập và giám sát tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm.
Đảm bảo quy trình sản xuất đạt chuẩn chất lượng mà doanh nghiệp đã đăng ký, ví dụ như tiêu chuẩn ISO hoặc HACCP.
Đề xuất cải tiến quy trình làm việc mới dựa trên số liệu phân tích về tính hiệu quả để giảm chi phí sản xuất.
Chịu trách nhiệm chính về chất lượng sản phẩm đầu ra.

Quản lý Nhân sự và An toàn

Quản lý, giám sát, tạo động lực và đánh giá hiệu suất của nhân viên sản xuất.
Xác định nhu cầu đào tạo và trực tiếp huấn luyện nâng cao tay nghề cho nhân viên.
Đảm bảo rằng các hướng dẫn về an toàn lao động được tuân thủ 100%.

Báo cáo và Tham mưu

Làm việc với các nhà quản lý cấp cao để đáp ứng các chính sách và mục tiêu của công ty.
Tham gia vào việc tham mưu cho dòng sản phẩm mới, đặc biệt là đưa ra phản hồi về vận hành máy móc, bố trí nhân lực và phân tích định mức chi phí giá thành.

C. CHECKLIST CÔNG VIỆC CHI TIẾT VÀ TẦN SUẤT

Phần checklist này cung cấp cái nhìn sâu sắc về các hoạt động thường nhật và định kỳ mà một Trưởng phòng Sản xuất cần thực hiện để quản lý hiệu suất một cách chuyên nghiệp.

I. KẾ HOẠCH & TỔ CHỨC SẢN XUẤT

Tiêu chí	Mô tả công việc	Tần suất
Kế hoạch sản xuất	Phối hợp với phòng Kế hoạch để lập kế hoạch sản xuất theo tuần/tháng.	Hàng tuần
Cân đối nguồn lực	Cân đối năng lực máy, nhân lực, nguyên vật liệu.	Hàng tuần
Triển khai kế hoạch	Triển khai kế hoạch cho từng chuyền, ca, tổ dựa trên sản lượng mục tiêu.	Hàng ngày
Phân bổ nhân sự	Bố trí nhân sự, thiết bị phù hợp từng ca, đảm bảo không quá tải hoặc thiếu người.	Hàng ngày
Theo dõi tiến độ	Theo dõi tiến độ, báo cáo sai lệch so với kế hoạch và gửi báo cáo cho Giám đốc Nhà máy.	Hàng ngày
Đo năng suất	Đo năng suất từng ca/chuyền (productivity tracking), gắn với KPI hiệu suất.	Hàng ngày

II. QUẢN LÝ VẬN HÀNH & THIẾT BỊ

Tiêu chí	Mô tả công việc	Tần suất
Kiểm tra tình trạng máy	Kiểm tra tình trạng máy móc trước ca, ghi nhận vào checklist bảo trì đầu ca.	Hàng ngày
Theo dõi dừng máy	Theo dõi thời gian dừng máy, nguyên nhân downtime, phối hợp bộ phận Kỹ thuật.	Hàng ca
Đề xuất bảo trì	Đề xuất kế hoạch bảo trì định kỳ.	Hàng tháng
Xác nhận bảo trì	Kiểm tra việc thực hiện bảo trì và xác nhận hoàn thành.	Hàng tuần
Cải tiến thiết bị	Đề xuất ý tưởng giảm hao hụt, tiết kiệm năng lượng.	Hàng quý

III. CHẤT LƯỢNG & KIỂM SOÁT QUY TRÌNH

Tiêu chí	Mô tả công việc	Tần suất
Tuân thủ quy trình	Đảm bảo tuân thủ quy trình công đoạn, SOP (Standard Operating Procedure).	Hàng ngày
Giám sát tỷ lệ lỗi	Giám sát tỷ lệ lỗi, phế phẩm và gửi báo cáo QC.	Hàng ngày
Phân tích nguyên nhân	Phân tích nguyên nhân lỗi (Sử dụng các công cụ như 5 Why, Fishbone).	Khi phát sinh lỗi lớn
Phối hợp QA/QC	Tham gia họp phân tích lỗi sản phẩm.	Hàng tuần
Cải tiến quy trình	Đề xuất điều chỉnh layout, quy trình thao tác theo các nguyên tắc như Lean, 5S, Kaizen.	Hàng quý

IV. NHÂN SỰ & ĐÀO TẠO SẢN XUẤT

Tiêu chí	Mô tả công việc	Tần suất
Quản lý đội ngũ	Quản lý tổ trưởng, công nhân theo ca.	Hàng ngày
Theo dõi hiệu suất	Theo dõi chấm công, năng suất từng người (Sử dụng hệ thống như ePAD / eTA).	Hàng ngày
Đào tạo	Đào tạo thao tác chuẩn, an toàn, và 5S.	Hàng tháng
Đánh giá tay nghề	Đánh giá tay nghề công nhân, xây dựng lộ trình nâng bậc.	Hàng quý
Kỷ luật & động viên	Đề xuất thưởng năng suất, xử lý vi phạm.	Hàng tháng

V. AN TOÀN – 5S – MÔI TRƯỜNG

Tiêu chí	Mô tả công việc	Tần suất
Kiểm tra An toàn	Kiểm tra việc tuân thủ PPE (Thiết bị bảo hộ cá nhân), biển cảnh báo.	Hàng ngày
Triển khai 5S	Triển khai 5S khu vực sản xuất.	Hàng tuần
Đánh giá 5S	Tổ chức đánh giá điểm 5S nội bộ.	Hàng tháng
Giám sát môi trường	Giám sát nhiệt độ, tiếng ồn, vệ sinh nơi làm việc.	Hàng ngày
Xử lý sự cố	Báo cáo và xử lý sự cố an toàn.	Khi phát sinh

VI. BÁO CÁO & HIỆU SUẤT MỤC TIÊU (KPIs)

Tiêu chí	Mô tả công việc	Tần suất
Báo cáo vận hành	Báo cáo sản lượng, hiệu suất, lỗi, tồn kho.	Hàng ngày/tuần
Báo cáo KPI	Báo cáo KPI sản xuất (sản lượng, lỗi, OEE – Hiệu suất thiết bị tổng thể, năng suất).	Hàng tháng
Theo dõi xu hướng	Phân tích dữ liệu, theo dõi xu hướng hiệu suất từng dây chuyền (Dùng Dashboard).	Hàng tuần
Sử dụng hệ thống	Sử dụng WFM, eCMS, eTA để theo dõi dữ liệu realtime và cập nhật dữ liệu đúng chuẩn.	Hàng ngày
Mục tiêu chính (KPI)	Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất ≥ 98%.	So với kế hoạch giao
Mục tiêu chất lượng	Tỷ lệ lỗi (NG rate) ≤ 1.5%.	Theo từng sản phẩm
Mục tiêu OEE	Hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE) ≥ 85%.
Mục tiêu An toàn	Tỷ lệ tuân thủ an toàn 100% (Không có tai nạn mất ngày công).

D. KẾT LUẬN

Trưởng phòng Sản xuất là một vị trí quản lý đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa kiến thức chuyên sâu về quản lý sản xuất và kỹ năng quản lý linh hoạt. Để hoàn thành khối lượng công việc lớn và đảm bảo doanh nghiệp luôn duy trì được sản phẩm chất lượng với chi phí thấp nhất, người giữ vai trò này cần có khả năng giám sát, đánh giá hiệu suất, và quản lý ngân sách.

Việc tuân thủ chặt chẽ Checklist công việc của Trưởng phòng Sản xuất, từ việc phối hợp lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực, cho đến việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng và tổ chức bảo dưỡng máy móc, là nền tảng để Trưởng phòng Sản xuất đạt được các mục tiêu KPI then chốt như tỷ lệ hoàn thành kế hoạch ≥ 98% và OEE ≥ 85%. Vị trí này yêu cầu kỹ năng tổ chức, khả năng giao tiếp vượt trội và kỹ năng ra quyết định mạnh mẽ, tiếp cận công việc dựa trên hiệu suất.