Hợp đồng điện tử (e-contract) là một loại hợp đồng được hình thành trực tuyến. Các bên liên quan giờ đây có thể ký kết hợp đồng có thể bằng nhiều phương tiện điện tử khác nhau: thư điện tử, chương trình máy tính hoặc hai tác nhân điện tử được lập trình để ghi nhận sự hình thành hợp đồng.
Hợp đồng điện tử là hợp pháp và có hiệu lực thi hành như các loại hợp đồng trên giấy trước đây. Các yêu cầu cơ bản giống nhau của một hợp đồng ràng buộc phải có cả hai: đề nghị, chấp nhận, cân nhắc, năng lực, khả năng, v.v.
Khái niệm hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử (e-contract) là hợp đồng được tạo và ký kết bằng phương thức điện tử. Bạn có thể đã soạn một hợp đồng bằng Microsoft Word, nhưng thay vì in nó ra, bạn gửi nó qua email cho ai đó, và họ ký nó bằng điện tử và gửi lại cho bạn qua email.
Hợp đồng điện tử (e-contract)
Hầu hết chúng ta đều hiểu hợp đồng điện tử được hình thành khi bạn nhấp vào nút “Tôi đồng ý”. Với tư cách là người tiêu dùng, bạn phải nhấp vào nút đó ở cuối trang chứa tài liệu dài và phức tạp về điều khoản của giấy phép trước khi bạn có thể tải xuống ứng dụng, nghe nhạc, bắt đầu sử dụng chương trình, v.v…
Điều này là hiệu quả và dễ dàng; tuy nhiên, nó có thể gây ra sự cố. Việc bỏ sót một điều khoản quan trọng hoặc nhầm lẫn ý nghĩa có thể dễ dàng xảy ra khi người đọc các điều khoản trực tuyến, tin nhắn văn bản hoặc email.
Lợi ích của e-contract
Dễ dàng sử dụng
Các hợp đồng điện tử (e-contract) sẽ được lưu trữ thành các mẫu có sẵn. Bất kỳ ai cũng có thể tạo hợp đồng điện tử với đào tạo tối thiểu. Các bên chỉ cần chọn một mẫu, điền các chi tiết cần thiết và đính kèm chữ ký số của mình.
Tiết kiệm thời gian
Hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian vì bạn không cần phải gặp mặt trực tiếp với bên đối tác, khách hàng của mình. Bạn có thể mời khách hàng vào xem, đề xuất thay đổi, ký, lưu và tải xuống hợp đồng trực tuyến.
Hạn chế lỗi do con người
Các hợp đồng điện tử được thiết kế sẵn nhằm hạn chế những lỗi do con người như quên không kiểm tra lại các điều khoản, người dùng bỏ sót thông tin hoặc không ký đầy đủ chữ ký trên hợp đồng v.v…
Giảm thiểu chi phí
Hợp đồng điện tử có thể loại bỏ nhu cầu về vật tư và thiết bị văn phòng cần thiết để tạo ra các hợp đồng và giao dịch kinh doanh truyền thống, bao gồm giấy, thiết bị in, bảo trì và sửa chữa thiết bị in, nạp mực in, tiền điện, bưu chính, lưu trữ.
Tất cả các chi phí này biến mất ngay lập tức khi bạn chuyển sang hợp đồng điện tử. Bạn không chỉ tiết kiệm cho công ty của mình những chi phí này mà còn tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho những khách hàng hoặc đối tác kinh doanh của bạn, những người không thể gặp mặt trực tiếp với bạn.
Hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả 2 bên
Hợp đồng giấy bắt buộc
Không phải tất cả các hợp đồng đều có thể được thực hiện bằng e-contract. Nói cách khác, các hợp đồng nhất định phải được ký kết dưới dạng giấy và mực in truyền thống.
- di chúc, ủy thác di chúc
- tài liệu liên quan đến nhận con nuôi, ly hôn và các vấn đề luật gia đình khác
- lệnh tòa, thông báo và các tài liệu khác của tòa án
- thông báo hủy bỏ hoặc chấm dứt các dịch vụ tiện ích
- thông báo về việc vỡ nợ, chiếm dụng lại, tịch thu tài sản hoặc trục xuất
- thông báo hủy bỏ hoặc chấm dứt quyền lợi bảo hiểm sức khỏe hoặc nhân thọ
- thông báo thu hồi sản phẩm ảnh hưởng đến sức khỏe hoặc an toàn, và
- tài liệu theo yêu cầu của pháp luật để đi kèm với việc vận chuyển vật liệu nguy hiểm.
Một số khu vực có thể cho phép sử dụng chữ ký điện tử và hợp đồng điện tử trong một số trường hợp nhất định. Vì vậy hãy tìm hiểu các quy định tại khu vực bạn đang kinh doanh để có thể sử dụng các loại hợp đồng điện tử hợp lệ.
Hợp đồng lao động điện tử
Mặc dù hợp đồng điện tử không phải là điều quá mới mẻ nhưng vẫn có một số khu vực vẫn chưa bổ sung luật cho phép sử dụng loại hợp đồng này. Tại Việt Nam thì việc sử dụng hợp đồng điện tử để ký kết hợp đồng lao động vẫn chưa được cho phép. Hiện nay, theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Bộ luật lao động 2012 về hình thức hợp đồng lao động thì:
“1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.”
Các doanh nghiệp Việt Nam có thể chính thức sử dụng hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/01/2021. Bộ luật Lao động 2019 đã được Quốc hội khóa XIV thông qua tại kỳ họp thứ 8 ngày 20/11/2019 và có hiệu lực thi hành kể từ 01/01/2021. Về hình thức hợp đồng lao động, theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Bộ luật lao động 2019 “Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.”
Cùng với sự phát triển của của công nghệ thì càng có nhiều công cụ tiện ích để giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng hoạt động của mình. Nhưng các doanh nghiệp vẫn phải luôn chú ý đến các điều khoản luật quy định về việc sử dụng công nghệ, luật kinh doanh, lao động, v.v… trước khi bắt đầu ứng dụng công nghệ đó.
