Sáu mục tổng hợp về quản lý tài sản: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất trước khi làm sổ tài sản, để kế toán, hành chính và người sử dụng hiểu cùng một nghĩa.
Các nhóm tài sản theo giá trị và thời gian sử dụng
- Tài sản cố định (TSCĐ) — giá trị đủ lớn, thời gian sử dụng dài, theo dõi riêng từng món
- Công cụ dụng cụ (CCDC) — tài sản nhỏ hơn, dùng ngắn hơn, thường theo dõi theo số lượng
- Tài sản dùng chung — tài sản một nhóm cùng dùng và cần có người phụ trách
- Ngưỡng ghi nhận — mức giá trị doanh nghiệp đặt để quyết định nhóm; do doanh nghiệp quy định theo chế độ kế toán hiện hành
Các con số dùng để tính chi phí và báo cáo
- Nguyên giá — toàn bộ chi phí để có tài sản và đưa vào sử dụng
- Khấu hao — phân bổ nguyên giá vào chi phí trong suốt thời gian sử dụng
- Khấu hao lũy kế — tổng khấu hao đã trích từ khi ghi nhận đến thời điểm báo cáo
- Giá trị còn lại — nguyên giá trừ khấu hao lũy kế
Các khái niệm dùng ngoài kho và văn phòng
- Mã tài sản (asset tag) — mã duy nhất gắn với từng món, in trên nhãn dán
- Sổ tài sản — danh sách mã, vị trí, người giữ và tình trạng của từng tài sản
- Biên bản bàn giao — văn bản ghi tài sản được giao cho ai, tình trạng lúc giao, có chữ ký
- Kiểm kê — đếm và đối chiếu tài sản thực tế với sổ tại một thời điểm
Cách gọi các hoạt động giữ tài sản hoạt động
- Bảo trì phòng ngừa — bảo dưỡng theo lịch để giảm hỏng hóc trước khi xảy ra
- Bảo trì sửa chữa — sửa khi đã hỏng
- Thanh lý — loại bỏ tài sản hết giá trị sử dụng theo thủ tục có hội đồng và biên bản
- Điều chuyển — chuyển tài sản từ đơn vị này sang đơn vị khác, có biên bản
Các nghiệp vụ lặp lại trong vòng đời tài sản. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Từ khi nhận hàng đến khi có trên sổ
Để làm gì: Bảo đảm mọi tài sản mua về đều có trên sổ, đúng số lượng, đúng giá trị và có mã để theo dõi.
- Lập đề nghị mua: mô tả, số lượng, người sử dụng; người duyệt ký
- Đối chiếu khi nhận hàng: so số lượng và tình trạng với đơn mua và hóa đơn
- Nhập sổ: ghi vào sổ tài sản và sổ kế toán theo đúng nhóm
- Gắn mã: dán nhãn mã ngay trong ngày nhận
- Đưa vào sử dụng: lập biên bản bàn giao cho người sử dụng
Giao tài sản cho người có trách nhiệm rõ ràng
Để làm gì: Biết ai đang giữ tài sản và tình trạng lúc giao, để có căn cứ khi có hư hỏng hoặc thất lạc.
- Kiểm tra tình trạng: xem tài sản trước khi giao
- Lập biên bản: ghi mã, tên, tình trạng và ngày giao
- Ký xác nhận: người nhận ký, lưu một bản
- Cập nhật sổ: ghi người đang giữ tài sản
Chuyển tài sản đi mà không mất dấu
Để làm gì: Giữ sổ đúng vị trí và người giữ khi tài sản đổi nơi dùng.
- Đề nghị điều chuyển: đơn vị nhận nêu lý do và thời điểm
- Duyệt: trưởng đơn vị giao và đơn vị nhận cùng duyệt
- Lập biên bản điều chuyển: ghi mã, tình trạng, người giao và người nhận
- Cập nhật sổ: chuyển vị trí và người giữ trên sổ
Đối chiếu sổ với thực tế để phát hiện chênh lệch
Để làm gì: Phát hiện sớm tài sản thất lạc, hư hỏng hoặc sổ sai để có cơ sở điều chỉnh.
- Chuẩn bị danh sách: in sổ theo khu vực
- Đếm thực tế: kiểm từng món và ghi tình trạng
- Đối chiếu: so với sổ và ghi chênh lệch
- Lập biên bản: nêu nguyên nhân từng chênh lệch và người chịu trách nhiệm
- Điều chỉnh sổ: chỉ điều chỉnh khi biên bản đã được duyệt
Lấy lại tài sản trước khi chốt thủ tục nghỉ việc
Để làm gì: Không để tài sản đi theo người đã nghỉ, và có xác nhận trước khi chốt thanh toán cuối cùng.
- Liệt kê tài sản đang giữ: theo sổ của người nghỉ việc
- Thu hồi: nhận lại từng món và kiểm tra tình trạng
- Ký biên bản: người nghỉ việc và người nhận cùng ký
- Chốt hồ sơ: ghi chốt trên sổ trước khi hoàn tất thủ tục
Loại bỏ tài sản hết giá trị sử dụng đúng thủ tục
Để làm gì: Loại tài sản khỏi sổ có căn cứ, tránh bán tháo hoặc chiếm dụng không kiểm soát.
- Đề nghị thanh lý: nêu lý do và tình trạng
- Đánh giá: hội đồng xem xét và ghi biên bản
- Thực hiện: bán, tháo dỡ hoặc tiêu hủy theo quyết định
- Ghi giảm sổ: loại khỏi sổ tài sản và sổ kế toán
Khó khăn xuất hiện ở từng đối tượng khi làm nghiệp vụ tài sản, gồm cả nhân viên là khách hàng nội bộ của bộ phận quản lý tài sản.
Nhân viên kho, hành chính và người trực tiếp sử dụng
- Người đăng ký mượn tài sản để dùng rồi quên ghi và không trả lại đúng chỗ
- Nhãn mã mờ hoặc bong tróc khiến kiểm kê phải đoán
- Ghi sổ chậm hoặc nhập thiếu số lượng khi nhận hàng
- Không báo ngay khi tài sản hỏng hoặc mất
Trưởng bộ phận, quản đốc, người phụ trách khu vực
- Tài sản dùng chung không có người phụ trách cụ thể
- Yêu cầu sửa chữa kéo dài vì không có thời hạn xử lý
- Kiểm kê không đúng lịch, hoặc người kiểm là người đang giữ tài sản
- Điều chuyển giữa khu vực làm sổ lệch mà không ai phát hiện
Giám đốc, chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng
- Không có số liệu tổng hợp tài sản để quyết định mua mới hay thay thế
- Chi phí bảo trì và khấu hao không được đưa vào quyết định
- Thanh lý và mua sắm lớn được duyệt khi biên bản chưa đầy đủ
- Sổ tài sản và sổ kế toán lệch nhau, không có người chịu trách nhiệm đối chiếu
Người dùng tài sản và cần tài sản để làm việc
- Cần tài sản gấp nhưng không biết đề nghị ở đâu, phải chờ lâu mới nhận được
- Nhận tài sản không có biên bản nên không rõ mình chịu trách nhiệm đến đâu khi hỏng hoặc mất
- Đã báo hỏng nhưng không biết yêu cầu đang ở bước nào, không có người xác nhận
- Bị yêu cầu bồi thường hoặc trừ lương khi mất tài sản mà không được giải thích cách tính
- Khi nghỉ việc không biết đã trả đủ tài sản chưa, dễ bị giữ thủ tục lại
- Tài sản dùng chung bị dùng xung đột giờ, không có lịch đặt trước
Chỉ số đo chất lượng quản lý tài sản theo bốn nhóm. Nhóm nào chưa có KPI đã kiểm chứng thì để trống.
Chi phí và giá trị tài sản
- Tổng chi phí sở hữu (TCO) của từng nhóm tài sản
- Chi phí bảo trì trên mỗi tài sản
- Tỷ lệ giá trị tài sản hao hụt hoặc thất lạc trên tổng nguyên giá
Đơn vị sử dụng đánh giá dịch vụ cấp phát
- Thời gian từ khi đề nghị đến khi nhận được tài sản
- Tỷ lệ đề nghị được đáp ứng đúng hạn
- Mức hài lòng của đơn vị sử dụng qua khảo sát ngắn
Hiệu quả vận hành nghiệp vụ tài sản
- Tỷ lệ khớp kiểm kê giữa sổ và thực tế
- Tỷ lệ bảo trì thực hiện đúng lịch
- Thời gian trung bình giữa hai lần hỏng (MTBF) và thời gian trung bình sửa chữa (MTTR) với thiết bị quan trọng
- Tỷ lệ sử dụng tài sản (utilization)
Năng lực và trách nhiệm của người quản lý tài sản
Ai phụ trách tài sản trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Máy móc, khuôn và công cụ trên chuyền
Tài sản chính là máy, khuôn, công cụ và thiết bị an toàn, phân tán trên nhiều chuyền.
- Quản đốc: phụ trách tài sản trên chuyền, duyệt điều chuyển trong xưởng
- Tổ trưởng: giữ danh sách công cụ cấp cho tổ
- Bộ phận bảo trì: lập và theo dõi lịch bảo dưỡng máy, khuôn
- Thủ kho vật tư, công cụ: ghi nhập xuất và cấp phát công cụ
- Kế toán tài sản cố định: theo dõi nguyên giá và khấu hao
Tài sản phân tán ở nhiều cửa hàng
Cùng loại tài sản lặp lại ở nhiều điểm bán, cần sổ đồng bộ về trụ sở.
- Quản lý cửa hàng: phụ trách tài sản tại cửa hàng, kiểm kê định kỳ
- Hành chính tổng vụ trụ sở: quản lý sổ tổng và lịch kiểm kê chung
- Kế toán chuỗi: ghi nhận và khấu hao tài sản của từng chi nhánh
- Trưởng khu vực: kiểm tra chéo giữa các cửa hàng
Đồ dùng phòng, bếp và thiết bị phục vụ khách
Tài sản tiếp xúc khách nhiều và hao mòn nhanh, nên kiểm kê theo ca hoặc theo tuần.
- Quản gia (housekeeping) trưởng: phụ trách linen và đồ dùng phòng
- Trưởng bộ phận kỹ thuật: quản lý thiết bị phòng và lịch bảo trì
- Quản lý F&B: quản lý bát đĩa, bộ bếp, thiết bị bếp
- Kế toán: theo dõi tài sản cố định lớn như thang máy, thiết bị
Kho, xe và thiết bị bốc xếp
Tài sản gồm xe, pallet, xe nâng và kho; di chuyển nhiều nơi nên cần định vị và bàn giao rõ.
- Quản lý kho: quản lý pallet, thiết bị bốc xếp và sổ kho
- Quản lý đội xe: theo dõi xe, lịch đăng kiểm và bảo dưỡng
- Trưởng ca vận hành: bàn giao thiết bị khi đổi ca
- HSE: kiểm tra thiết bị an toàn
Máy thi công và công cụ trên công trường
Tài sản di chuyển theo công trình, cần sổ theo từng công trình và kiểm tra trước khi chuyển.
- Chỉ huy công trường: phụ trách máy và công cụ trên công trình
- Bộ phận cơ giới: quản lý máy xúc, cẩu và lịch bảo dưỡng
- Thủ kho công trình: ghi nhập xuất công cụ và vật tư
- Kế toán công trình: theo dõi khấu hao theo dự án
Ít tài sản, thường không có người chuyên trách
Thường một người kiêm nhiệm; điều quan trọng là sổ đơn giản và kiểm kê đều đặn.
- Chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc: duyệt mua sắm và thanh lý
- Kế toán kiêm nhiệm: giữ sổ và khấu hao
- Hành chính văn phòng kiêm nhiệm: cấp phát và kiểm kê hằng năm
Có bộ phận và phân chia trách nhiệm rõ
Cần đầu mối rõ giữa sổ vận hành và sổ kế toán, đối chiếu định kỳ.
- Hành chính tổng vụ: giữ sổ vận hành, cấp phát, điều chuyển
- Kế toán tài sản cố định: theo dõi nguyên giá, khấu hao, thanh lý
- Trưởng bộ phận: phụ trách tài sản trong khu vực
- Giám đốc hành chính hoặc điều hành: duyệt các quyết định lớn
Danh sách việc cần làm lặp lại. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Các bước từ lúc nhận hàng đến khi bàn giao
Các bước kiểm kê một khu vực
Thu hồi tài sản trước khi chốt hồ sơ
Thủ tục loại tài sản khỏi sổ
