Có lẽ bạn là một trong những người tự hỏi làm thế nào phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (phần mềm ERP) khác với các phần mềm chuyên biệt. Hầu hết các doanh nghiệp phải đối mặt với sự lựa chọn hoặc là triển khai toàn bộ phần mềm ERP hoặc đơn giản là triển khai một ứng dụng độc lập truyền thống. Tuy nhiên, khi bạn có đủ thông tin, việc đưa ra quyết định như vậy sẽ không đặt ra bất kỳ thách thức nào. Vậy phần mềm ERP khác với các phần mềm chuyên biệt như thế nào?
Phần mềm ERP
Khái niệm phần mềm ERP và phần mềm chuyên biệt
Đầu tiên chúng ta hãy tìm hiểu khái niệm cơ bản về ERP và phần mềm chuyên biệt. Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự.
Mặt khác, các phần mềm chuyên biệt đề cập đến các ứng dụng được thiết kế cho các nhu cầu cụ thể của khách hàng nhưng có chức năng hạn chế và được tách biệt khỏi các ứng dụng khác.
Khả năng dễ dàng tích hợp
Nói chung, phần mềm ERP tạo điều kiện cho hệ thống thông tin tích hợp toàn doanh nghiệp bao gồm mọi lĩnh vực chức năng của tổ chức như tài khoản, nguồn nhân lực, bán hàng và phân phối, tiếp thị, sản xuất.
Các phần mềm chuyên biệt hiện nay đã được cải tiến để có thể tích hợp với các phần mềm chuyên biệt chức năng khác như phần mềm quản lý nhân sự có thể tích hợp với phần mềm kế toán. Tuy nhiên, vẫn có một số phần mềm chuyên biệt chỉ giới hạn trong một khu vực chức năng cụ thể, giả sử nếu đó là một chức năng kế toán, ứng dụng không tích hợp liền mạch với các khu vực chức năng khác.
Sự khác biệt chính giữa phần mềm ERP và các phần mềm chuyên biệt là về chức năng và đặc điểm. Không giống như các phần mềm chuyên biệt, ERP không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại của tổ chức mà còn mang đến cơ hội liên tục cải tiến và cải tiến quy trình kinh doanh.
Đặc điểm của phần mềm ERP
Tính linh họa
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, nhu cầu của các tổ chức để duy trì tính cạnh tranh không thể được coi trọng. Do đó, hầu hết các tổ chức triển khai phần mềm ERP để tăng cường phối hợp giữa các thực thể kinh doanh khác nhau trong cùng một công ty cũng như các đối tác kinh doanh.
Do tính không linh hoạt của chúng, các phần mềm chuyên biệt không thể vượt ra ngoài các thực thể cụ thể mà chúng được sử dụng. Ngoài ra, phần mềm ERP có thể được quản lý tập trung và áp dụng các kiểm soát cần thiết để đảm bảo sử dụng đúng cách trong toàn bộ tổ chức mà không bị can thiệp.
Khả năng nâng cấp phần mềm
Phần mềm ERP phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với các nhu cầu, lĩnh vực, mục tiêu công việc khác nhau. Vì vậy đa phần các giải pháp ERP chỉ có thế mạnh trong một lĩnh vực – như tài chính – và yếu hơn nhiều ở những lĩnh vực khác.
Một vấn đề nữa là doanh nghiệp luôn mong muốn được cải tiến công nghệ để thức thời hơn trong kỷ nguyên 4.0 nhưng nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và đưa cả hệ thống ERP cồng kềnh ra để lập trình lại.
Còn các phần mềm chuyên biệt thì luôn được cải tiến và đưa ra phiên bản nâng cấp miễn phí cho khách hàng đang sử dụng. Các phần mềm chuyên biệt được hỗ trợ sẵn sàng tư vấn 24/7, doanh nghiệp mua về và phải tự tìm cách xoay sở như với phần mềm ERP.
Chi phí cho phần mềm
Chi phí cho phần mềm ERP
ERP là một hệ thống all-in-one không thể tách lẻ từng ứng dụng phục vụ ở các lĩnh vực, giai đoạn khác nhau được. Vì vậy khi sử dụng phần mềm ERP doanh nghiệp bắt buộc phải mua toàn bộ một gói phần mềm với chi phí rất lớn. Tuy nhiên, hầu hết doanh nghiệp đều không cần thiết sử dụng tất cả các chức năng trong đó, khiến cho việc mua cả gói ERP trở nên vô cùng lãng phí.
Trong khi đó những phần mềm chuyên biệt được thiết kế ra để phục vụ một và chỉ một nghiệp vụ nhất định như kế toán, quản lý nhân sự, đánh giá công việc,… nên chúng sở hữu nhiều tính năng chuyên sâu và hỗ trợ hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều chi phí bằng cách chỉ mua những phần mềm cần thiết cho quá trình hoạt động.
Hệ thống ERP và các phần mềm chuyên biệt đều có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau tùy thuộc vào các lĩnh vực, mục tiêu, tiêu chí đánh giá. Vì vậy, bạn hãy dựa vào những nhu cầu của doanh nghiệp mình và các thông tin về điểm khác biệt giữa phần mềm ERP và các phần mềm chuyên biệt để có thể lựa chọn phương án, giải pháp tốt nhất cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
