Doanh nghiệp bạn đã có quy định chấm công chưa? Một tổ chức có cơ cấu, thường sẽ có nội quy để các thành viên thống nhất với nhau. Do đó, chúng ta cần có những nguyên tắc, quy định để công việc được tiến hành trôi chảy. Việc chấm công cũng không nằm ngoài lệ, một trưởng phòng nhân sự phải biết quản lý chấm công. Theo đó, bạn nên đề ra những quy định chấm công cụ thể, để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như tính kỷ luật của tổ chức.
Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ về quy định chấm công nhân viên để các công ty, doanh nghiệp có thể nâng cao công tác quản lý nhân sự một cách hiệu quả nhất.
1. Quy định chấm công nhân viên
Quy định chấm công cơ bản của một công ty, doanh nghiệp thường sẽ bao gồm các yếu tố sau:
- Thời gian bắt đầu làm việc
- Quy định về việc ra vào công ty
- Thời gian linh động trong giới hạn
- Đăng ký nghỉ phép
- Đăng ký làm việc ở nhà
- Hình thức xử lý các trường hợp vi phạm
Ngoài ra, tùy từng đơn vị, tổ chức mà có những quy định chấm công riêng biệt khác nhau.
2. Nội dung các quy định chấm công được áp dụng phổ biến
Dưới đây là các quy định chấm công được diễn giải nội dung chi tiết, bạn có thể tham khảo và áp dụng nếu thấy phù hợp:
+ Quy định chấm công bằng hình thức nào?
Hiện nay, có nhiều hình thức chấm công khác nhau như: chấm công thủ công bằng tay; chấm công bằng máy: chấm công vân tay, chấm công bằng thẻ từ, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt,… Theo đó, tùy vào hình thức chấm công của mỗi đơn vị mà có sự hướng dẫn áp dụng khác nhau. Được biết, quy định về cách chấm công còn được phân biệt rõ ràng giữa thành viên Ban giám đốc, nhân viên công tác thường xuyên hay nhân viên các phòng ban khác,…
Quy định chấm công nhân viên bằng máy chấm công
+ Quy định làm thêm giờ, nghỉ phép và công tác
Nhân viên có thể chủ động đăng ký làm thêm giờ/đăng ký nghỉ phép/đăng ký công tác với bộ phận quản lý nhân sự. Quản lý các bộ phận có trách nhiệm duyệt các đăng ký nghỉ phép và đăng ký đi công tác (tối đa trong vòng 1 tuần kể từ ngày đăng ký)
+ Quy định chốt ngày công và thông báo ngày công
Ngày chốt công quy định chấm công để tính lương hằng tháng là do mỗi đơn vị, tổ chức sẽ tự quy định.
Vào mỗi thứ 02 đầu tuần làm việc, nhân sự phụ trách quản lý dữ liệu chấm công sẽ gửi dữ liệu chấm công của tuần làm việc trước đó thông qua báo cáo “Kiểm tra ngày công” để toàn thể nhân viên theo dõi và cập nhật ngày công của nhân viên
+ Xử lý khiếu nại do thiếu ngày công
Nhân viên có thể xem trên báo cáo kiểm tra ngày công được gửi bởi bộ phận nhân sự vào thứ 2 hàng tuần, để bổ sung thông tin công tác hoặc nghỉ phép và có một ngày để đăng ký bổ sung.
Ngày công bị thiếu do nhân viên quên chấm công vào hoặc ra hoặc cả 2 lần vào ra, thì nhân viên có thể bổ sung thông qua portal, hoặc thông báo bằng email đến bộ phận nhân sự. Nếu bổ sung quá nhiều lần trong tháng, nhân viên sẽ bị phạt hành chính (mức phạt tùy vào quy định mỗi công ty, doanh nghiệp).
Quy định chấm công giúp việc quản lý nhân sự được diễn ra chuyên nghiệp
Ngày công bị thiếu khi nhân viên có chấm công và có cơ sở chứng minh việc chấm công của mình (bằng camera hoặc phiếu công): Nhân sự sẽ bổ sung ngày công trực tiếp vào phần mềm.
+ Quy định xử phạt
Nhân viên thiếu công và không bổ sung kịp thông tin theo thời hạn đã qui định sẽ bị xem như không có đi làm. Nhân viên thường xuyên quên chấm phải yêu cầu bổ sung với số lần vi phạm từ 03 lần trở lên trong một tháng sẽ bị phạt hành chính (mức phạt sẽ do mỗi đơn vị quy định)
Các trưởng bộ phận có trách nhiệm duyệt ngày đăng ký nghỉ phép vào bổ sung công. Quá thời hạn trên, trưởng bộ phận phải chịu trách nhiệm về các hệ quả phát sinh.
Trên đây là một số quy định chấm công thường được áp dụng tại các công ty, doanh nghiệp hay tổ chức chuyên nghiệp. Tuy nhiên, những quy định này chỉ mang tính chất tham khảo và không có sự ràng buộc cho bất cứ đơn vị nào. Nghĩa là, tùy vào cơ cấu hoạt động, quy mô, số lượng công nhân viên, mà mỗi nơi sẽ đưa ra một quy định chấm công cụ thể cho đơn vị mình.
Các quy định chấm công được nêu ra trên đây, đều có thể được cài đặt sẵn trên thiết bị máy chấm công. Nghĩa là, ngoài một số quy định sử dụng cho công nhân viên – người thực hiện chấm công. Thì bạn cũng có thể thực hiện cài đặt trực tiếp trên máy chấm công, để khắc phục hiệu quả các vấn đề khi chấm công. Từ đó, hạn chế tối đa tình trạng chấm công ngày, tăng ca, làm thêm giờ,… bị thiếu hoặc sai sót. Bộ phận nhân sự, kế toán không cần phải theo dõi sát sao, chỉ cần cài đặt các thông tin có sẵn trên máy chấm công một cách chính xác và đầy đủ là được.
Máy chấm công chất lượng của Tinh Hoa – giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả
Cuối mỗi tháng, bộ phận quản lý nhân sự sẽ thực hiện truy xuất dữ liệu chấm công từ máy chấm công ra bảng excel theo đúng quy định. Từ đó, đảm bảo công tác tính lương công nhân viên được diễn ra một cách nhanh chóng và chuẩn xác 100%.
Nếu doanh nghiệp bạn cần mua máy chấm công để nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhân sự. Thì có thể liên hệ đến Công ty giải pháp Tinh Hoa qua hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như). Đơn vị với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, sẽ tư vấn giúp chọn được loại máy chấm công chất lượng, giá tốt và phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp bạn.
Chúc doanh nghiệp bạn luôn phát triển vững bền!
