Hiện có khá nhiều quy trình chấm công, tính lương khác nhau, được các công ty, doanh nghiệp triển khai và áp dụng. Tuy nhiên, dù đơn vị bạn có chấm công và tính lương thế nào, thì yêu cầu đặt ra luôn phải đảm bảo được tính đơn giản và chuẩn xác 100%. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn chưa có quy trình chấm công tính lương như ý muốn. Thì đừng ngần ngại, theo dõi bài viết chia sẻ dưới đây của chúng tôi.
1. Quy trình chấm công tính lương truyền thống
1.1. Quy trình chấm công
Giờ công của nhân viên được xác định dựa theo bảng chấm công của nhân viên đó.
- Nếu giờ công bị thiếu, người lao động phải làm giấy đề nghị xác định công theo quy định quản lý giờ công.
- Nếu phát hiện giờ công không đúng theo quy chế của công ty thì phòng nhân sự phải mời nhân viên liên quan lên để giải thích. Nếu vi phạm quy chế thì phải xử lý theo quy định của công ty.
- Nếu nhân viên làm tăng ca thì phòng nhân sự phải kiểm tra các giấy đề nghị tăng ca của nhân viên đó, xem có đúng với các chính sách, quy định của công ty hay không. Trường hợp không đúng, thì phải mời nhân viên đó lên để giải trình.
Bảng chấm công thể hiện trên excel
Sau khi hoàn thành bảng tổng hợp công, phòng nhân sự cần in tổng hợp chấm công và chuyển cho từng bộ phận để xác định tính chính xác của giờ công theo từng nhân viên. Nếu có sự khiếu nại của nhân viên, thì phòng nhân sự phải tiến hành giải quyết.
1.2. Quy trình tính lương
- Cập nhật các mức lương, chế độ cho từng nhân viên
Nếu trong tháng có phát sinh việc thay đổi mức lương cơ bản, mức thưởng, mức bảo hiểm, phụ cấp,… liên quan đến lương hàng tháng. Thì nhân viên tính lương phải cập nhật các số liệu thay đổi vào trong bảng lương.
- Xác định mức lương thực tế
Theo đó, doanh nghiệp sẽ xác định mức lương cơ bản, mức lương tăng ca và mức lương làm ngày chủ nhật, ngày lễ,… để có thể tính lương chuẩn xác cho nhân viên.
Xác định mức lương thực tế doanh nghiệp trả cho nhân viên
- Xác định thưởng năng suất
Phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm đôn đốc các bộ phận gửi bảng đánh giá các chỉ tiêu về phòng nhân sự vào ngày một ngày nhất định hàng tháng (tùy theo yêu cầu mỗi doanh nghiệp).
Dựa trên bảng đánh giá chỉ tiêu và bảng tổng hợp đánh giá nghiệp vụ, nội quy của Trưởng phòng nhân sự. Nhân viên tính lương lập bảng tổng hợp đánh giá công việc của từng chức danh để trình Trưởng phòng xem xét.
Sau khi nhân được kết quả phê duyệt từ Giám đốc, nhân viên tính lương sẽ nhập hệ số đánh giá công việc vào bảng lương. Mức thưởng năng suất thực tế sẽ bằng mức thưởng năng suất tương ứng x hệ số đánh giá công việc.
- Xác định các khoản giảm trừ
Các khoản giảm trừ bao gồm ứng lương, bồi thường thiệt hại, trừ tiền trách nhiệm hoặc chức vụ, giảm trừ đóng vào các quỹ bảo hiểm, công đoàn…
- In và kiểm tra bảng lương
Nhân viên tính lương sẽ in bảng lương và kiểm tra bảng lương dựa theo: loại công tăng giảm theo số ngày làm việc trong tháng, mức thu nhập trung bình trong từng bộ phận,…
Sau khi tiến hành kiểm tra, nhân viên tính lương chuyển bảng lương cho Trưởng phòng nhân sự xem xét và ký xác nhận. Trường phòng nhân sự chịu trách nhiệm trình bảng lương cho Giám Đốc xem xét và phê duyệt.
- In phiếu lương và thanh toán lương
Sau khi được giám đốc duyệt bảng lương, nhân viên tính lương in các phiếu lương và đính kèm theo bảng lương tổng để chuyển cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. Phiếu lương được cho vào phong bì và gửi đến từng nhân viên
Phòng kế toán chịu trách nhiệm làm thủ tục gửi tiền vào ngân hàng theo thời gian quy định của mỗi doanh nghiệp.
2. Quy trình chấm công tính lương đơn giản, chuẩn xác 100% với phần mềm HRPRO7
Quy trình chấm công tính lương sẽ đơn giản, nhanh chóng và chuẩn xác hơn khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm nhân sự HRPRO7 hỗ trợ. Lý do là bởi:
- Quy trình chấm công tính lương sẽ được cập nhật đồng bộ trong hệ thống phần mềm. Nên việc tính toán lương sẽ được thực hiện hiệu quả, mà không lo bỏ soát công đoạn nào.
- Phần mềm tích hợp với máy chấm công, giúp bạn có thể cập nhật số công làm việc của mỗi nhân viên vào hệ thống, theo quy trình tính lương gắn với các chỉ số, tiêu chí, đảm bảo việc tính lương chính xác hơn.
- Phân hệ quản lý lương giúp doanh nghiệp tự động hóa trong quy trình tính lương, giảm thiểu được thời gian tính lương, thuế, bảo hiểm cho nhân viên hàng tháng.
- Phần mềm có phân hệ xin nghỉ làm để nhân viên có thể vào xin phép, báo cáo nghỉ làm trên phần mềm, để quá trình chấm công tính lương không bị sai sót.
- Sử dụng phần mềm, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tính lương cho từng nhân viên theo mức lương cụ thể của từng người: tính lương theo ca làm, sản phẩm, lương làm thêm giờ căn cứ vào bảng chấm công hàng ngày. Đặc biệt, phần mềm còn tự động tính thuế TNCN, các khoản phạt, thưởng cho từng nhân viên. Theo dõi các khoản lương tạm ứng, phải trả, còn nợ của từng nhân viên…
- Quản lý lương bằng phần mềm, mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ và đồng bộ, để bạn có thể dễ dàng hơn khi kiểm tra những sai sót, giải quyết thắc mắc. Vấn đề tiền nong, thu chi trong doanh nghiệp cũng được thực hiện công khai, rõ ràng.
- Sử dụng phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian tối đa có thể trong quá trình quản lý tiền lương hiệu quả.
Chấm công, tính lương hiệu quả với phần mềm HRPRO7
Dựa vào thông tin về quy trình tính công chấm lương theo cách truyền thống và dùng phần mềm HRPRO7 được giới thiệu trên đây. Chắc hẳn doanh nghiệp cũng biết được quy trình nào tiện lợi và hiệu quả hơn cho đơn vị mình.
Để biết thêm thông tin và được hướng dẫn cách sử dụng phần mềm tính công chấm lương xuất sắc HRPRO7, quý doanh nghiệp có thể liên hệ đến Công ty giải pháp Tinh Hoa theo hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được hỗ trợ tư vấn cụ thể hơn!
