Lựa chọn và sử dụng dịch vụ tính lương

Dịch vụ tính lương (Payroll Services) là các dịch vụ hỗ trợ cho doanh nghiệp bạn trong các hoạt động tính lương cho nhân viên. Thuê các dịch vụ tính lương bên ngoài có thể giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tập trung vào các vấn đề quan trọng trong tổ chức.

Tuy nhiên, khi lựa chọn dịch vụ tính lương không đơn giản là xem xét ngân sách và chọn dịch vụ có giá thấp nhất. Các yếu tố quan trọng khác, chẳng hạn như khả năng hiển thị, tùy chọn thanh toán và độ tin cậy của công ty cũng cần được xem xét. Bằng cách xem xét các điểm sau, bạn có thể lựa chọn được dịch vụ tính lương phù hợp cho công ty của bạn.

Dịch vụ tính lương

Tài nguyên của công ty

Điều đầu tiên bạn nên xem xét về yếu tố bên trong của công ty. Nếu tổ chức của bạn không có giải pháp trả lương nội bộ hiệu quả, nó có thể lãng phí vô số giờ lao động. Nếu không có nhân viên chuyên về kế toán hoặc có kiến thức rộng về các vấn đề kế toán khác nhau, nó có thể gây ra thảm họa. Nếu dịch vụ thuê ngoài sẽ giảm bớt gánh nặng cho công ty của bạn, thì có lẽ đã đến lúc bạn nên cân nhắc làm việc đó.

Tìm kiếm dịch vụ tính lương

Một tìm kiếm đơn giản về “dịch vụ tính lương” của Google mang lại khoảng 485.000 kết quả và với rất nhiều lựa chọn để lựa chọn, việc thu hẹp những kết quả đó là vô cùng khó khăn. Để có thể thu hẹp phạm vi lựa chọn dịch vụ bạn có thể sử dụng các cách sau:

• Tham khảo ý kiến, đề nghị của những người bạn tin tưởng đã sử dụng các dịch vụ tính lương
• Có thể tìm hiểu từ các doanh nghiệp tương tự như doanh nghiệp của bạn về các dịch vụ mà họ đang dùng.
• Cần cân nhắc rằng những công ty dịch vụ lớn sẽ cung cấp cho bạn gói dịch vụ tính lương kèm thêm các dịch vụ tiện ích khác mà có thể bạn không cần đến. Điều này sẽ làm tăng chi phí của bạn cho hoạt động tính lương.
• Lựa chọn những dịch vụ tính lương phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của mình vì các dịch vụ này sẽ nắm rõ các quy định riêng và thủ tục cần thiết của ngành nghề.
• Tìm hiểu các thông tin phản hồi từ khách hàng về các dịch vụ tính lương để đánh giá được chất lượng của dịch vụ.

Tìm kiếm dịch vụ tính lương

Dịch vụ cung cấp và Giá cả

Một khi bạn đã thu hẹp được phạm vi các công ty cung cấp dịch vụ tính lương thì đến lúc bạn phải xem xét chính xác những dịch vụ mà từng công ty mang đến cho bạn. Những dịch vụ đó có cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp mình hay không.

Một số tiện ích bổ sung cơ bản bạn muốn có thể bao gồm các giấy báo lương (mẫu W-2), gửi tiền trực tiếp, cuống phiếu lương trực tuyến và theo dõi thời gian trực tuyến cho phép bạn ghi nhận chính xác đến từng giây thời gian nhân viên đăng nhập vào máy chủ.

Bạn cũng muốn biết liệu dịch vụ có cung cấp nền tảng web hay không để đảm bảo dữ liệu bạn nhập vào hệ thống là dữ liệu thực sự được xử lý. Đôi khi, các dịch vụ tính lương sẽ nhập lại dữ liệu bạn gửi làm phát sinh thêm các lỗi trong quá trình tính lương.

Mặc dù giá cả thay đổi theo dịch vụ và số lượng nhân viên, bạn cần chắc chắn rằng bạn biết liệu bạn có bị tính phí theo tháng hay theo thời gian thanh toán hay không. Hãy chắc chắn rằng các dịch vụ đáp ứng danh sách nhu cầu của bạn, nhưng đừng bị lừa mua nhiều hơn những gì bạn cần.

Một cách khác để các dịch vụ này kiếm tiền là bằng cách đóng thuế của bạn tại thời điểm trả lương, tích lũy tiền lãi cho đến khi họ nộp thuế. Hãy chắc chắn rằng bạn biết liệu thuế của bạn sẽ được áp dụng với bảng lương của bạn hay không.

Dịch vụ có hệ thống tự phục vụ cho nhân viên không?

Tự phục vụ cho nhân viên đang bắt đầu được xem là một điều cần thiết, chứ không phải là một phần thưởng bổ sung nữa. Nhân viên mong đợi rằng họ có thể dễ dàng truy cập thông tin tiền lương của họ từ xa vào thời gian riêng của họ. Nếu hệ thống tự phục vụ cho nhân viên không có sẵn như là một tùy chọn với dịch vụ tính lương hoặc khó tích hợp với các hệ thống tự phục vụ của các phần mềm nhân sự hoặc cổng thông tin thi bạn nên xem xét một công ty khác hoặc giải pháp tính lương khác.

Những câu hỏi để lựa chọn dịch vụ tính lương

Bạn nên phỏng vấn ít nhất hai hoặc ba dịch vụ tính lương hàng đầu của bạn trước khi bạn chọn. Sau đây là danh sách các câu hỏi bạn nên sử dụng làm danh sách kiểm tra cơ bản cho các cuộc phỏng vấn đó:

• Quay vòng nhanh như thế nào?
• Nếu dịch vụ phạm sai lầm, ai chịu trách nhiệm cho những sai lầm đó?
• Mất bao lâu để sửa lỗi?
• Có phải trả thêm phí để thêm hoặc thay đổi bảng lương nhân viên không?
• Phí hàng năm có thay đổi hoặc tăng sau một năm không?
• Bạn có thường xuyên nhận được báo cáo từ dịch vụ không?
• Họ có cung cấp kế hoạch nghỉ hưu không?
• Họ có thể tích hợp với phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự của bạn không?
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty như thế nào?
• Bạn sẽ được chỉ định một đại diện hay bạn sẽ luôn được chuyển hướng đến một người mới?
• Nếu dữ liệu được nhập lại, tôi có thể xem lại trước khi chuyển qua bảng lương không?
• Tôi có thường xuyên nghe tin từ bạn không?

Những câu hỏi để lựa chọn dịch vụ tính lương

Trải nghiệm thử dịch vụ tính lương

Ngay cả khi bạn tìm hiểu thông tin kỹ càng, hỏi những câu hỏi thông minh nhất thì vẫn chưa có gì chắc chắn rằng bạn đã chọn được dịch vụ tính lương phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Vì vậy cách tốt nhất là hỏi công ty cung cấp dịch vụ liệu bạn có thể nói chuyện với một số khách hàng của họ. Hãy hỏi những khách hàng đó về khả năng đáp ứng, độ chính xác và cách dịch vụ này so với những dịch vụ khác mà họ đã sử dụng trước đây.

Xem xét bản sao các báo cáo của họ, liệu nó có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay quá lằng nhằng và phức tạp. Tương tự như vậy đối với bất kỳ phần mềm hoặc nền tảng web nào bạn sẽ phải sử dụng. Hãy chắc chắn rằng đó là một giao diện thân thiện với người dùng, nếu cần thiết, nhân viên của bạn sẽ có thể truy cập nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.

Khi bạn đã chọn dịch vụ tính lương

Khi bạn quyết định chọn và ký hợp đồng với công ty cung cấp dịch vụ tính lương hãy nhớ hỏi rõ về những thông tin mà bạn phải cần cung cấp cho họ. Bạn nên đặt lịch xác định khi nào bạn sẽ kiểm tra dịch vụ và tần suất bạn nhận được báo cáo của họ. Theo dõi tài khoản ngân hàng của bạn và đảm bảo không có bất kỳ thay đổi mạnh mẽ nào sau khi dịch vụ trả lương xuất hiện.

Nếu chẳng may bạn chọn phải một dịch vụ tính lương không tốt hoặc không phù hợp với doanh nghiệp thì cách tốt nhất là thay đổi một dịch vụ tính lương khác. Thời gian lý tưởng để thay đổi dịch vụ tính lương là vào đầu năm khi chu kỳ thanh toán của bạn còn mới hoặc vào cuối mỗi quý khi các báo cáo hàng quý của bạn đã được sắp xếp theo thứ tự từ dịch vụ trả lương trước đó của bạn.

Nếu sử dụng các dịch vụ thuê ngoài không phải là cách phù hợp với doanh nghiệp thì bạn cũng có thể tham khảo các phần mềm tính lương, phần mềm nhân sự để hỗ trợ cho hoạt động tính lương của doanh nghiệp.

Về tiêu chí đánh giá và so sánh giữa các nhà cung cấp dịch vụ, có thể tham khảo thêm dịch vụ tính lương: tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.