Văn phòng phối hợp (hybrid office) đang là mô hình làm việc được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để thích nghi với tình hình hiện nay. Tuy nhiên đây không việc đơn giản nói là làm, để ứng dụng được mô hình này một cách hiệu quả nhất thì có những điều mà doanh nghiệp cần chú ý đến.
Sử dụng các mạng nội bộ để giao tiếp
Môi trường làm việc kết hợp có thể mới mẻ, nhưng những thách thức liên quan đến việc kết nối và giao tiếp với nhân viên thì không. Tin tốt là những vấn đề này đã được giải quyết từ rất lâu trước đây với phần mềm mạng nội bộ.
Rất lâu trước COVID-19, các tổ chức trên khắp thế giới phụ thuộc vào mạng nội bộ của họ để tăng cường quản lý tri thức, giao tiếp, đổi mới, hiệu quả và khả năng phục hồi. Mạng nội bộ hiện đại tiến thêm một bước nữa bằng cách tự động hóa nhiều quy trình nghiệp vụ khác nhau, như những quy trình liên quan đến biểu mẫu giấy.
Sử dụng mạng nội bộ để ứng dụng mô hình văn phòng phối hợp
Mạng nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của một nơi làm việc kết hợp bằng cách cung cấp các kho lưu trữ tập trung cho các thông tin luôn thay đổi liên quan đến đại dịch. Mạng nội bộ cũng giúp người giao tiếp dễ dàng hiểu nếu nhân viên đã đọc các thông báo quan trọng.
Doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống mạng nội bộ của mình thông qua các mạng xã hội hoặc các phần mềm nhân sự. Các mạng xã hội cho phép doanh nghiệp xây dựng các cộng đồng riêng để trao đổi thông tin, trò chuyện với nhau.
Hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự có bao gồm các cổng thông tin nhân viên. Các phần mềm này giúp nhân viên có thể dễ dàng theo dõi thông tin cá nhân của mình cũng như nhận được những thông báo mới nhất từ doanh nghiệp.
Bao gồm nhân viên trong quá trình ứng dụng văn phòng phối hợp
Có nhiều khả năng văn phòng phối hợp của bạn sẽ thành công nếu nhân viên cảm thấy được tham gia vào hành trình và các cuộc thảo luận liên quan. Điều này có thể được thực hiện thông qua các cuộc khảo sát nhân viên, nơi nhân viên được yêu cầu đóng góp ý kiến về cảm giác của họ khi quay trở lại nơi làm việc.
Đảm bảo sự an toàn tại nơi làm việc
Để nhân viên có thể quay lại văn phòng làm việc thì doanh nghiệp phải đáp ứng tất cả các yêu cầu về sức khỏe và an toàn. Hướng dẫn có thể được tìm thấy bằng cách liên hệ với các cơ quan y tế hoặc an toàn lao động địa phương và phải nhằm mục đích trả lời các câu hỏi liên quan đến số lượng nhân viên tối đa được phép tại nơi làm việc, kỹ thuật làm sạch và vệ sinh, giao tiếp của nhân viên, hướng dẫn cách xa xã hội và đánh giá rủi ro.
Để ứng dụng mô hình văn phòng phối hợp cần phải đảm bảo an toàn nơi làm việc
Thiết lập một sân chơi đồng đều
Như đã đề cập ở trên, không phải mọi nhân viên đều có thể trở lại văn phòng làm việc. Điều này có thể bao gồm những người chăm sóc trẻ nhỏ hoặc cha mẹ già, những người phụ thuộc vào phương tiện giao thông công cộng và những người lo lắng không cảm thấy an toàn khi trở về cho đến khi vắc-xin được phát triển. Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng những nhân viên tiếp tục làm việc từ xa được tạo cơ hội thành công tương tự như những người quay lại văn phòng.
Đừng bỏ bê văn hóa của bạn
Một nơi làm việc kết hợp đòi hỏi sự quản lý của hai nhân viên có kinh nghiệm riêng biệt, khiến việc duy trì và phát triển một nền văn hóa công sở thống nhất là một thách thức. Doanh nghiệp phải quan tâm đến nhân viên làm việc từ xa cũng như nhân viên làm việc tại văn phòng.
Phối hợp các công cụ họp online trong các cuộc họp trực tiếp tại công ty để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều được truyền đạt cũng một thông tin, xác định được định hướng chung và văn hóa chung của doanh nghiệp.
Truyền đạt kế hoạch của bạn
Để đảm bảo kết quả tốt nhất cho sáng kiến nơi làm việc kết hợp, bạn phải đảm bảo nó được thông báo cẩn thận tới tất cả nhân viên. Nhân viên phải hiểu những mong đợi của họ, cũng như những gì họ có thể mong đợi từ lãnh đạo của họ.
Sử dụng các cổng thông tin nhân viên để truyền đạt thông tin của doanh nghiệp giúp đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều nhận được thông tin trong mô hình văn phòng phối hợp. Dù là nhân viên làm việc tại nhà hay tại văn phòng đều sử dụng công cụ này để nhận được những thông báo của công ty.
