Có rất nhiều cách chấm công nhân viên được thiết kế để đơn giản hóa quá trình đảm bảo thời gian đi làm của nhân viên được ghi lại chính xác. Sự có mặt của các nhân viên đóng vai trò rất quan trọng đối với công ty. Nếu không có cách chấm công nhân viên thích hợp thì các công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc theo dõi năng suất. Sau đây là những cách chấm công nhân viên phổ biến nhất hiện nay.
6 Cách chấm công nhân viên
- Sử dụng thẻ từ
- Sử dụng dấu vân tay và nhận diện khuôn mặt
- Người quản lý và người giám sát
- Giữ hồ sơ chấm công trực tuyến
- Nhập thủ công giờ nhân viên vào bảng tính.
- Sử dụng Phần mềm / Ứng dụng chấm công
1. Sử dụng thẻ từ
Thẻ từ / Hệ thống ID nhân viên là một trong những phương pháp phổ biến nhất để giám sát nhân viên tham dự. Hệ thống thiết bị chấm công thẻ từ giúp kiểm soát nhân viên đến và đi. Thông thường, nhân viên phải quét thẻ để vào / ra. Các thông tin sẽ được thu thập từ các thiết bị chấm công để tính thời gian làm việc của nhân viên.
2. Sử dụng dấu vân tay và nhận diện khuôn mặt
Một cách chấm công nhân viên phổ biến khác với các tập đoàn lớn là vuốt thông tin mã vạch trên huy hiệu ID nhân viên. Dữ liệu sinh trắc học với dấu vân tay và nhận diện khuôn mặt đã trở nên có giá trị đối với các công ty có thể cần kiểm soát quyền truy cập vào và từ các phòng ban và tòa nhà, ngoài việc theo dõi thời gian của nhân viên.
Cách chấm công nhân viên bằng dấu vân tay
3. Người quản lý và người giám sát
Một cách chấm công nhân viên truyền thống là sử dụng Người giám sát và người quản lý. Để có thể quản lý chấm công nhân viên hiệu quả đòi hỏi người quản lý cần có các kỹ năng quản lý nhân viên tốt. Họ có thể kiểm soát nhân viên của mình, có thể xem nhân viên đến và đi. Họ có thể giám sát xem nhân viên có thực sự làm việc và giúp đỡ nhân viên hoàn thành các công việc của mình. Quản lý và Giám sát viên cũng có thể làm những công việc khác ngoài việc chấm công nhân viên.
Cách chấm công nhân viên bằng phần mềm
4. Giữ hồ sơ chấm công trực tuyến
Một số công nghệ tiên tiến đã tích hợp được với các thiết chấm công để nâng cao chất lượng của công việc quản lý nhân viên. Nhân viên ghi lại số giờ họ làm việc thông qua một ứng dụng web cũng có thể tạo báo cáo bảng lương.
Cách chấm công bằng hồ sơ trực tuyến
5. Nhập thủ công giờ nhân viên vào bảng tính.
Một số công ty có một đội ngũ nhân viên nhỏ có thể không muốn chuyển sang sử dụng các cách chấm công nhân viên tân tiến như phần mềm hay chấm công trực tuyến quá sớm. Họ vẫn có thể tiếp tục nhập thủ công giờ làm của nhân viên vào bảng tính, nhưng nó cũng sẽ yêu cầu cách giải quyết để tương tác với các cơ quan quản lý hoặc các doanh nghiệp khác.
Việc thiết lập một hệ thống tập trung để theo dõi dữ liệu giúp nhân viên và quản lý theo kịp giờ làm việc dễ dàng hơn. Bằng cách chọn giải pháp phù hợp, các công ty có thể có thời gian và tham dự nhanh chóng, đơn giản và không rắc rối.
6. Sử dụng Phần mềm / Ứng dụng chấm công
Cách chấm công nhân viên tốt nhất là có một hệ thống có thể lưu trữ thông tin về thời gian làm việc. Các phần mềm chấm công chuyên dụng có thể cung cấp thông tin chính xác để tính lương nhanh hơn.
Thông qua phần mềm chấm công nhân viên có thể dễ dàng xem xét tổng số giờ làm việc và thời gian nghỉ ốm có sẵn cho mỗi nhân viên.
Phần mềm eTA là giải pháp chấm công cơ bản mà Tinh Hoa mang đến cho khách hàng để nâng cao hiệu quả của nghiệp vụ chấm công. Phần mềm eTA tập trung chính vào nghiệp vụ chấm công với giao diện và các thao tác đơn giản nhất cho người dùng, giúp đẽ dàng tích hợp vào tổ chức và hướng dẫn cho nhân viên của mình.
Nếu bạn đang tìm một giải pháp chấm công hiệu quả thì hãy liên hệ ngay với Tinh Hoa qua hotline bên dưới hoặc để lại thông tin email để nhân viên liên hệ tư vấn và demo phần mềm.
Tiêu chuẩn tuân thủ liên quan đến cách chấm công nhân viên
Dù chọn cách chấm công nhân viên nào, doanh nghiệp sản xuất cũng nên đối chiếu với các tiêu chuẩn tuân thủ sau để tránh rủi ro khi bị audit hoặc thanh tra:
- SA8000 — yêu cầu doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ giờ làm, giờ tăng ca chính xác và có thể truy xuất khi đối tác/khách hàng audit trách nhiệm xã hội. Dù dùng thẻ từ, vân tay hay phần mềm, dữ liệu chấm công xuất ra đều phải khớp thực tế và dễ trích xuất báo cáo.
- ISO 27001 — khi dùng dấu vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt để chấm công, dữ liệu sinh trắc học của nhân viên là thông tin cá nhân nhạy cảm. ISO 27001 giúp thiết lập quy trình bảo mật, phân quyền truy cập và lưu trữ dữ liệu này đúng chuẩn, tránh rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.
Câu hỏi thường gặp về cách chấm công nhân viên
1. Cách chấm công nào chính xác nhất cho nhà máy đông công nhân?
Với nhà máy có hàng trăm đến hàng nghìn công nhân, chấm công bằng vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt kết hợp phần mềm chấm công chuyên dụng (như eTA) là lựa chọn chính xác và khó gian lận nhất, vì loại bỏ được tình trạng “chấm công hộ” thường gặp ở thẻ từ hoặc chấm công thủ công.
2. Doanh nghiệp phải lưu dữ liệu chấm công trong bao lâu?
Theo quy định pháp luật lao động Việt Nam, hồ sơ theo dõi thời giờ làm việc (bao gồm dữ liệu chấm công) cần được lưu trữ trong suốt thời gian người lao động làm việc tại doanh nghiệp, và nên giữ thêm một khoảng thời gian sau đó để phục vụ tra soát, giải quyết tranh chấp hoặc audit tuân thủ như SA8000/SMETA.
3. Doanh nghiệp nhỏ có cần đầu tư máy chấm công vân tay/khuôn mặt ngay không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp quy mô nhỏ có thể bắt đầu với chấm công qua phần mềm/ứng dụng trên điện thoại hoặc giữ hồ sơ chấm công trực tuyến, sau đó nâng cấp lên thiết bị sinh trắc học khi quy mô nhân sự tăng và rủi ro gian lận giờ công trở nên đáng kể.
4. Làm sao chuyển từ chấm công thủ công sang phần mềm mà không xáo trộn tính lương?
Nên chạy song song 1-2 kỳ lương giữa cách chấm công cũ và phần mềm mới để đối chiếu số liệu trước khi ngừng hẳn cách cũ, đồng thời đào tạo bộ phận chấm công/kế toán cách xuất báo cáo từ phần mềm sao cho khớp với quy trình tính lương hiện tại.
5. Chấm công và bảng chấm công khác nhau thế nào?
Chấm công là hành động/phương pháp ghi nhận thời gian ra vào của nhân viên (thẻ từ, vân tay, phần mềm…), còn bảng chấm công là kết quả tổng hợp dữ liệu chấm công theo ngày/tháng, dùng làm căn cứ tính lương.
Bài viết liên quan
- Quản lý thời gian làm việc — tổng quan đầy đủ về quản lý thời gian làm việc trong doanh nghiệp sản xuất.
- Quản lý chấm công ca kíp và Workforce Management: 5 lưu ý để tối ưu vận hành cho doanh nghiệp sản xuất
- Workforce management là gì và điểm khác biệt với Human resource management?
