Có rất nhiều cách chấm công nhân viên được thiết kế để đơn giản hóa quá trình đảm bảo thời gian đi làm của nhân viên được ghi lại chính xác. Sự có mặt của các nhân viên đóng vai trò rất quan trọng đối với công ty. Nếu không có cách chấm công nhân viên thích hợp thì các công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc theo dõi năng suất. Sau đây là những cách chấm công nhân viên phổ biến nhất hiện nay.
7 Cách chấm công nhân viên
1. Sử dụng thẻ từ
Thẻ từ / Hệ thống ID nhân viên là một trong những phương pháp phổ biến nhất để giám sát nhân viên tham dự. Hệ thống thiết bị chấm công thẻ từ giúp kiểm soát nhân viên đến và đi. Thông thường, nhân viên phải quét thẻ để vào / ra. Các thông tin sẽ được thu thập từ các thiết bị chấm công để tính thời gian làm việc của nhân viên.
2. Sử dụng dấu vân tay và nhận diện khuôn mặt
Một cách chấm công nhân viên phổ biến khác với các tập đoàn lớn là vuốt thông tin mã vạch trên huy hiệu ID nhân viên. Dữ liệu sinh trắc học với dấu vân tay và nhận diện khuôn mặt đã trở nên có giá trị đối với các công ty có thể cần kiểm soát quyền truy cập vào và từ các phòng ban và tòa nhà, ngoài việc theo dõi thời gian của nhân viên.
Cách chấm công nhân viên bằng dấu vân tay
3. Người quản lý và người giám sát
Một cách chấm công nhân viên truyền thống là sử dụng Người giám sát và người quản lý. Để có thể quản lý chấm công nhân viên hiệu quả đòi hỏi người quản lý cần có các kỹ năng quản lý nhân viên tốt. Họ có thể kiểm soát nhân viên của mình, có thể xem nhân viên đến và đi. Họ có thể giám sát xem nhân viên có thực sự làm việc và giúp đỡ nhân viên hoàn thành các công việc của mình. Quản lý và Giám sát viên cũng có thể làm những công việc khác ngoài việc chấm công nhân viên.
4. Sử dụng Phần mềm / Ứng dụng chấm công
Cách chấm công nhân viên tốt nhất là có một hệ thống có thể lưu trữ thông tin về thời gian làm việc. Phần mềm nhân sự có thể cung cấp thông tin chính xác để tính lương nhanh hơn.
Một hệ thống tập trung giúp bạn cũng như nhân viên của bạn xem và theo dõi dữ liệu tham dự có thể cung cấp giá trị lớn cho một công ty. Các nhân viên có thể dễ dàng xem xét tổng số giờ làm việc và thời gian nghỉ ốm có sẵn cho mỗi nhân viên. Có phần mềm nhân sự hay các ứng dụng chấm công trên điện thoại cho phép doanh nghiệp và nhân viên xem giờ làm từ xa và cho phép doanh nghiệp phê duyệt giờ từ xa.
Cách chấm công nhân viên bằng phần mềm
5. Chọn một hệ thống dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác
Sử dụng phần mềm dành riêng cho việc thu thập dữ liệu chỉ giải quyết được một phần giải pháp khi tìm kiếm những cách tốt nhất để theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Phần khác là khả năng chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác.
Điều này là rất quan trọng cho biên chế, thời gian nghỉ và nhu cầu tuân thủ. Lý tưởng nhất là trao đổi và tích hợp dữ liệu phải liền mạch.
6. Giữ hồ sơ chấm công trực tuyến
Một số công nghệ tiên tiến đã tích hợp được với các thiết chấm công để nâng cao chất lượng của công việc quản lý nhân viên. Nhân viên ghi lại số giờ họ làm việc thông qua một ứng dụng web cũng có thể tạo báo cáo bảng lương.
Cách chấm công bằng hồ sơ trực tuyến
7. Nhập thủ công giờ nhân viên vào bảng tính.
Một số công ty có một đội ngũ nhân viên nhỏ có thể không muốn chuyển sang sử dụng các cách chấm công nhân viên tân tiến như phần mềm hay chấm công trực tuyến quá sớm. Họ vẫn có thể tiếp tục nhập thủ công giờ làm của nhân viên vào bảng tính, nhưng nó cũng sẽ yêu cầu cách giải quyết để tương tác với các cơ quan quản lý hoặc các doanh nghiệp khác.
Việc thiết lập một hệ thống tập trung để theo dõi dữ liệu giúp nhân viên và quản lý theo kịp giờ làm việc dễ dàng hơn. Bằng cách chọn giải pháp phù hợp, các công ty có thể có thời gian và tham dự nhanh chóng, đơn giản và không rắc rối.
