Thẻ điểm cân bằng KPI thường được sử dụng để giúp các công ty quản lý và điều chỉnh hiệu quả tiến trình của họ. Mục đích của KPI và Balanced Scorecard (thẻ điểm cân bằng) là điều chỉnh hiệu suất của công nhân trên các mục tiêu chiến lược dài hạn của công ty. Giống như một chiếc la bàn, thẻ điểm cân bằng KPI giúp bạn xác định xem bạn có đang đi đúng hướng hay không.
Thẻ điểm cân bằng KPI
Sử dụng KPI và Thẻ điểm cân bằng
Để theo dõi KPI, hầu hết các công ty đều sử dụng mô hình Balanced Scorecard. Mô hình này từ lâu đã được sử dụng trong quản lý kinh doanh chiến lược để theo dõi các chỉ số KPi và được thiết kế để cung cấp một khuôn mẫu để quản lý tài nguyên.
Có bốn quan điểm hoặc quan điểm cơ bản cần thực hiện với thẻ điểm cân bằng KPI:
- Quan điểm tài chính – theo dõi hiệu quả tài chính.
- Quan điểm của khách hàng – theo dõi sự hài lòng của khách hàng, thái độ và mục tiêu chia sẻ thị trường.
- Quan điểm quy trình nội bộ – bao gồm các mục tiêu hoạt động nội bộ cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của khách hàng.
- Quan điểm học tập và tăng trưởng hoặc đổi mới – động lực vô hình cho thành công trong tương lai như vốn nhân lực, vốn tổ chức, đào tạo, hệ thống thông tin, v.v.
Bốn quan điểm này phụ thuộc lẫn nhau và phân cấp; tăng trưởng được thúc đẩy bởi sự học hỏi và đổi mới không ngừng, dẫn đến sự hoàn thiện các quy trình nội bộ. Việc cải thiện các quy trình nội bộ thông qua thẻ điểm cân bằng KPI, sau đó giúp tăng hiệu quả hoạt động dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn và tăng hiệu quả tài chính.
Sử dụng cái nhìn sâu sắc này, mô hình này đã được tinh chỉnh thành khái niệm thẻ điểm cân bằng, được mô tả bởi Robert Kaplan và David Norton. Mặc dù việc giải thích thẻ điểm cân bằng khác nhau tùy thuộc vào nguồn, ý tưởng cơ bản về liên kết chiến lược với chiến thuật hoạt động vẫn hợp lý và một khuôn khổ vững chắc để lập sơ đồ cho bất kỳ công ty nào tiến tới thành công.
Sử dụng Balanced Scorecard
Một số ví dụ điển hình
Dưới đây, một ví dụ về việc sử dụng thẻ điểm cân bằng KPI. Một hãng hàng không khu vực đang tìm cách tăng lợi nhuận của mình bằng cách tăng doanh thu và giảm chi phí (quan điểm tài chính), bằng cách tăng doanh thu trên mỗi ghế ngồi và kiểm soát chi phí thuê máy bay.
Để đạt được một phần của mục tiêu đó, hãng hàng không quyết định hạ giá và cải thiện việc đến đúng giờ để lôi kéo thêm khách hàng (quan điểm của khách hàng), sử dụng các số liệu như xếp hạng hài lòng và xếp hạng của khách hàng làm thước đo hiệu suất.
Để cải thiện hồ sơ đúng giờ của mình, họ quyết định cải thiện thời gian quay vòng (phối cảnh quy trình nội bộ), sử dụng chương trình tối ưu hóa thời gian chu kỳ với mục tiêu 93% khởi hành đúng giờ. Để giúp cải thiện việc khởi hành đúng giờ, họ đưa ra một sáng kiến để điều chỉnh tốt hơn đội ngũ nhân viên (quan điểm học tập), cung cấp một chương trình khuyến khích và đào tạo nhiều hơn với các mục tiêu cho số lượng nhân viên được đào tạo.
Ứng dụng của KPI và balanced scorecard
Là một phần của sự phát triển của nó, Kaplan và Norton đã tinh chỉnh thẻ điểm để xác định quản lý chiến lược là bốn quy trình quan trọng:
Làm rõ và chuyển tầm nhìn thành chiến lược
xác định các mục tiêu chiến lược và nắm bắt chúng trong bản đồ chiến lược. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải đạt được sự đồng thuận về các mục tiêu chiến lược thực sự là gì và tất cả các mục tiêu được liên kết với các sản phẩm để tránh các dự án thú cưng.
Truyền đạt và liên kết mục tiêu và biện pháp chiến lược với hoạt động
điều này bao gồm thiết lập liên lạc hai chiều với các bên liên quan để khuyến khích đối thoại để tinh chỉnh các quy trình và thúc đẩy phản hồi.
Lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu để sắp xếp sáng kiến chiến lược
Quy trình này bao gồm xác định đối tượng của từng mục tiêu được đo lường bởi KPI. Lý tưởng nhất là các mục tiêu cá nhân được đặt ra cho các mục tiêu và dự án chiến lược, lần lượt được liên kết với các mục tiêu chiến lược lớn hơn.
Tăng cường phản hồi và học tập chiến lược
Quy trình này bao gồm học hỏi từ thông tin hiệu suất và sử dụng kết quả từ phiếu ghi điểm cân bằng để tinh chỉnh việc ra quyết định.
Kết luận về Thẻ điểm cân bằng và KPI
Đây chỉ là một số điều cơ bản để tạo ra thẻ điểm cân bằng KPI để khai thác các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) cho doanh nghiệp. Những điểm chính cần nhớ bao gồm tạo ra sơ đồ phản ánh chiến lược của bạn, sắp xếp các quy trình vào sơ đồ chiến lược, sử dụng các chỉ số KPI có ý nghĩa, học hỏi từ quá trình và cải thiện việc ra quyết định. Bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm đánh giá KPI để hỗ trợ thêm cho quá trình xây dựng hệ thống đánh giá KPI của mình.
