Lắp đặt máy chấm công trông đơn giản, nhưng ở nhà máy đông công nhân, vị trí đặt máy, đường mạng và cách đưa dữ liệu về phần mềm quyết định bảng công cuối tháng có đúng hay không. Bài này tóm tắt quy trình lắp đặt máy chấm công theo 6 bước và những điểm bộ phận nhân sự nên kiểm tra trước khi nghiệm thu. Thông số, giá máy chấm công (xem thêm 7 điều cần biết khi mua máy chấm công) và thời gian triển khai cụ thể phụ thuộc từng model và đơn vị cung cấp, vì vậy hãy xác nhận trực tiếp với nhà cung cấp.
Xem thêm: chỉnh giờ máy chấm công
Xem thêm: bán máy chấm công giá rẻ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và phần mềm chấm công và chia ca làm việc eTA.
Khi lắp đặt, đừng quên cách lấy số đăng ký máy chấm công để khai báo thiết bị lên phần mềm.
Quy trình lắp đặt máy chấm công 6 bước
| Bước | Việc cần làm | Ai phụ trách |
|---|---|---|
| 1. Khảo sát | Chọn vị trí theo luồng ra vào, ánh sáng, khoảng cách tới nguồn điện và đường mạng | Nhân sự, hành chính, IT |
| 2. Chuẩn bị hạ tầng | Kéo dây mạng LAN, nguồn điện ổn định, giá đỡ hoặc bục gắn máy | IT, bảo trì |
| 3. Gắn và cấp nguồn | Cố định máy, kiểm tra nguồn và kết nối mạng | Đơn vị lắp đặt |
| 4. Cài đặt máy | Đặt IP, ngày giờ, ngôn ngữ, chế độ xác thực, mật khẩu quản trị | Đơn vị lắp đặt, IT |
| 5. Đăng ký dữ liệu | Đăng ký vân tay, khuôn mặt hoặc thẻ theo mã nhân viên chuẩn | Nhân sự |
| 6. Kết nối phần mềm và nghiệm thu | Tải dữ liệu về phần mềm chấm công, chạy thử một ca, đối chiếu bảng công | Nhân sự, C&B, IT |
Chọn vị trí lắp máy chấm công trong nhà máy
- Gần luồng ra vào chính: công nhân quẹt nhanh ở đầu ca, tránh ùn tắc trước máy.
- Tránh nắng gắt và bụi: ánh sáng ngược ảnh hưởng máy khuôn mặt, bụi và tay ướt ảnh hưởng máy vân tay. Xem thêm 4 vấn đề thường gặp khi dùng máy chấm công Face ID tại cổng nhà máy.
- Gần nguồn điện và cổng mạng: hạn chế kéo dây xa, giảm nguy cơ mất kết nối.
- Chiều cao phù hợp: thống nhất để cả người cao và thấp đều thao tác thuận tiện.
- Số lượng máy theo số công nhân đầu ca: nhà máy đông người thường cần nhiều điểm chấm công thay vì một máy duy nhất.
Chuẩn bị mạng, điện và dữ liệu trước ngày lắp
- Kéo dây mạng LAN tới từng vị trí, cấp địa chỉ IP cố định cho máy.
- Chuẩn hóa mã nhân viên trước khi đăng ký để dữ liệu khớp với phần mềm nhân sự và tính lương.
- Thông báo cho người lao động về việc thu thập vân tay, khuôn mặt. Xem chấm công vân tay, khuôn mặt và yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Xác nhận phần mềm đi kèm máy hoặc phần mềm nhân sự có đọc được dữ liệu từ model sắp mua. Xem 3 cách lấy dữ liệu máy chấm công ZKTeco, Ronald Jack, Wise Eye, Mita.
Kết nối máy chấm công với phần mềm
Lắp xong máy mới chỉ là một nửa công việc. Dữ liệu cần được đưa về phần mềm để xử lý ca, tăng ca và tính lương. Tùy thiết bị, có thể dùng phần mềm đi kèm máy, phần mềm chấm công của bên thứ ba hoặc nền tảng dữ liệu tập trung. Tham khảo 3 cách kết nối phần mềm chấm công với máy Ronald Jack, các dòng máy chấm công Ronald Jack và dịch vụ cài đặt phần mềm máy chấm công.
Checklist nghiệm thu sau khi lắp
- Máy giữ đúng ngày giờ và có kết nối mạng ổn định.
- Đăng ký thử nhiều nhóm công nhân (tay ướt, tay có bụi, đeo khẩu trang nếu dùng khuôn mặt) và ghi nhận tỷ lệ nhận diện.
- Dữ liệu tải về phần mềm đủ, không trùng, đúng mã nhân viên.
- Chạy thử ít nhất một ca đầy đủ, đối chiếu với bảng công thủ công.
- Bàn giao tài khoản quản trị, mật khẩu và hướng dẫn thao tác cho người phụ trách.
- Thống nhất kênh hỗ trợ và quy trình xử lý lỗi. Xem dịch vụ bảo trì máy chấm công.
Góc nhìn theo vai trò
Trưởng phòng Nhân sự
Quan tâm bảng công cuối tháng khớp ngay lần đầu, ít phải chỉnh tay. Vì vậy cần chuẩn hóa mã nhân viên và kiểm tra dữ liệu trong ca chạy thử.
IT
Quan tâm địa chỉ IP, phân quyền quản trị, sao lưu và cách máy hoạt động khi mất mạng.
Quản đốc / Trưởng chuyền
Quan tâm tốc độ đầu ca. Máy đặt sai vị trí hoặc thiếu số lượng sẽ gây xếp hàng và đi trễ.
Giám đốc nhà máy
Quan tâm tính liên tục và chi phí vòng đời: ai bảo trì, thay thế thế nào, có bị khóa vào một hãng hay không.
Câu hỏi thường gặp
Lắp đặt máy chấm công mất bao lâu?
Tùy số lượng máy, hạ tầng mạng và khối lượng đăng ký dữ liệu. Hãy yêu cầu đơn vị lắp đặt nêu thời gian cho từng bước sau khi khảo sát.
Doanh nghiệp tự lắp đặt được không?
Việc gắn và cấp nguồn khá đơn giản, nhưng cài đặt mạng, đăng ký dữ liệu và kết nối phần mềm thường cần người có kinh nghiệm để tránh sai số về sau.
Nên lắp bao nhiêu máy cho một cổng?
Phụ thuộc số công nhân vào ca cùng lúc và tốc độ nhận diện. Nên chạy thử đầu ca để xác định.
Máy cũ có dùng lại được khi đổi phần mềm?
Thường được nếu máy có cổng mạng và cách xuất dữ liệu; cần xác nhận theo từng model.
Kết luận
Lắp đặt máy chấm công đúng là khảo sát vị trí, chuẩn bị hạ tầng, cài đặt, đăng ký dữ liệu chuẩn và nghiệm thu bằng một ca chạy thử. Bộ phận nhân sự nên tham gia ngay từ bước khảo sát thay vì chỉ nhận máy ở bước cuối.
