Quản lý chấm công tăng ca có thể là một thách thức lớn đối với các HR, đặc biệt khi phải đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định. Trong bài viết này, Tinh Hoa sẽ chia sẻ 4 cách hiệu quả để tối ưu hóa quy trình chấm công tăng ca, giúp các HR tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
1. Tăng ca là gì?
Tăng ca là thời gian làm việc ngoài giờ làm việc tiêu chuẩn theo quy định của công ty hoặc nhiều hơn thời gian làm việc bình thường theo luật lao động. Thời gian làm thêm này thường được tính theo các quy định cụ thể và có thể được trả lương theo mức khác biệt so với thời gian làm việc chính thức.
2. Quy định về thời gian tăng ca
Thời gian làm việc bình thường:
Thời gian làm việc bình thường của người lao động không vượt quá 8 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần. Trong trường hợp lịch làm việc của người lao động được sắp xếp dựa trên tổng số giờ làm việc trong cả tuần thì thời gian làm việc bình thường tối đa là 10 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần.
Quy định thời gian tăng ca:
Điều 60 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về số giờ tăng ca như sau:
- Trong ngày làm việc bình thường, số giờ tăng ca không được vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường.
- Vào ngày lễ, Tết và ngày nghỉ cuối tuần, số giờ làm thêm không được vượt quá 12 giờ trong một ngày.
- Người sử dụng lao động không để nhân viên làm thêm quá 40 giờ trong một tháng và 200 giờ trong một năm.
- Ngoài ra người sử dụng lao động phải thỏa thuận với người lao động khi cần làm thêm giờ.
3. Quy định tính lương tăng ca
Để tính tiền lương chấm công tăng ca chuẩn theo quy định của pháp luật, các HR có thể tham khảo bảng tóm tắt sau:
Ngày làm việc bình thường | Ngày nghỉ cuối tuần | Ngày lễ | ||
| Tăng ca vào ban ngày | Ít nhất 150%A | Ít nhất 200%A | Ít nhất 300%A | |
Tăng ca vào ban đêm | Chưa làm việc vào ban ngày | Đã làm việc vào ban ngày | Ít nhất 270%A | Ít nhất 390%A |
| Ít nhất 200%A | Ít nhất 210%A | |||
Trong đó:
- A là lương một giờ trong ngày làm việc bình thường.
- Chấm công tăng ca đêm là những ca làm việc trong khoảng từ 22h đến 6h sáng hôm sau.
Ví dụ cụ thể:
- Lương giờ bình thường: 50,000 VND/giờ
- Làm thêm giờ ngày thường: 75,000 VND/giờ (150% của 50,000 VND)
- Làm thêm giờ ngày nghỉ hàng tuần: 100,000 VND/giờ (200% của 50,000 VND)
- Làm thêm giờ ngày lễ, Tết: 150,000 VND/giờ (300% của 50,000 VND)
Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm bài viết sau để hiểu rõ hơn về tăng ca: TẠI ĐÂY
4. Mẫu báo cáo chấm công tăng ca chuẩn thông tư
Có thể thấy, việc tính lương tăng ca khá phức tạp tùy vào khoảng thời gian tăng ca của người lao động. Vì vậy, vào cuối mỗi tháng, các HR cần phải lập một bảng chấm công tăng ca riêng bên cạnh lập báo cáo chấm công chi tiết để đảm bảo tính chính xác và quyền lợi của nhân viên.
Mẫu bảng chấm công tăng cao theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:
5. Các vấn đề thường gặp khi chấm công tăng ca
- Phê duyệt giờ tăng ca: Quy trình phê duyệt giờ tăng ca có thể kéo dài, dẫn đến việc nhân viên bị chậm lương cho giờ làm thêm. Đồng thời, phân bổ thời gian làm thêm để không vượt quá quy định pháp luật cũng đòi hỏi nhiều thời gian đối chiếu và sắp xếp ca.
- Tính chính xác dữ liệu: Quản lý chấm công tăng ca bằng Excel đòi hỏi duy trì dữ liệu chính xác, điều này rất khó khăn. Sai sót trong công thức hoặc nhập liệu có thể dẫn đến tính toán sai lệch về thời gian làm việc và lương thưởng.
- Hạn chế của phần mềm chấm công: Phần mềm kèm theo máy chấm công thường chỉ hỗ trợ một ca duy nhất hoặc không thể chấm công tăng ca qua đêm. Điều này gây khó khăn trong việc quản lý nhiều ca làm việc và thiết lập quy định chấm công đa dạng.
- Quy trình xuất báo cáo tốn thời gian: Xuất báo cáo chấm công tăng ca ra file Excel nhiều lần rất mất thời gian và dễ gây rối. Quá trình xuất và chỉnh sửa báo cáo tiềm ẩn nguy cơ sai sót, làm giảm tính chính xác và tin cậy của dữ liệu.
- Khó khăn trong tính công: Tính lương và chấm công tăng ca cho nhân viên theo nhiều cách khác nhau có thể gây rối và sai sót khi tính toán thủ công cho từng trường hợp.
- Phản hồi và giải quyết khiếu nại: Khi nhân viên khiếu nại, nhân sự phải mất công chỉnh sửa và giải quyết, kéo dài quá trình làm việc và tạo thêm khối lượng công việc.
6. Giải pháp quản lý chấm công tăng ca hiệu quả
- Tinh chỉnh quy trình phê duyệt: Tổ chức quy trình phê duyệt giờ chấm công tăng ca rõ ràng và hiệu quả hơn bằng cách thiết lập quy trình chuẩn và sử dụng các mẫu phê duyệt để giảm thời gian xử lý.
- Tạo biểu mẫu Excel tối ưu: Sử dụng biểu mẫu chấm công tăng ca Excel được thiết kế cẩn thận với công thức tự động hóa để giảm thiểu lỗi nhập liệu và tính toán chính xác giờ làm thêm.
- Định rõ các ca làm việc: Lên kế hoạch chi tiết cho các ca làm việc và tăng ca, đồng thời cập nhật thường xuyên để đảm bảo sự linh hoạt và phù hợp với yêu cầu.
Giải pháp với phần mềm chấm công eTA
Phần mềm chấm công eTA cung cấp các tính năng mạnh mẽ để tối ưu hóa việc quản lý chấm công tăng ca, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi. Dưới đây là những khả năng nổi bật của eTA:
- Tạo danh sách ca làm việc linh hoạt: Hỗ trợ nhiều loại ca như ca thường, ca đêm, ca gãy, ca kíp.
- Tính công tự động: Dựa trên quy định tăng ca đã thiết lập, tự động tính công cho nhiều trường hợp chấm công tăng ca.
- Phân ca linh hoạt: Sắp xếp ca làm việc không bị chồng chéo.
- Chỉnh sửa dễ dàng: Cung cấp thao tác chỉnh sửa đơn giản và theo dõi lịch sử chỉnh sửa.
- Cung cấp báo cáo liên tục: Cập nhật dữ liệu trong 10 mẫu báo cáo chuẩn, đáp ứng nhu cầu thiết yếu của nhân sự.
Mẫu báo cáo tăng ca trong phần mềm eTA:
7. Kết luận
Như vậy, bài viết trên đã chỉ ra một số vấn đề phổ biến mà Nhân sự hay nhà quản lý thương gặp khi chấm công tăng ca. Chúc các HR sẽ quản lý việc chấm công hiệu quả và tiết kiệm được nhiều thời gian.
