Những quy định cơ bản nhất về thời gian chấm công là gì? Doanh nghiệp có nên cho nhân viên chấm công sớm? Trường hợp nào có thể áp dụng chấm công sớm? Mời bạn đọc bài viết sau đây để có câu trả lời nhé!
1. Chấm công là gì?
Chấm công hiểu đơn giản là việc ghi nhận lại thời gian và theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, so sánh với thời gian và các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Từ đó đưa ra bảng công để chấm lương, đánh giá hiệu suất cũng như tính kỷ luật của doanh nghiệp.
2. Quy định về số giờ làm việc
Tùy tính chất đặc thù của công việc và văn hóa làm việc của công ty mà mỗi công ty sẽ có các khoảng thời gian làm việc được quy định khác nhau. Tuy nhiên, theo điều 105 Bộ luật lao động 2019, ngày làm việc bình thường của nhân viên không được phép quá 8 giờ trong 1 ngày và không quá 48 giờ trong 1 tuần. Trong một số trường hợp, khi doanh nghiệp quy định giờ đi làm được tính theo tuần thì giờ làm việc bình thường không được quá 10h/ngày và không quá 48h/tuần.
3. Doanh nghiệp thường quy định chấm công khi nào và số lần chấm công trong một ngày?
Thời gian làm hành chính được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến là:
- Sáng: 8h – 12h.
- Chiều: 13h30 – 17h30.
Các doanh nghiệp làm việc theo ca hành chính sẽ để nhân viên làm từ thứ Hai đến hết sáng thứ Bảy. Hình thức chấm công là chấm công hai lần: một lần lúc đến công ty và một lần lúc ra về.
Trong một số ngành đặc thù như dịch vụ, khách sạn, sản xuất, F&B, việc quản lý ca làm việc thường phức tạp hơn. Bên cạnh các ca hành chính, còn có ca đêm, ca gãy, ca kíp. Việc bố trí nhiều ca làm giúp doanh nghiệp và các cơ sở sản xuất tận dụng được nguồn lực hiệu quả nhất, đảm bảo tiến độ công việc. Ví dụ, một nhà hàng thường đông khách vào buổi trưa và tối, nên sẽ bổ sung thêm các ca khác như 10h-14h hay 18h-22h.
4. Cho nhân viên chấm công sớm có gây ảnh hưởng gì không?
Nhiều người đang có nhu cầu về sớm do đã hoàn thành công việc, cần đón con hoặc có công việc gấp. Việc chấm công sớm và bị ghi nhận là về sớm có thể ảnh hưởng đến bảng công công của họ.
Bên cạnh đó, ngày nay, nhân sự Gen Z và Millennial chiếm tỷ lệ khá cao ở nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt, Gen Z với đặc điểm trẻ, cởi mở và sự phát triển của công nghệ, không thật sự thích sự quá ‘nghiêm khắc’ và ‘cứng nhắc’ trong môi trường doanh nghiệp. Họ ưu tiên viền hoàn thành công việc, tập trung vào hiệu suất hơn là tuần theo một môi trường khuôn khổ như vậy. Vì vậy, nếu như doanh nghiệp nào có nhiều nhân sự trẻ mà không chịu linh hoạt tạo môi trường phù hợp với nhân lực thì có khả năng tỷ lệ turnover của doanh nghiệp đó sẽ khá cao.
5. Trường hợp doanh nghiệp cho phép chấm công sớm
Với vấn đề trên thì doanh nghiệp nên xử lí vấn đề chấm công sớm như thế nào?
Một số doanh nghiệp hiện nay đã cho phép nhân viên chấm công sớm khi tan làm khoảng 30-45 phút nếu họ cảm thấy đã hoàn thành công việc. Điều này giúp tạo môi trường làm việc thoải mái hơn. Ở cùng một công ty, các bộ phận khác nhau cũng có quy định về thời gian làm việc khác nhau. Ví dụ, bộ phận sale thường xuyên ra ngoài gặp khách hàng có thời gian làm việc linh hoạt hơn và có thể được phép chấm công sớm trước 2 tiếng (miễn là đạt KPI mỗi tháng); trong khi bộ phận kỹ thuật có thể chỉ về khi đã đến giờ hoặc thậm chí phải tăng ca.
6. Lưu ý khi xây dựng quy định chấm công
Có thể thấy, việc chấm công sớm hiện tại đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tạo môi trường phù hợp với lực lượng lao động hiện nay. Tuy nhiên, cần phải lưu ý thiết lập các quy định sau để việc ghi nhận công, tính lương không trở nên phức tạp gây ảnh hưởng hiệu suất doanh nghiệp tổng thể và làm bất mãn nhân sự:
- Quy định rõ ràng về cách thức chấm công.
- Quy định thời gian sớm nhất và trễ nhất có nhân viên vào làm.
- Quy định các trường hợp vi phạm (vd: Lần 1: cảnh cáo, lần 2: nộp phạt, lần 3: tăng tiền nộp phạt và trừ lương).
- Quy định rõ về các trường hợp cho phép chấm công sớm, đi làm về muộn.
Phần Mềm Chấm Công cơ bản eTA giải pháp chấm công hiệu quả cho mọi doanh nghiệp
Để việc chấm công trở nên dễ dàng và hiệu quả, bạn có thể sử dụng phần mềm chấm công eTA. Phần mềm này có tính năng đa dạng, giúp doanh nghiệp thiết lập các ca làm việc và cách tính công phức tạp nhất, đáp ứng nhu cầu chấm công sớm, tạo môi trường làm việc linh hoạt và hiệu suất cao.
Phần mềm cho phép quản lý có thể thiết lập khoảng thời gian chấm công trễ nhất và sớm nhất, thiết lập các quy định để xử lý các log điểm danh. Ngoài ra thì phần mềm còn cho phép nhà quản lý gửi bảng công cho nhân viên xác nhận trước khi khóa bảng công và tính lương.
7. Kết luận
Chấm công sớm không chỉ là nhu cầu của nhiều nhân viên mà còn là một yếu tố giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn. Phần mềm chấm công eTA sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý việc chấm công một cách minh bạch, rõ ràng và hiệu quả. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chấm công sớm và cách quản lý hiệu quả vấn đề này.
