Khi lựa chọn phần mềm nhân sự, các tổ chức phải đối mặt với tình huống khó xử: đầu tư vào Giải pháp nhân sự đóng gói hay xây dựng phần mềm nhân sự nội bộ? Giờ đây, việc lựa chọn giữa các giải pháp nhân sự và tự xây dựng một sản phẩm của riêng mình đang là điều mà các doanh nghiệp đang cân nhắc. Tuy nhiên, cả hai lựa chọn đều có những thách thức tương xứng.
Nếu bạn chọn mua, bạn thường bị giới hạn bởi những gì nhà cung cấp phần mềm của bạn cung cấp, về các cải tiến và nâng cấp. Nếu bạn chọn tự xây dựng phần mềm nhân sự, bạn có thể kết thúc với một phiên bản ghép nối vội vàng tự chế hoặc thứ gì đó khiến bạn tốn rất nhiều tiền, điều đó cũng khiến bạn tốn rất nhiều công sức để thực hiện các sửa chữa nhỏ.
Hãy xem xét kỹ hơn từng tùy chọn trước khi bạn đưa ra quyết định quan trọng cho dự án.
Lợi ích của việc mua phần mềm nhân sự có sẵn
Các công cụ nhân sự đóng gói đang định hình lại tương lai của ngành nhân sự. Theo khảo sát hệ thống nhân sự của Sierra-Cedar, gần 40% tổ chức có kế hoạch chuyển từ quy trình thủ công sang môi trường đám mây vào năm 2020. Vì vậy, nếu bạn đang cân nhắc về ý tưởng đầu tư vào Phần mềm HRMS có sẵn thì bạn không phải là người duy nhất.
Đôi khi, chọn một phần mềm nhân sự SaaS có sẵn dường như là lựa chọn hợp lý nhất. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng sẽ thu được nhiều lợi nhuận từ việc đi theo con đường này. Phần mềm nhân sự đóng gói không tốn quá nhiều chi phí, dễ sử dụng, thân thiện với người dùng, tiết kiệm thời gian và linh hoạt.
Chuẩn hóa các nghiệp vụ nhân sự
Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý nhân sự hiệu quả thì bạn nên mua một phần mềm nhân sự có sẵn. Các phần mềm này đã được thiết kế với đầy đủ các tính năng chuẩn hóa sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình quản lý nhân sự
Khả năng tích hợp cao
Các công ty cung cấp phần mềm đều đảm bảo rằng phần mềm của mình có thể tích hợp với các phần mềm khác để tạo thành một hệ thống hoàn hảo.
Hỗ trợ kỹ thuật
Một trong những lợi ích của việc mua các phần mềm nhân sự có sẵn đó chính là bạn sẽ nhận được các gói dịch vụ sửa chữa và hỗ trợ từ công ty cung cấp phần mềm. Đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý các lỗi phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và quay lại làm việc một cách nhanh chóng.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Mua một phần mềm nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí hơn so với việc phải viết một phần mềm mới hoàn toàn. Các phần mềm có sẵn chỉ cần thông qua những thử nghiệm cơ bản để thiết lập cho phù hợp với doanh nghiệp, trong khi đó việc xây dựng phần mềm nhân sự sẽ tốn nhiều thời gian cho việc thử nghiệm xem liệu phần mềm đã hoạt động hay chưa.
Hạn chế của việc mua một phần mềm nhân sự có sẵn
Mặc dù việc lựa chọn một công cụ nhân sự đi kèm và triển khai nó ngay lập tức nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng có rất nhiều rào cản cần phải vượt qua.
Sản phẩm nhân sự đóng gói được xây dựng cho người khác.
Mặc dù các giải pháp của Hệ thống Quản lý Nguồn nhân lực SaaS được cho là phù hợp với tất cả, nhưng bản chất chung của chúng hiếm khi đáp ứng các yêu cầu kinh doanh riêng của mọi tổ chức. Vì bất kỳ thứ gì ngoài giá bán đều có giới hạn, bạn buộc phải thỏa hiệp và tìm cách giải quyết.
Bạn bị phụ thuộc vào lộ trình sản phẩm.
Các giải pháp có sẵn thường không cho phép người dùng thiết lập theo yêu cầu riêng của họ. Không có khả năng kiểm soát hoặc tùy chỉnh sản phẩm là một thiếu sót lớn. Khi nói đến các dịch vụ dựa trên đám mây, các tổ chức có rất ít hoặc không có quyền kiểm soát đối với các cải tiến và cập nhật sản phẩm, vì các nhà cung cấp xử lý việc này.
Các chức năng không cần thiết
Các giải pháp nhân sự đóng gói thường được tiếp thị dưới dạng các mô-đun giàu tính năng bao gồm mọi vấn đề về quản trị nhân sự. Tuy nhiên, tính năng chuyên sâu của các sản phẩm này chỉ làm phức tạp thêm các quy trình nhân sự. Thông thường, những tính năng này trở nên chung chung hoặc vô nghĩa hoặc cả hai.
Các tổ chức thường bị buộc phải sửa đổi các quy trình của họ để phù hợp với chức năng hạn chế của công cụ nhân sự có sẵn thay vì để phần mềm giải quyết các Quy trình nhân sự của họ.
Lợi ích của việc xây dựng Phần mềm Nhân sự Nội bộ
Mặc dù việc xây dựng phần mềm nhân sự tùy chỉnh từ đầu khá tốn kém, nhưng lợi tức đầu tư thường xứng đáng với nỗ lực. Xây dựng phần mềm tùy chỉnh sẽ:
- Giúp bạn đáp ứng các nhu cầu kinh doanh duy nhất
- Cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn đối với sự phát triển
- Giảm đáng kể khoản đầu tư trả trước
- Cung cấp cho bạn quyền sở hữu đối với mã phần mềm
Nếu đối thủ của bạn không có phần mềm nhân sự tương tự, việc xây dựng phần mềm nhân sự sẽ có nghĩa là lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, khi một nhóm bắt đầu phát triển phần mềm tùy chỉnh, một loạt các phức tạp có thể xảy ra. Các nhóm quá lạc quan và quá tham vọng có thể cuối cùng đẩy các nhà phát triển của họ vượt quá năng lực cốt lõi của họ, khiến họ có rủi ro cao và lợi nhuận thấp.
Ngành công nghiệp phát triển phần mềm rải rác với một danh sách dài các dự án bị bỏ rơi và chưa hoàn thành. Các tổ chức cần phải xem xét tất cả những thất bại lớn này trước khi mạo hiểm tạo ra một công cụ nhân sự tùy chỉnh từ đầu.
Hạn chế của việc xây dựng phần mềm nhân sự nội bộ
Để phát triển một phần mềm nhân sự tùy chỉnh, các tổ chức có thể phải dành một lượng lớn năng lượng, thời gian và tiền bạc. Đôi khi những nhiệm vụ này có vẻ khó khăn và làm cho các giải pháp đóng gói trở thành một giải pháp thay thế tốt hơn.
Dưới đây là một số điều sẽ khiến bạn xem xét lại quyết định xây dựng phần mềm nhân sự nội bộ:
Tốn kém và có thể thay đổi ngân sách
Một số tổ chức không thực sự hiểu mức độ cam kết tài chính cần thiết để phát triển phần mềm tốt. Điều này sẽ chỉ làm nảy sinh những bất ngờ khó chịu trong chu kỳ phát triển và khiến ngân sách đi chệch hướng.
Mất rất nhiều thời gian để xây dựng
Khi nhóm nhân sự của bạn hầu như không thể sống sót sau sự hỗn loạn do bảng tính và thủ tục giấy tờ, bạn sẽ không có thời gian để tạo phần mềm tùy chỉnh. Trong những trường hợp như vậy, một hệ thống nhân sự đóng gói với những rào cản hạn chế, thích ứng nhanh chóng có thể giảm đáng kể gánh nặng cho đội ngũ nhân sự của bạn.
Không có kiến thức kỹ thuật để tự xây dựng phần mềm nhân sự
Phát triển phần mềm nhân sự tùy chỉnh yêu cầu chuyên môn về mã hóa. Nếu bạn không có một nhóm CNTT đang xoay ngón tay cái của họ để chờ một dự án lớn bắt đầu, bạn sẽ phải thuê một nhà cung cấp bên ngoài có những thách thức riêng. Ngay cả sau khi thực hiện, đội ngũ nhân sự sẽ phải phụ thuộc vào các nguồn lực CNTT cho những thay đổi chức năng nhỏ.
Ai là người quản lý phần mềm
Giả sử bạn có một đội ngũ IT chuyên nghiệp có thể viết một phần mềm nhân sự hiệu quả, vậy ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho phần mềm này và liệu họ có làm việc cho doanh nghiệp của bạn suốt đời không. Nếu họ rời đi thì bộ phận nhân sự của bạn sẽ rơi vào khủng hoảng vì không có ai chăm lo cho phần mềm này, các lỗi không có người sửa chữa, bảo trì.
Kết luận
Nhìn chung thì cả hai lựa chọn đều có những lợi ích và hạn chế nhất định của nó và việc lựa chọn sẽ phải tùy vào nhu cầu sử dụng của người dùng. Nếu bạn muốn một phần mềm ổn định có thể sử dụng lâu dài với nhiều tính năng đã được chuẩn hóa thì việc mua một phần mềm nhân sự đóng gói là lựa chọn phù hợp nhất. Nhưng nếu bạn muốn có thể tùy chỉnh các chức năng quản lý để phù hợp nhất với quy trình quản lý riêng của doanh nghiệp của bạn nên xây dựng phần mềm nhân sự nội bộ của riêng mình.
Hãy cân nhắc kỹ về những nhu cầu quản lý cũng như thời gian và chi phí mà doanh nghiệp của bạn có thể bỏ ra cho việc đầu tư phần mềm quản lý nhân sự. Từ đó bạn có thể quyết định lựa chọn phương án phần mềm thích hợp.
